Libro de formatos gerente de proyecto

project manager's book of forms

(Libro de formatos gerente de proyecto)

Introducción

Formularios de inicio

El propósito del grupo de proceso iniciador es autorizar un proyecto, proporcionar una definición de alto nivel del proyecto e identificar a las partes interesadas. Hay dos procesos en el grupo de proceso iniciador:

• Desarrollar la Carta del Proyecto

• Identificar a los interesados

La intención del grupo de proceso iniciador es al menos:

• Autorizar un proyecto

• Identificar los objetivos del proyecto.

• Definir el alcance inicial del proyecto.

• Obtener compromiso organizacional.

• Asignar un gerente de proyecto

• Identificar partes interesadas del proyecto

Como los primeros procesos en el proyecto, los procesos de inicio son vitales para iniciar un proyecto de manera efectiva. Estos procesos pueden ser revisados a lo largo del proyecto para su validación y elaboración según sea necesario.

Los formularios utilizados para documentar la información de inicio incluyen:

• Carta del proyecto

• Registro de partes interesadas

• Matriz de análisis de partes interesadas

Estos formularios concuerdan con la información en la Guía de PMBOK® — Quinta edición. Adáptelos para satisfacer las necesidades de su proyecto editándolos, combinándolos o revisándolos.

CARTA DEL PROYECTO (Project chárter)

La carta del proyecto es un documento que autoriza formalmente un proyecto o fase. La carta del proyecto define la razón del proyecto y asigna un gerente de proyecto y su nivel de autoridad para el proyecto. El contenido de la carta describe el proyecto en términos de alto nivel, tales como:

• Propósito o justificación del proyecto.

• Descripción del proyecto de alto nivel

• Requisitos de alto nivel

• Objetivos del proyecto y criterios de éxito relacionados.

• Riesgos de alto nivel

• Resumen del calendario de hitos

• Resumen del presupuesto

• Lista de partes interesadas

• Requisitos de aprobación del proyecto.

• Jefe de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad.

• Nombre y autoridad del patrocinador u otra persona (s) que autoriza la carta del proyecto

Utilice la información de su proyecto para adaptar el formulario a sus necesidades.

La carta del proyecto puede recibir información de:

• Acuerdos (contratos)

• Declaraciones de trabajo.

• Caso de negocio

Proporciona información a:

• Registro de partes interesadas

• Plan de gestión de proyectos

• Plan de gestión del alcance

• Enunciado del alcance del proyecto

• Documentación de requerimientos

• Plan de Gestión de Requisitos

• Requerimientos de trazabilidad matriz

• Plan de gestión de horarios

• Plan de gestión de costes

• Plan de gestión de Riesgos

El registro de interesados

El Registro de partes interesadas se utiliza para identificar a las personas y organizaciones afectadas por el proyecto y documentar información relevante sobre cada parte interesada. La información relevante puede incluir:

• Nombre

• Posición en la organización.

• Papel en el proyecto.

• Información del contacto

• Lista de los principales requisitos de las partes interesadas

• Lista de expectativas de los interesados.

• Influencia potencial en el proyecto.

• Una clasificación o categorización de cada parte interesada.

El Registro de partes interesadas es un documento dinámico del proyecto. Es probable que las partes interesadas, su nivel de influencia, requisitos y clasificación cambien a lo largo del proyecto. Inicialmente no tendrás suficiente información para completar el registro. A medida que el proyecto se ponga en marcha, obtendrá información y comprensión adicionales sobre los requisitos, expectativas e influencia de cada parte interesada, y el Registro de partes interesadas se volverá más sólido.

La información en el Registro de Partes Interesadas debe adaptarse a las necesidades del proyecto. Por ejemplo, algunos proyectos pueden tener partes interesadas internas y externas, mientras que otros pueden tener solo partes interesadas internas. La siguiente muestra es solo un método para identificar y documentar la información de las partes interesadas.

Grupo de proceso de planificacion

El propósito del grupo del proceso de planificación es elaborar la información de la carta del proyecto para crear un conjunto integral de planes que permitan al equipo del proyecto cumplir los objetivos del proyecto. Hay 24 procesos en el grupo de proceso de planificación.

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTOS

El plan de gestión del proyecto describe cómo el equipo ejecutará, supervisará, controlará y cerrará el proyecto. Si bien tiene información única, está compuesta principalmente por todos los planes de administración de las subsidiarias y las líneas de base.

El plan de gestión del proyecto combina toda esta información en un enfoque coherente e integrado para gestionar el proyecto. La información típica incluye:

• Ciclo de vida del proyecto seleccionado

• Procesos utilizados para gestionar el proyecto e información sobre cómo se han adaptado.

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