Procedimiento de Abastecimiento. Casa RECA

INDICE

1. OBJETO DEL PROCEDIMIENTO        2
2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO        2
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD        2
4. VOCABULARIO DEL PROCEDIMIENTO        2
5. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES        2

1. Previsiones de abastecimiento        2
2. Requerimiento de abastecimiento        2
3. Contenido de los documentos de abastecimiento        3
4. Recepción de los pedidos        5

1. POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO        7
2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO        7
3. FORMATOS DEL PROCEDIMIENTO/ INSTRUCTIVO        7

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Asegurar el suministro al disponer del producto en tiempo y forma para su correcto almacenamiento y distribución en el CEDIS de CASA RECA, Mérida Yucatán.

1. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO.

Este procedimiento aplica para las actividades realizadas por el gerente del CEDIS, El jefe de cuarto frío y el departamento de contabilidad en materia de abastecimiento, así como también de los operadores que participan de manera directa con el proceso.

El proceso abarca:

•        Desde: Las encuestas realizadas por los operadores a los clientes para determinar las necesidades de los mismos.

•        Hasta: El almacenamiento del producto.

1. RESPONSABILIAD Y AUTORIDAD.

En el procedimiento del proceso de abasto de los productos clave, pueden intervenir los siguientes agentes:

Operadores (Vendedores)

•        Realizar encuestas a los clientes para determinar el pedido necesario

•        Realizar cada uno una requisición para estimar el pedido total

Jefe de cuarto frío

•        Detección de las necesidades

•        Elaboración del requerimiento de compras

•        Recepción e inspección de Calidad

•        Almacenaje del producto

Gerente

•        Elaboración y envío de la orden de compra

•        Recepción, Inspección y verificación de los datos

Contabilidad

•        Recepción de documentos relacionados con el abastecimiento

1. VOCABULARIO DEL PROCEDIMIENTO.

CEDIS: centros de distribución, a través de los cuales, las cadenas comerciales realizan esfuerzos de mayor eficiencia para cumplir con la promesa de llevar el producto en el momento, cantidad y lugar adecuados para satisfacer las necesidades de un consumidor mucho más exigente a la hora de encontrarse en el punto de venta.

APROVISIONAMIENTO: operación logística que consiste en asegurar el abastecimiento de mercancías (stock).

PRONÓSTICO: es un medio, cualitativo o matemático, para estimar la demanda futura de bienes y servicios, ya sea para periodos prolongados o breves

STOCK (O INVENTARIO): conjunto de mercancías acumuladas en un almacén en espera de ser vendidas o utilizadas durante el proceso de producción.

CONSUMO PROMEDIO: son las ventas semanales promedio que tiene la empresa, que cumplan con el criterio de límites, es decir, se toman la sumatoria de ventas de semanas y se divide entre el total de semanas.

REPOSICIÓN INICIAL: son las cantidades que se deben ordenar, pero sin contemplar el inventario actual y el material pendiente por entregar. Se calcula multiplicando el consumo promedio diaria (es decir, el consumo promedio anterior dividido entre 7) por la sumatoria de los parámetros del modelo, que son tiempo de reposición, periodo de cubrimiento y stock de seguridad.

1. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

1. Previsiones de abastecimiento

1. Previo a la requisición de abastecimiento, se identifican “las necesidades de los operadores en ventas”, éstos realizan encuestas a los clientes para estimar al abastecimiento del producto requerido.

Las previsiones tienen un carácter aproximado de las necesidades, y se suben al sistema para emitir la solicitud de pedido que será notificada directamente al Jefe de Cuarto Frío.

1. Cuando las necesidades de abastecimiento no surjan de la ejecución de una encuesta a los clientes, los responsables indicados realizan todas las gestiones necesarias para el aprovisionamiento de los productos cuando se produce alguna de las siguientes circunstancias:

-        Es necesario reponer stock en el almacén

-        Un pedido concreto de un cliente así lo requiere.

-        Una programación concreta de abastecimiento transmitida por los clientes.

1. Requerimiento de abastecimiento

El responsable implicado, el Jefe de Cuarto Frío, hace las gestiones correspondientes:

1. Establecer parámetros para el control del Inventario en Almacén.

• Tiempo de reposición: es el tiempo que transcurre entre el momento en que se monta una orden de compra y el pedido llega a la bodega de la empresa.
• Periodo de recubrimiento: es el tiempo en el cual, se dará seguridad de disponibilidad de inventario para cualquier requisición con el proveedor.
• Stock de Seguridad: son niveles de inventario que se tienen para suplir los cambios en la demanda de inventario.

