Presupuesto

1.1 Orígenes de los presupuestos

Por sus raíces latinas Pre: antes y Supuesto: Hecho, presupuestos significa “antes de lo hecho”. El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control financiero que presenta ordenadamente y en términos monetarios, los resultados previstos de un plan, un proyecto, una estrategia.

La actitud de presupuestar debe haber estado implícita en las actividades humanas desde la época de las primeras civilizaciones. Se sabe que desde los imperios, babilónicos, egipcio y romano se debía planear las actividades de manera acorde con los cambios climáticos para aprovechar las épocas de lluvia y asegurar la producción de alimentos. Sin embargo, una noticia relativamente reciente de los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto como herramienta de planificación y control tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVlll cuando se presentaban al parlamento británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.

Desde el punto de vista técnico, la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intento perfeccionarse posteriormente en el idioma ingles con el término Budget, de uso común y que se traduce en nuestro idioma como presupuesto.

En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental, y Estados Unidos lo acoge en 1821 como elemento de control de gasto público y como herramienta para los funcionarios cuyo trabajo era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales. Entre 1912 y 1925, y en especial después de la primera guerra mundial, el sector privado noto los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, y para destinar recursos a aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. Adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este periodo las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados. En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una Ley de presupuesto nacional.

1.2 Clasificacion de los presupuestos

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridad que se les dé depende de la necesidad del usuario.

Segun la flexibilidad

Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Estos se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa.

Flexibles o Variables: Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales.

Segun el periodo que cubren

A cortos plazos, Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y estos suelen abarcar un año o menos.

A mediano plazo, son los presupuestos que abarcan de 2-4 años.

A largo plazo, En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. En el caso de los gobiernos los planes presupuéstales están bajo las normas constitucionales de cada país.

Segun el campo de aplicabilidad de la empresa

De operación o económicos: Incluye el presupuesto de todas las actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y su contenido a menudo se resume es un estado proyectado de pérdidas y ganancias. En estos presupuestos se pueden incluir:

• Ventas- ingresos operacionales

• Producción

• Compras

• Uso de materiales

• Mano de obra

• Gastos operacionales: Ventas y mercado, administrativos

Presupuesto financiero (Tesorería y capital): Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa.

Presupuesto de tesorería: Se formula con la estimación prevista de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperaciones de cartera, ingresos financieros, etc.) o con salida de fondos líquidos ocasionados por la congelación de deudas o amortizaciones de créditos o proveedores o pago de nómina, impuestos o dividendos.

Presupuesto de erogaciones capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones en adquisición de terrenos, construcción o ampliación de edificios y compra de maquinaria y equipo

Segun el sector en el cual se utilicen

Públicos: Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. En estos se cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

Privados: Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración.

Tercer sector: Una organización del tercer sector es una asociación sin ánimo de lucro constituida para prestar servicio que mejora o mantiene la calidad de vida de la sociedad

1.3 Los presupuestos como herramienta de gestión

El control de gestión se encuentra asociado al nivel directivo, y debe ser ejercido por la dirección general. En tal sentido el presupuesto le servirá a la dirección para evaluar la marcha de los negocios de la organización. Comparando la realidad con el presupuesto, surge el control presupuestario, resultado ser un importante instrumento del control de gestión.

La definición de presupuesto ha sido desarrollada por autores que han investigado sobre su necesidad como herramienta de y para la gestión de cualquier empresa. Dos de ellas son: Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado y bajo ciertas condiciones, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia aplicados a cada centro de responsabilidad de la organización.

1.4 La importancia de los presupuestos

Entendemos por presupuesto al conjunto de gastos y entradas que una persona, entidad o gobierno puede prever para un período determinado en lo que respecta a sus finanzas. La idea de presupuesto siempre supone una previsión de las finanzas personales o estatales ya que para confeccionar un presupuesto se requiere cierta anticipación no sólo de los gastos que se deberán realizar en el tiempo determinado si no también de las ganancias o entradas de capital que pueda significar ese período.

Tal como lo dice su nombre, el presupuesto es justamente pre-suponer en materia de finanzas y economía cuáles serán las actividades o movimientos a realizar en un período futuro que se calcula de manera aproximada. El presupuesto lo elaboramos a partir de los ingresos y gastos, es un instrumento que nos sirve para anticipar y prevenir. Gastar nuestro dinero siguiendo un presupuesto le puede dar estabilidad a nuestra economía. El presupuesto nos sirve para regular nuestros gastos, evitar problemas de efectivo, realizar previsiones de gastos.

1.5 Ventajas y Desventajas de los presupuestos

Ventajas:

• Planear los resultados de la empresa en dinero y volúmenes.

• Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

• Coordina y relaciona las actividades de la empresa.

• Logra resultados de las operaciones periódicas.

Desventajas:

• Este basado en estimaciones, limitación que obliga a la administración a utilizar determinadas herramientas estadísticas para reducir la incertidumbre al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiablidad de los datos con que se cuenta.

• Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia, lo que significa que es una herramienta dinámica que debe adaptarse a cualquier inconveniente que surja, ya que de otra manera perderá su sentido.

• Su ejecución no es autónoma. Es necesario que la organización comprenda la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos se convenzan de que ellos son los primeros beneficiados por el uso del presupuesto de otra forma serán infructuoso todos los esfuerzos por aplicarlo.

1.6 Relaciones de los presupuestos con la administración de empresas.

Dentro de la empresa, los administradores necesitan presupuestos para guiarlos en la asignación de recursos, mantener el control y permitirles medir y recompensar el progreso. El presupuesto es la planificación fundamentada de muchas estrategias por las cuales constituye un instrumento importante como norma, utilizado como medio administrativo de determinación

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