Mecanica De Grupos

INTRODUCCIÓN

La organización tiene una cultura no escrita que define las normas de comportamientos aceptables e inaceptables. Los grupos de trabajo no son turbas desorganizadas, tienen una estructura que modela el comportamiento de sus miembros, que hace probable la explicación y predicción de una gran parte del comportamiento individual dentro del grupo, así como de su desempeño en general.

Los grupos se crean con la intención de potenciar el trabajo individual, bajo determinadas condiciones. Se forman para cumplir con objetivos concretos que se logran en el seno de una cultura empresarial que apoya este concepto.

CASO DE ESTUDIO

El Hotel HAP celebraba reuniones de coordinación de staff de dos horas de duración cada martes por la mañana. Dirección sospechando que estas reuniones no terminaban de ir bien pidió al Subdirector que asistiera regularmente a las mismas

a fin de identificar las causas de los problemas que en ellas se originaban. En la primera reunión ya quedó desalentado con la caótica situación que se generaba, pues se encontró con una gran cantidad de disputas personales tanto a nivel de individuos como entre departamentos.

Las reuniones se habían convertido en una continua pérdida de tiempo y dinero. La Dirección pidió al Subdirector que reparara la situación de forma urgente, y éste puso en marcha un nuevo programa de formación que incluía un seminario de dos días sobre los Seis Sombreros para Pensar a todos los responsables de departamento, y una sesión de formación de un día para el resto de personal.

La respuesta a la formación fue considerada abrumadoramente positiva. Más de 70 empleados experimentaron la formación de los Seis Sombreros, lo que dio lugar a un cambio drástico en todas las reuniones que se celebraron a partir de ese momento.

Como se reconoció que el objetivo real de las reuniones periódicas de coordinación era meramente transmitir información, se decidió utilizar únicamente el Sombrero Blanco. Se consideró que se requerían reuniones cada dos semanas y debido que solo se iba a utilizar el sombrero blanco se recortó su duración a 30 minutos y se demostró que era tiempo suficiente. Las reuniones podían ocasionalmente cancelarse si se consideraba que no había información para ser compartida.

Se estima que la organización ahorró 46.000 € anuales reduciendo el tiempo en reuniones improductivas. Por otro lado en la preparación de los grandes eventos se consideró necesario iniciar las reuniones con un sombrero rojo a Evidencia de aprendizaje 1fin de conocer sentimientos que se deberían abordar, junto con un sombrero negro para identificar amenazas y riesgos de los cuales habría que prevenirse.

Todo ello generó una reducción del 35% en las incidencias respecto al año anterior, con un incremento del 12% de la satisfacción del cliente y unos ahorros en compensaciones y costes de no calidad equivalentes a 9.500 €. Sin olvidar el impacto que todo ello tuvo sobre la motivación del personal por la mayor coordinación en los eventos y la consideración que ha sentido el equipo utilizando los Seis Sombreros en unas reuniones mucho más efectivas.

A) TIPO DE GRUPO

Este es un grupo formal puesto que en su organización se les establece una asignación de trabajo y actividades las cual deben cumplir y estipulando

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