PRESUPUESTO DE CAJA

PRESUPUESTO DE CAJA

El presupuesto de caja o pronóstico de caja les ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la empresa, una perspectiva muy amplia sobre las futuras entradas y salidas de efectivo en un período determinado, permitiéndole tomar las decisiones adecuadas sobre su utilización y manejo.

El presupuesto de caja se reconoce como una herramienta gerencial básica. La cuidadosa planeación del efectivo se considera un elemento de rutina en una gerencia eficiente. Los buenos presupuestos de caja contribuyen en forma significativa a la estabilización de los saldos de caja y a mantener estos saldos razonablemente cercanos a las continuas necesidades de efectivo. Por lo general, los presupuestos de caja ayudan a evitar cambios arriesgados en la situación del efectivo que pueda poner en peligro la posición de crédito de la compañía o posiblemente violar las provisiones de un contrato de valores.

La importancia del presupuesto de efectivo es que nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un déficit o un excedente de efectivo) y, en base a ello, poder tomar decisiones, por ejemplo:

Si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podemos, por ejemplo:

• solicitar oportunamente un financiamiento.

• solicitar el refinanciamiento de una deuda.

• solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito.

• cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor crédito.

Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo:

• invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o nuevos equipos.

• invertirlo en la adquisición de mayor mercadería.

• invertirlo en la expansión del negocio.

• usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.

Por otro lado, el presupuesto de efectivo nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable (cuando los futuros ingresos son mayores que los futuros egresos), o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída.

Información que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (ante potenciales inversionistas), o al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída (al solicitar un préstamo a alguna entidad financiera).

Debe hacerse una cuidadosa planeación del efectivo, en especial para las grandes salidas de caja, como pago de préstamos bancarios, retiro de títulos de valores, adquisiciones de otras compañías, gastos de capital, contribuciones a las personas y pagos parciales a los impuestos sobre la renta.

Pronostico de Entrada de Caja

Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un período de tiempo cualquiera, En la mayor parte de las empresas, las entradas de caja provienen principalmente de las ventas al contado, el recaudo de las cuentas por cobrar o a crédito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de representar una entrada de efectivo. La cantidad estimada de recaudaciones en efectivo de las cuentas por cobrar se basa en la experiencia de las cobranzas en efectivo de las compañías. Un estudio de las recaudaciones por unos pocos meses indicará el patrón general de cobros. Por ejemplo, el estudio puede revelar el 10% de las ventas a crédito del mes en curso se recaudan este mes, el 80% de la ventas a créditos del último mes se recaudan en este mes y el 2% son cuotas incobrables. Supóngase que el negocio se inicio en diciembre.

A manera de ilustración, se aplicará los anteriores porcentajes a las ventas apropiadas para obtener los cobros estimados de los primero tres meses del año de 19XX. Las ventas totales para diciembre de 19XX, el primer mes de operación y la siguiente tres meses son como sigue: diciembre $95,040; enero $97,515; y marzo $109,560. Las ventas del contado incluida en las ventas totales fueron: diciembre $4,200; enero $5,400; febrero $6,200; y marzo$7,500. No hubo ingreso de caja durante este período. A continuación se presenta el pronóstico de entrada de caja, que muestra el total estimado de cobros de efectivos para cada mes durante tres meses.

ENERO FEBRERO MARZO

Cobros:

Ventas de diciembre US$95,040 - US$4,200 = US$90,840

80% US$ 72,672

8% US$ 7,267

Ventas de enero US$97,515 - US$5,400 = US$92,115

10% 9,212

80% 73,692

8% US$ 7,369

Ventas de febrero US$103,125 - US$6,200 = US$96,925

10% 9,693

80% 77,54

Ventas de marzo US$109,560 - US$7,500 = US$102,060

10% 10,206

Total de cobros estimados US$ 81,884 US$ 90,652 US$ 95,115

Ventas al contado 5,400 6,200 7,500

Total de entradas de caja US$ 87,284 US$ 96,852 US$ 102,615

Pronostico de Salida de Caja

Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas salidas de efectivo que se presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier período de tiempo, entre los más comunes están las compras en efectivo, cancelación de cuentas por pagar, el pago de dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra de activos fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de préstamos y abonos a fondos de amortización y la readquisición o retiro de acciones.

Las salidas de caja se basan en los presupuestos individuales previamente preparados, con los ajustes necesarios para cambiar de la base devengada a la base de la caja. Por ejemplo, los materiales directos comprados no se pagan en su totalidad en el mismo mes; los pagos se efectúan un 60% en el mes de compra y un 40% en el mes siguiente. Una parte de la nómina del mes generalmente se acumula al final de mes y no origina una salida para el mes corriente; sin embargo la parte acumulada del mes anterior es una salida de este mes. Para simplificar, no se mostraran las acumulaciones de nóminas. Naturalmente, las partidas diferentes de caja, como provisiones por depreciación y cuentas incobrables, no requieren salidas de caja.

ENERO FEBRERO MARZO

Saldo al 1/1/19XX (supuesto: 40% compras diciembre) US$ 10,300

...