Presupuesto

1) ¿Qué se entiende por presupuesto?

Existen diversas definiciones de presupuesto que coinciden en afirmar que se trata de un proceso de anticipación a la ocurrencia de los hechos, y que además requiere un proceso de planeación y de utilización de técnicas, métodos y procedimientos que permitan la proyección de cifras de una manera confiable y procurando acercase a la realidad.

Según el autor morales (2000), la palabra presupuesto se deriva del verbo presuponer, que significa “dar previamente por sentada una cosa”. Se acepta también que presuponer es “formar anticipadamente el cómputo de los gastos o ingresos, o de unos y otros, de un negocio cualquiera”. Según KOONTZ y WEIHRICH (1991) el presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una eficiencia razonable. Aunque el alcance de la ‘eficiencia razonable’ es indeterminado y depende de la interpretación de la política y directiva, debe precisarse que un proyecto no debe confundirse con un presupuesto, en tanto no provea la corrección de ciertas situaciones para obtener el ahorro de desperdicios y costos excesivos. En todos los casos el presupuesto constituye una herramienta útil para la administración y que a través de él se establecen metas alcanzables que ponen de manifiesto el liderazgo de los directivos y el compromiso de todos los miembros de la organización, todo ello en procura de un objetivo común: INCREMENTAR EL VALOR D ELA EMPRESA. El presupuesto debe: ser ordenado, atender a los objetivos y metas empresariales; tener personas responsables del proceso; delimitarse en el tiempo; ser alcanzable, medible y comparable.

2) Enuncie al menos 4 objetivos que busca alcanzar el presupuesto en la empresa.

El presupuesto en la empresa busca alcanzar los siguientes objetivos

• Planear las actividades de la empresa según los objetivos propuestos

• Recolectar información financiera y operativa que permita consolidar una base de datos que posteriormente, al organizarse y sistematizarse proporcionen los elementos necesarios para diseñar el presupuesto.

• Obtener resultados con base en la coordinación de la actividades de la empresa mediante la asignación de responsabilidades, funciones y tareas a los diferentes departamentos o secciones, en cuanto al proceso presupuestal.

• Evaluar los resultados obtenidos mediante un proceso de control que permita verificar y comparar los datos presupuestados con los datos reales en la etapa de ejecución, detectando errores y aciertos, con los cuales se implementaran medidas de control correctivas o preventivas.

3) Como se clasifican los presupuestos, explicar brevemente cada uno de ellos.

a) SEGÚN SU FLEXIBILIDAD:

• Rígidos o estáticos, fijos o asignados: estos presupuestos no permiten realizar ajustes, es decir, no se considera el entorno empresarial que pueda afectar positiva o negativamente las cifras presupuestadas.

• Flexibles o variables: permiten ajustes en su ejecución por las diferencias presentadas, precisamente por imprevistos que se pueden dar; pero es importante aclarar que el grado de flexibilidad depende de los objetivos del presupuesto, ya que cuanto menos ajustes se realicen mejor es el proceso de planeación.

b) SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO:

• A corto plazo: se realizan para un periodo de un año, atendiendo básicamente a los continuos cambios en la economía, en la política y en otros aspectos externos que pueden llegar a afectar los datos presupuestales.

• A largo plazo: generalmente son utilizados por las empresas del sector privado cuando se hacen proyectos de inversión, estudios de prefactibilidad, proyectos de ampliación de plantas, apertura de nuevas sedes, entre otras. En Colombia no es fácil realizar este tipo de proyecciones a largo plazo, ya que la incertidumbre en la economía, en las finanzas, en los mercados internacionales, entre otros, dificulta el proceso, limitándolo en el tiempo de proyección. Se aconseja elaborar presupuestos a largo plazo de hasta tres años.

c) SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA:

• De operación o económicos: se relacionan con la parte operativa de la empresa, es decir, ingresos operacionales, ingresos no operacionales, costos (producción, ventas y servicio) y gastos operacionales y no operacionales.

• Financieros: se relacionan con el presupuesto de las partidas del balance general, principalmente por el presupuesto de tesorería que es el que genera movimiento de gran número de cuentas.

d) SEGÚN EL SECTOR:

• Presupuesto público: Lo elabora el estado, es rígido ya que limita las cantidades para gastar, se determina con los siguientes principios presupuestales: Unidad presupuestal, anualidad, universalidad, unidad de caja, equilibrio presupuestal, planificación, programación integral, especialización, inembargabilidad, coherencia macroeconómica y sostenibilidad fiscal. El control presupuestal se ejerce desde tres puntos de vista: Control político, control financiero y económico, control fiscal y control social.

