Normas De Caja Chica

NORMAS DE CAJA CHICA

El fondo fijo destinado para caja chica, se debe usar sólo para pagos menores, de emergencia e imprevistos, que no pueden ser programados o resulta impráctico pagar con cheque o transferencia bancaria.

1. El fondo de caja chica para oficina es S/.3,000 y su custodio es el responsable de resguardarlo y cumplir la presente normativa.

2. Toda salida de dinero debe estar sustentada con su respectivo comprobante de pago (que cumpla las normas Sunat), Vale de Movilidad (modelo Sunat) o por un Vale de Entrega a Rendir Cuenta; todos debidamente visados, bajo responsabilidad del custodio.

3. Para el sustento de compras de repuestos o materiales para planta, la guía de remisión deberá tener el sello de haberse ingresado a nuestro almacén (o en la factura).

4. El monto máximo a pagar es S/.700.00 por factura. Queda prohibido el fraccionamiento de compras del mismo proveedor.

5. El personal que realice el gasto, debe colocar en el reverso del comprobante de pago original (Adquiriente o Usuario) una pequeña glosa del gasto, su V°B° y deberá tramitar el visado de su gerencia. Los V°B° se deben colocar en la parte superior del anverso del comprobante de pago, en algún espacio en blanco que normalmente hay sobre la razón social.

6. Los Vales a Rendir Cuenta deben ser sustentados como máximo al día siguiente de recibido el dinero.

7. Están prohibidos los adelantos de remuneraciones con los fondos de caja chica.

8. El custodio deberá liquidar los gastos de caja chica el último día útil de cada mes o cuando haya consumido máximo el 70% del efectivo, cuidando siempre de no quedarse sin efectivo. La liquidación deberá ser hechas según las siguientes especificaciones:

a) En el formato de liquidación, debidamente firmado por el custodio.

b) Con la documentación de sustento adjunta.

c) La documentación deberá estar debidamente codificada (glosa en el reverso de la factura), debidamente visada y con el sello de Caja Chica en cada comprobante, en señal de haber sido pagado.

9. La liquidación debe ser entregada al Gerente de Administración y Finanzas (GAF) para su revisión, quien la revisa, visa el formato y entrega a Contabilidad para que tramite su reembolso. En caso de observaciones el GAF la devuelve al custodio para su corrección inmediata.

10. La liquidación debe ser revisada y registrada por Contabilidad, para hacerse efectiva por Finanzas el mismo día de entrega, girando el cheque respectivo.

11. En el caso de presentarse una emergencia y no encontrarse ningún gerente en la oficina (ni contestar el celular), el jefe o funcionario de mayor jerarquía presente, podrá visar excepcionalmente el desembolso. Luego deberá regularizarlo, justificando la acción con el gerente del área respectiva, quien deberá visar los documentos en señal de conformidad.

12. Contabilidad

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