Planeación, control y resultados “El conocimiento no basta, hay que aplicarlo. La intención no alcanza, debemos hacerla realidad”.

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Planeación, control y resultados

“El conocimiento no basta, hay que aplicarlo. La intención no alcanza, debemos hacerla realidad”.

- Wolfgang Goete

Operaciones y proyectos son procesos, tienen características comunes y estables, sin embargo, se distinguen porque las operaciones son repetitivas y cíclicas, mientras que los proyectos son únicos, cada uno tiene un objetivo específico, lo que hace que existan variaciones entre un proyecto y otro, las circunstancias normalmente cambian y por ello, existe un alto nivel de incertidumbre en la gestión.

La incertidumbre debe ser resuelta adecuadamente ya que en los proyectos descansa el futuro de muchas empresas y porque en muchas industrias (como la publicidad, la aeronáutica, la construcción, la consultoría o la cinematografía) son su único producto. Adicionalmente porque suelen ocupar la mayor parte del tiempo de la gente más cara de las empresas.

Tom Peters en Liberation Management dice que la gestión por mandos intermedios se ha agotado, por lo que la gestión por proyectos es la nueva frontera de la productividad global de la empresa. Dirigir proyectos en una organización es dirigir el cambio.

¿Qué es un proyecto?

Pareciera que es una pregunta muy simple, sin embargo, a lo largo del tiempo se han propuesto múltiples definiciones:

• El proceso completo requerido para producir un nuevo producto, una nueva planta, un nuevo sistemas o algún otro resultado específico. Archibald 1976.
• Un actividad vagamente definida que es planeada  para una duración finita para conseguir una meta específica. General Electric 1977.
• La gestión de proyectos ocurre cuando se enfatiza y se pone atención especial a conducir acciones no repetitivas para conseguir un grupo único de objetivos. Obrien 1974.

Uno de los más reconocidos académicos del tema es Kerzner, que define proyecto como: Cualquier serie de actividades o tareas que tienen un objetivo específico a completar dentro de ciertas especificaciones, con fechas de inicio y fin definidas, límites de presupuesto, consumo de recursos humanos y no humanos.

Todas estas definiciones están resumidas en la que propone el Project Managament Book of Knowlege (PMBOK), que es la referencia internacional de mayor importancia, proyecto es:

Una labor temporal emprendida para crear un producto o servicio único.

Es una labor (esfuerzo) que requiere la interacción de esfuerzo (energía) y recursos (materiales o humanos), en otras palabras es un sistema; es temporal por que tiene un principio y fin definidos; y esta orientado a conseguir un producto único (tiene un objetivo que debe ser controlado).

Ejemplos de proyectos así entendidos son: una campaña publicitaria, el desarrollo de un nuevo producto o servicio, efectuar un cambio en la estructura, contratación o estilo de una organización, construir un edificio o instalación, realizar una campaña política o implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio.

Un proyecto exitoso

Básicamente hay que lograr la creación del producto o servicio, tan simple y tan complejo como eso. Podemos decir que lograr el producto es una condición necesaria del éxito del proyecto, pero no es suficiente. Lograr el éxito en un proyecto depende de conseguir el equilibro de tres dimensiones, el tiempo, el presupuesto (los recursos comprometidos) y el alcance (las especificaciones del producto o servicio a obtener).

No basta con lograr el producto si es después de lo requerido, como en la atención de una emergencia que de nada sirve si llega después de cuando era requerida. Tampoco sirve si se excede demasiado el costo. Por demás decir que un proyecto que no consigue generar el objetivo no importa que termine a tiempo o que gaste menos del presupuesto asignado.

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