Procedimiento para el área de compras

Procedimiento de área  de compras

El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

(a) Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

(b) Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

        Como primer paso hay reconocer las necesidades de la empresa, la cual consiste encontrar los diferentes materiales que existen entre lo que se debería tener en un departamento y lo que realmente tiene, así bien conocer las carencias de cada departamento que puedan impedir el desarrollo de proceso de producción. Es importante identificar de manera clara y concreta, el tipo de necesidad de la empresa, para la búsqueda adecuada de los proveedores.

Identificar las posibles fuentes, la organización debe de establecer una variedad de proveedores para analizar la calidad de sus productos, precios, es decir; identificar a los proveedores potenciales, donde encontrarlos y recolectar la información necesaria acerca de ellos.

Contar con varios proveedores es importante ya que tener la información a la mano es necesario para elegir a los mejores, además trabajar en conjunto con los proveedores nos permitirá obtener mejores precios y así contar con el material necesario para la producción.

Seleccionar proveedor: En esta etapa se determina cuál de todos los proveedores es el que ofrece la calidad,

Preparar la orden de compra

Darle seguimiento a la orden de compra

Recepción de materiales  

Inspección de los materiales

Efectuar las devoluciones si es el caso  

Verificar los documentos de proveedor

Autorización y pago de la factura

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