PROPUESTA METODOLÓGICA PARA GESTIONAR LA DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD

“PROPUESTA METODOLÓGICA PARA GESTIONAR LA DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD”

Elaborado por: Zulem Perez Rodriguez

zulem@faceii.uho.edu.cu

La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestión de la calidad basados en las normas ISO 9000, que reflejan el consenso internacional en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas organizaciones se han decidido a tomar el camino de implantarlos.

La documentación es el soporte de un sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones.

Existen diversas metodologías para la implementación de sistemas de gestión de la calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboración de la documentación como una etapa importante, pero lo más común es que se ofrezcan sólo algunos consejos para la elaboración de documentos (fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos), cuando no se trata sólo de confeccionarlos, sino de garantizar que el sistema documental funcione como tal y pase a ser una herramienta eficaz para la administración de los procesos.

El procedimiento metodológico que aquí se propone cumple el objetivo de servir como guía para implementar sistemas documentales que cumplan con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, y pueda ser aplicado por los especialistas de calidad de cualquier organización que se enfrente a la compleja tarea de establecer un sistema de gestión de la calidad.

Se ha estructurado en seis etapas, que cuentan con objetivos específicos y siguen un orden cronológico. Las tareas que se relacionan en cada etapa contribuyen al logro de los objetivos planteados y algunas pueden ser desarrolladas paralelamente, de acuerdo con la dinámica del propio proceso de implementación del sistema documental.

ETAPA 1. Determinación de las necesidades de documentación.

Objetivo:

Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.

Tareas:

1. Estudiar en las normas ISO 9000 los elementos de la documentación aplicables a la organización.

2. Estudiar las regulaciones específicas del sector en que se desenvuelve la organización para determinar los documentos que deben responder al cumplimiento de estos requisitos legales.

3. Estudiar los mapas de proceso de la organización para determinar cuáles deben ser documentados.

4. Determinar los tipos de documentos que deben existir y sus requisitos.

Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización.

Objetivo:

Conocer la situación de la documentación en la organización comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior.

Tareas:

1. Elaborar la guía para el diagnóstico

2. Ejecutar el diagnóstico.

3. Elaborar y presentar el informe de diagnóstico.

4. Elaborar el plan de acciones correctivas para eliminar no conformidades en la documentación existente.

Etapa 3.Diseño del sistema documental.

Objetivo:

Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboración del Sistema Documental.

Tareas:

1. Definir la jerarquía de la documentación.

2. Definir estructura y formato del Manual de Calidad.

3. Determinar los procesos de la documentación.

4. Establecer el flujo de la documentación.

5. Confeccionar el plan de elaboración de documentos

6. Planificar la capacitación del personal implicado.

Etapa 4. Elaboración de los documentos.

Objetivo:

Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.

Tareas:

1. Capacitar al personal implicado.

2. Elaborar los procedimientos generales.

3. Elaborar el Manual de Calidad.

4. Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior.

5. Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente autorizado.

Etapa 5. Implantación del sistema documental.

Objetivo:

Poner en práctica lo

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