1. Determinar el consumo promedio de distribución.
2. Calcular la reposición inicial de las piezas necesarias para el CEDIS.

Con el fin de generar el requerimiento de abastecimiento de los productos clave a los Proveedores de la planta CASA RECA Campeche.

1. Contenido de los documentos de abastecimiento.

1. Una vez elaborada la requisición, el Jefe de Cuarto Frío pasa todos sus datos del Requerimiento de Abastecimiento al Departamento de Compras, que procede a formalizar el Pedido y elaborar la Orden de abastecimiento.

1. En los pedidos se incluyen, según proceda, los datos siguientes:

• Identificación        del        suministro        (código,        denominación,        descripción)        y del proveedor de la planta CASA RECA Campeche.
• Especificaciones        Técnicas        o        referencia        de        las        indicadas        en        catálogo (materiales) o en otros documentos aportados por el proveedor.
• Cantidad en unidades de suministro.
• Fecha de emisión.
• Destino de los suministros

• Plazo de entrega.

1. Al ser necesarios los Certificados de Calidad, su solicitud se incluye en el Pedido como parte del mismo. Referidos a la fecha de caducidad, temperatura y fecha del día de elaboración.  

1. Los pedidos no cubiertos por acuerdos estables con el proveedor de la planta CASA RECA Campeche, se realizan mediante el Formato FPG09/03: Petición de compras de apoyo.

1. El Departamento de Compras es responsable de emitir, archivar y seguir todos los pedidos independientemente de quién haya originado la necesidad. Todas las órdenes de abastecimiento son firmadas por el Gerente o la persona en quien delegue (Jefe de Cuarto Frío).

1. Una copia de la orden de abastecimiento emitida por el Departamento de Compras es archivada por el responsable para posibilitar la recepción del material.

1. Recepción de los pedidos

1. La recepción de los productos se realiza por el Jefe de Cuarto Frío, y en todo caso atendiendo a las instrucciones de recepción aplicables.

1. El Jefe de Cuarto Frío requerirá de la inspección del producto, mediante el Certificado de Calidad solicitado al proveedor de la planta CASA RECA Campeche.

1. Una vez recibido el Certificado de Calidad, se corrobora la información con la orden de abastecimiento así como con los lineamientos de aceptación (Fecha de caducidad, temperatura, cantidad).

1. En caso de haberse detectado Producto No Conforme se procede a realizar un Reporte de No Conformidades donde se apunten tales cuestiones sin proceder a una devolución a proveedor de planta CASA RECA Campeche. Aplica también para mermas, con la excepción de una localización en el sistema.

1. Al identificarse el producto debidamente aceptado (en el caso de no haberse detectado ninguna no conformidad), se confronta con la Hoja de recepción de pedido del Jefe de Cuarto Frío para proceder a su almacén.

1. POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO

1. Los vendedores deben  elaborar encuestas a los clientes asignados para determinar las necesidades brutas de cada producto.
2. Los Operadores tienen que entrar la hoja de requisición individual al Jefe de Cuarto Frío
3. El Jefe de Cuarto Frío tiene que realizar conteos diarios de inventarios para determinar las necesidades totales de los productos.
4. Es obligación del gerente Realizar, firmar y Verificar las órdenes de abasto del CEDIS
5. El jefe de Cuarto Frío debe realizar un conteo al 100%, Estando seguros de que el producto físico concuerda con lo reflejado en el certificado de calidad.
6. En dado caso de que exista producto inconforme, el Jefe de Cuarto Frío, deberá realizar un reporte correspondiente que incluya:

1. Producto
2. Presentación
3. Cantidad (Piezas)
4. Temperatura
5. Hora de envío
6. Hora de llegada
7. Observación

1. Todos los reportes recibidos y generados deberán ser capturados en software del CEDIS de Mérida.
2. El encargado de Contabilidad tiene la responsabilidad de llevar un control de las entradas y salidas de productos asi tambien de las mermas generadas o recibidas.

1. DIAGRAMA DEL FLUJO DE PROCEDIMIENTO
2. FORMATO DE PROCEDIMIENTO / INSTRUCTIVO

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