• Presupuesto privado: es el realizado en empresas del sector privado, se presupuestan costos y gastos operacionales y no operacionales, es flexible: se pueden presentar diferencias en las cifras, el presupuesto es opcional, en algunas empresas se establecen en algunos estatutos y/o las entidades de vigilancia. El control se efectúa con el fin de detectar errores y tomar medidas correctivas que se sufragaran en el periodo siguiente. El control se ejerce periódicamente, puede ser trimestral, y se comparan las cifras presupuestadas con las cifras reales obtenidas en la ejecución.

e) SEGÚN SU IMPORTANCIA:

• Principales o sumarios: Hace referencia a los estados financieros presupuestados, presupuestos de venta, costos de producción, de ventas, gastos operacionales, efectivo.

• Secundarios y analíticos: Entre estos pueden estar los análisis de ventas por líneas, costos de ventas por líneas, presupuesto de inversiones en activos fijos, ventas por zonas, ventas por vendedores, entre otros.

f) SEGÚN EL LIMITE QUE EXPRESAN:

• Máximos: En estos se pretende señalar el toque máximo alcanzado en el presupuesto.

• Mínimos: Hacen referencia a la cifra mínima por cubrir en el presupuesto.

• Mixtos: Son aquellos que contienen límites máximos y mínimos.

g) SEGÚN LAS UNIDADES:

• Monetarios: son aquellos que se expresan en cifras.

• En unidades: son aquellos que presentan las unidades por vender, comprar, usar o producir, mediante representaciones gráficas.

4) Cuáles son los principios presupuestales y que significa cada uno de ellos.

• Previsión: estudio anticipado y logro e metas, comprende predictibilidad, determinación de objetivo.

• Planeación: proceso necesario para el logro de objetivos propuestos, comprende precisión, participación, unidad, costeabilidad, flexibilidad y contabilidad por áreas de responsabilidad.

• Organización: destaca la importancia de las actividades humanas para conseguir metas, comprende orden y comunicación.

• Dirección: muestra como conducir al individuo para lograr objetivos propuestos, comprende autoridad y coordinación.

• Control: detecta variaciones entre los datos reales y las metas propuestas, comprende reconocimiento, excepción, normas y conciencia de costos.

5) Cuáles son las 5 etapas para la elaboración del presupuesto, describa brevemente cada una de ellas.

a) Preiniciacion: por ser el inicio del proceso presupuestal, es importante que el grupo encargado de su elaboración considere aspectos como:

- la realización de un diagnóstico de los factores internos y externos que afectan positiva o negativamente la empresa

- Hacer análisis de lo que se presentó en las ejecuciones presupuestales de por lo menos los últimos tres años para no volver a cometer los mismos errores del pasado

- Una vez analizados los datos históricos, se procede a establecer las metas del periodo presupuestal, en las que, con base en las expectativas de crecimiento y expansión se proponen estrategias corporativas que conduzcan al logro de los objetivos propuestos.

- Establecer la rentabilidad esperada

- Definir objetivos y plantear estrategias que sean coherentes con lo que se espera lograr

b) Elaboración: para elaborar los presupuestos es necesario conocer la información de cada una de las secciones o departamentos de la empresa, datos que deben ser recolectados por los responsables del comité de presupuesto, por lo general, con dos meses de antelación par que ella pueda consolidarse. En esta etapa se cuantifican los datos proporcionados pues como ya se anotó, los objetivos se deben expresar en términos monetarios y se inicia el proceso de sistematización de la información que debe condensarse en cedulas específicas y en cedulas sumarias, que constituyen los soportes del presupuesto. También se involucran los siguientes cálculos, cuadros, estadísticas y demás información que forme parte de los datos presentados. En esta etapa, la elaboración de los estados financieros presupuestados, de los indicadores e informes, constituyen el presupuesto que se presenta a las directivas, quienes, si lo consideran pertinente, proceden a efectuar ajustes, siendo finalmente este el que se va a evaluar y controlar en la etapa de ejecución. Una vez se tenga el presupuesto definitivo se debe socializar con todos los integrantes de la organización.

c) Ejecución: en la

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