Los sistemas computarizados

Los sistemas computarizados de contabilidad se originaron por la preocupación de la existencias de posibles profesionales analfabetas en conocimientos de computación. Pensando en los aspectos contables esta teoría se empezó a difundir desde 1494 por Fray Lucas Pacciolo donde se empezó a conocer la contabilidad por partida doble, y han sido muchos los sistemas y procedimientos que se han aplicado para el registro contables de las operaciones realizadas pero ninguno logró imponerse tan rápido como los sistemas y procedimientos computarizados que han convertido en obsoleto a todos sus predecesores.

La automatización de las operaciones contable requiere que el contador de una empresa, defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento en las compañías. Así el sistema de codificación para un catalogo de cuenta será distintos al utilizado para una lista extensa de ítem de inventarios pero deben de estar relacionados con él.

Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema contable será imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma, por ejemplo, para gravar la referencia de una factura el contador asigna a un documento a una cadena de caracteres de la forma FC- XXXXXX con el número de factura correspondiente a este proceso se realiza para cada documento, sean giros, notas de débitos, notas de créditos u otros documento; se asigna una numeración correlativa a los documentos para controlar su uso. En estos momentos, debe tenerse presente que un computador únicamente puede identificar y operar los datos si estos han sido previamente almacenados bajo un esquema lógico de organización

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