Manual De Organizacion

MANUAL DE ORGANIZACION DE FUNCIONES (MOF)

INTRODUCCIÓN

Sea una pequeño emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepción necesitan algún tipo de pauta organizativa .Definir algunas cosas como los valores, la visión y misión, los cuales son los conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo también importante, sobre todo si hay empleados, nos referimos a los organigramas y al MOF, en este capítulo tendremos conocimiento de porque es tan importante tener en cuenta estos dos instrumentos en la empresa, así también veremos la relación que hay entre ellos.

Es muy frecuente encontrar en las pequeñas empresas trabajadores que no saben que deben hacer, sobre todo los que recién ingresan, pasan dos o tres días adivinando cuáles son sus roles. Lo anterior se debe a la falta de organización. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compañía tres documentos claves: las declaraciones estratégicas (visión, misión, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y del área donde va a desempeñarse y el Manual de Organización y Funciones.

Para comenzar empezaremos diciendo que los distintos departamentos que constituyen un hotel tienen gran importancia y no conviene destacar una mayor relevancia para uno u otro. Un hotel es una empresa de servicios, y la sincronización, coordinación y control interdepartamental es lo que va a determinar, además de su categoría, su reputación a nivel comercial sin olvidar que cada departamento tiene una funciones concretas y especificas, y que igualmente desempeña un papel dentro de la organización general dentro de la empresa.

Los profesionales de este departamento para causar una buena impresión deben estar uniformados y aseados, guardar una compostura correcta que no resulte desagradable al cliente, atendiendo con rapidez y seguridad en su trabajo a cada una de las personas que se acerquen al mostrador y siendo serviciales .

EL MOF

El Manual de Organización y Funciones(MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, características, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organización, así también un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad.

El MOF proporciona información a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.

IMPORTANCIA

• Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación.

• Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia

• Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.

DEPARTAMENTO DE RECEPCION

IMPORTANCIA RECEPCION

El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, fax, carta, etc., si hace reserva antes de su llegada.

PERFIL DEL RECEPCIONISTA

Para ser un buen empleado de recepción se requieren tres cualidades:

• Educación

• Preparación

• Presentación

• Amable

• Cortés

• De muy alto espíritu de servicio.

El recepcionista debe ser una persona muy bien educada La preparación no solamente del trabajo de recepción, sino también de toda la información turística que el cliente requiere. La presentación personal es importantísima, ya que el asea del empleado va a contribuir a que el cliente tenga una imagen buena del hotel.

PERFIL DEL GERENTE DE RECEPCION:

• Capacidad de Planeación

• Visión

• Buen manejo de recursos humanos

• Liderazgo

• Observación

• Capacidad de resolver imprevistos

FUNCIONES DEL RECEPCIONISTA

Jefe de recepción

• Jefe inmediato: gerente de división de cuarto.

• Subordinados directos: subgerente de turno, jefes de turno, asistente de jefe de turno, informadores, maquinistas, y capitán de botones.

Funciones generales. Es responsable ante su jefe inmediato del correcto funcionamiento del departamento de recepción.

Sub gerente de turno

• Jefe inmediato: gerente de recepción.

• Subordinados directos: Jefes de turnos, asistente de jefes de turnos, informadores, maquinistas, y capitán de botones.

Funciones generales: Logrará que los huéspedes y el público se sientan complacidos y escuchados en sus problemas.

Jefes de turno

• Jefe inmediato: gerente y sub gerente de recepción.

• Subordinados directos: recepcionista, informadores, maquinistas y capitán de botones.

Diversos turnos: por las características propias del trabajo será necesario que se contemplen las siguientes funciones de forma separada de acuerdo a los tres turnos que a continuación se numeran:

• Jefe de primer turno de 7:00 a.m. a 3:00 p.m.

• Jefe de segundo turno, 3:00 p.m. hasta las 11:00 p.m.

• Jefe de turno de 11:00 p.m. hasta 7:00 p.m.

GERENTE DE RECEPCION:

• Define funciones de puestos

• Interviene en el proceso de reclutamiento de personal.

• Supervisa el trabajo de sus subalternos

• Participa en las reuniones diarias con los demás jefes de departamentos

• Elabora los horarios de trabajo del personal de recepción

• Revisa la facturación de las cuentas de los huéspedes.

• Mantiene actualizada la capacitación del empleado.

SUPERVISOR DE RECEPCION:

• Coordina y supervisa las labores del personal de recepción

• Asegura que se logre la satisfacción total del cliente

• Mantiene informado al personal de las actividades y disposiciones de la gerencia

• Se asegura de que las tarifas aplicadas sean las correctas

• Apoya al personal en la solución de problemas

• Revisa los reportes para asegurar que sean correctos

RECEPCIONISTA:

• Recibe a los huéspedes

• Vende y asigna

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