Manual De Reservas

El manual de Reservas, departamento de reservas y ventas de reservas hoteleras tratan básicamente de las disponibilidades de habitación que hay en un hotel, de su capacidad, su imagen, sus servicios y la capacidad de garantizar una reserva.

El manual de procedimiento de reservas es el encargado de elegir según los factores: experiencias previas en el hotel, publicidad, políticas de la compañía, recomendaciones de agencias de viajes, programa de viajeros frecuentes y su ubicación.

De esta manera el cliente tiene mayor facilidad de tomar la decisión que se pudo ver influenciada por la facilidad de hacer la reserva y por la forma en que son ofrecidos los servicios, comodidades y tarifas del hotel.

Dentro de sus procesos y procedimientos se encuentran:

• La toma de reservas de empresas: está encargada de recibir las llamadas y solicitar al cliente las fechas en que necesita la reserva y verificar la disponibilidad de habitaciones, esta también se encarga de verificar el nombre de la empresa que está llamando a solicitar estos servicios, una vez haya sido encontrada la empresa en el sistema, se debe informar al cliente el valor de la tarifa y los beneficios que incluyen.

Dado el caso que la empresa no se encuentre registrada en el sistema, el encargado de la reserva deberá informar a la persona la tarifa corporativa y sus beneficios.

• Toma de reservas particulares: al recibir la solicitud de reserva se debe verificar la disponibilidad, se deben ofrecer sus tarifas particulares en semana y fin de semana según el caso. Una vez el cliente tenga conocimiento de estas tarifas se hace la reserva física. En temporada alta debe pedirse a las reservas que son pago directo enviar la consignación por el valor del alojamiento previo al registro.

• Ingreso de reservas en el sistema: se ingresan las reservas al sistema luego se registran los datos contenidos en el formato de reserva. Al ingresar una reserva en el sistema debe tenerse cuidado con la fecha de entrada y salida, con el fin de evitar sobreventas no autorizadas por el Departamento de Ventas.

• Entrega de documentos a Recepción: cuando el funcionamiento de reservas recibe la carta de confirmación debe enviar una copia a recepción.

Los recepcionistas son los encargados de hacer el cargo a la cuenta de habitación.

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