PROCESO ADMINISTRATIVO

EL PROCESO ADMINISTRATIVO.- (El Sistema ADMINISTRATIVO).-

Artículo preparado por el docente Jorge Sandoval Reyes para sus alumnos de Administración.-

Cuando se analiza este proceso debe, necesariamente, considerarse un SISTEMA en la medida que comprende cuatro distintas ETAPAS, las que actúan en forma COORDINADA orientadas a alcanzar un objetivo común, aquél definido en la etapa inicial del proceso: la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. Estas cuatro etapas deben seguirse estrictamente en el orden en que están graficadas en el esquema, ya que los OBJETIVOS y METAS estratégicas sirven de base para las etapas siguientes, vale decir, se ORGANIZAN los recursos necesarios considerando el logro a alcanzar; luego se asume la TOMA de DECISIONES (LIDERAZGO) apuntando a esos mismos objetivos y metas, para lo cual el LIDER debe involucrar a TODA la organización, empleando todas las estrategias que tenga a su alcance y teniendo en cuenta la calidad de su personal (subordinados y subalternos); finalmente se aplica la etapa de CONTROL de GESTIÓN, que consiste en comparar lo “realmente ejecutado”, medido en los resultados de toda la gestión, con lo establecido en el Plan Estratégico. Si se llegara a encontrar alguna diferencia o desviación entre lo real y lo planificado, se deben tomar rápidamente las acciones correctivas que permitan reorientar la gestión hacia el logro esperado. Vital importancia tiene en la etapa de Control de Gestión, la RETROALIMENTACIÓN, que permite “volver atrás” en el proceso para descubrir las causas de las desviaciones.

Planificación Estratégica.- Se puede afirmar que ella es básica para las otras funciones, ya que sin el establecimiento de Objetivos y Metas no habría para qué organizar, el Líder no sabría para qué tomar decisiones y menos se sabría qué controlar. En esta etapa es cuando se realiza el Análisis FODA, de modo que la empresa tenga certeza respecto de sus reales posibilidades de tener éxito en su gestión. Recuerde lo que afirmó Peter Drucker: “La Administración enseña la forma para que las empresas tengan éxito y no caigan en permanentes frustraciones”. En esta misma etapa es cuando se define el llamado Plan de Negocios, que consiste en definir “que áreas de negocios abarcará, en principio, la empresa a la luz de su honesto Análisis FODA”. Dicho Plan de Negocios implica evaluar las posibilidades de cada área de negocios previamente determinada, es decir, se determina: la factibilidad técnica, legal y económica de abordarla; luego se hace el análisis financiero y su evaluación de rentabilidad usando los métodos tradicionales (VAN, TIR, etc.).

Esta etapa incluye además el establecimiento de los instrumentos o herramientas propias de la planificación: Políticas, Procedimientos, Estrategias, Tácticas, Objetivos, Metas, Presupuestos, Normas, Instructivos Internos y Programas.

Organización de Sistemas.- consiste en la determinación de los distintos recursos que se deben disponer para alcanzar los objetivos y metas definidos en la etapa anterior, vale decir, se deben conseguir recursos: humanos, técnicos, financieros, tecnológicos, de infraestructura, equipos, etc. Habitualmente se asocia a esta etapa de Organización con los “Organigramas”, pero ello sólo implica la estructuración del recurso humano al interior de la empresa en función de líneas de autoridad y responsabilidad.

Dada la dinámica de los mercados de alta competitividad que enfrentan las empresas en la actualidad, esta fase debe considerar algún grado de “flexibilidad” para ajustarse a los cambios que haya experimentado a su vez el “Plan Estratégico”. En estricto rigor, todo el Proceso Administrativo debe ser “flexible para ajustarse a los cambios que impone la dinámica del entorno y los mercados

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