Papel De Las Finanzas

PAPEL DE LAS FINANZAS EN LOS COBROS Y EN LOS PAGOS, LOS CLIENTES, EL CRÉDITO Y LAS CUENTAS POR COBRAR

APRENDIZAJES ESPERADOS

Se espera que al finalizar todas las actividades de la semana, los alumnos identifiquen los factores que afectan el flujo de cobro a los clientes y otros deudores. Del mismo modo, se busca que los alumnos apliquen correctamente métodos de pago a proveedores, servicios, empleados y otros, y apliquen correctamente políticas de cobro y el tratamiento de morosos e impagos.

INTRODUCCIÓN

Los cobros son fundamentales en la generación de flujos de efectivo en las empresas, por lo que su adecuado manejo merece una atención especial de parte del administrador financiero y su equipo. Los cobros se originan en las ventas y sus condiciones, pero se ven afectados por una serie de factores que no dependen del área financiera. Por otro lado, una correcta gestión de los pagos es fundamental para evitar problemas con proveedores, bancos, sistema previsional, impuestos y empleados.

En el fondo otorgar crédito es invertir en clientes; inversión vinculada a la venta de bienes y servicios.

En general, las empresas dan crédito para estimular sus ventas, pero deben analizar con mucho cuidado el plazo por el cual otorgan este, las formas alternativas de estimular las ventas como es el descuento en efectivo y los instrumentos que se utilizarán para otorgar este crédito.

También es fundamental controlar las cuentas por cobrar y hacer los esfuerzos necesarios para tener la menor cantidad posible de morosos e impagos.

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1. ADMINISTRACIÓN DEL FLUJO DE COBROS

El motor de la liquidez es el proceso de cobros, por lo tanto, manejar adecuadamente el proceso para que dure lo menos posible es una de las tareas del administrador financiero.

El proceso de cobros tiene varios tramos, comienza en la venta y concluye cuando el dinero está disponible.

Venta: desde que se vende hasta que se procesa un pedido. La venta debe procesarse lo más rápidamente posible para no alargar los plazos de entrega y los siguientes pasos:

Entrega: desde el proceso hasta la fecha de entrega. La entrega puntual permite facturar y cobrar a tiempo.

Facturación: desde la fecha de entrega hasta la fecha de factura (datos básicos para el pago y/o cobro). Es esencial facturar a tiempo con el objeto de no otorgar plazos de pago adicionales.

Cobro: desde la fecha de vencimiento, la cual debe ser explícita en la factura, hasta la recepción de cobro del cliente. Mientras más largo el plazo de cobro, mayor es la inversión en cuentas a cobrar.

Ingreso: desde la fecha de cobro hasta la fecha en que el valor está disponible. Los cheques deben depositarse de inmediato para acelerar su disponibilidad.

El proceso de cobros se ve influenciado por varios factores que lo afectan positiva o negativamente, o sea, acortando o alargando el periodo total de cobro. Entre los más importantes se tiene: Condiciones de venta. Sistema de entrega. Sistema de facturación. Condiciones de crédito. Medios de cobro. Pronto pago de clientes con descuentos. Tratamiento de facturas impagas.

1.1. SISTEMA DE VENTAS

El efecto en el flujo de cobros es diferente según sea el sistema de ventas utilizado. Por ejemplo, es muy diferente vender a través de distribuidores que venden directo. También es distinto tener vendedores propios que tener vendedores repartidores (ejemplo: bebidas, lácteos).

Los sistemas de venta pueden afectar el riesgo, hábitos de facturación, localización de los ingresos (centralizados – descentralizados), etc.

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Aunque los sistemas de venta deben responder ante todo a las características del mercado y del producto, debe procurarse una coordinación que tenga en cuenta, en su diseño, el impacto financiero de estos.

1.2. SISTEMA DE FACTURACIÓN

La facturación es clave, pues reúne la información sobre lo que se va a cobrar, incluyendo fecha de factura, fecha de vencimiento y condiciones de venta (plazo, forma y lugar de pago), elementos claves para un correcto proceso de cobro.

Existen básicamente dos formas de facturar: la prefactura o factura con mercadería y la posfactura, en que se entrega con guía de despacho y luego se factura. Con el sistema de prefacturación se asegura la pronta entrega de la factura y su pago oportuno lo más rápido. Sin embargo, exige un mayor grado de eficiencia en la organización y depende de que lo permitan las condiciones de entrega y hábitos del mercado.

La posfacturación podría implicar el otorgamiento de un mayor plazo de crédito, ya que el crédito se calcula desde la fecha de facturación y no de embarque. Si se factura, por ejemplo, una vez a la semana sucede lo mismo para ciertos despachos. Por lo tanto, debe posfacturarse de tal manera de minimizar los plazos extra.

1.3. SISTEMA DE ENTREGA

La ineficiencia en la entrega provoca problemas de cobro y morosidad al retrasar la facturación. Aquí son importantes las decisiones sobre lotes mínimos los cuales si son muy pequeños afectan el flujo de cobros.

1.4. CONDICIONES DE VENTA

Las condiciones de venta tienen dos aspectos, aquellos comerciales y aquellos financieros.

Los aspectos comerciales que afectan la gestión de tesorería se refieren específicamente a los plazos otorgados. Los plazos difieren según zona, tipo de cliente, etc.

En aquellas empresas en que se exagera la separación de funciones, en muchos casos se utiliza el plazo para incrementar las ventas sin tener presente que esto aumenta la inversión en cuentas por cobrar.

Por último, es fundamental tener muy claro lo que se entiende por contado. En teoría, significa pago contra entrega, pero no es raro que se entienda pago contra recepción de factura o pago a 7 días o algo similar. Por lo tanto, es fundamental una correcta definición de plazos con el objeto de no alargar innecesariamente los floats de cobro.

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Los aspectos financieros de las condiciones de venta se refieren a la forma de cómputo del crédito. ¿Qué fecha se toma como base?, ¿la de embarque?, ¿la de entrega?, ¿la de facturación?

Las fechas más utilizadas son embarque y factura. Debe tenerse cuidado con los sistemas de embarque y facturación, ya que pueden alargar los periodos de cobro. Si se utiliza la fecha de factura para calcular el crédito, en prefacturación se perjudica al comprador y en posfacturación al vendedor.

La fecha de recepción de la factura no debería usarse para calcular el periodo de crédito por su vaguedad y dificultad de control.

1.5. MEDIOS DE COBRO

Los medios de cobro

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