Procedimiento de compras

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Transportes SURI

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NOMBRE DEL DOCUMENTO:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

CODIGO:

ALSGYM01

Rev. 1, 2

PAGINA  DE 4

SECUENCIA DE ETAPAS

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1) Elaboración de Requisición de Compra.

1.1 Área Requirente solicita el producto y/o servicio mediante un correo electrónico enviado al Coordinador de Compras de su Base.

1.2 Dicha requisición de compra o servicio deberá contener de manera clara todos aquellos datos y especificaciones necesarios para realizar la adquisición del producto y/o servicio, esto

podrá incluir:

✔ Departamento solicitante

✔ Fecha posible de entrega

✔ Descripción detallada

✔ Marca

✔ Instrucciones de uso o seguridad.

Área requirente o usuario

2) Recepción de Requisición de Compra o Servicio.

2.1 Se recibe la requisición de compra y/o servicio mediante un correo electrónico enviado al Coordinador de Compras de su Base. Se  revisa en base a los datos necesarios para la compra y/o servicio así como los datos del área solicitante o usuario.

3.1 La revisión se realizará considerando:

✔ Datos del producto o servicio a adquirir.

✔ Tiempo de entrega.

Coordinador  de Compras

3)

3.1 Identifica y  Selecciona a los proveedores de acuerdo a:

a. Especificaciones del producto que deberán surtir: aquellos proveedores que cuenten con los productos solicitados y que cumplan las características establecidas.

b. Precio: Aquel proveedor que ofrezca el mejor precio de venta y condiciones de pago. (De preferencia CREDITO).

c. Tiempo de entrega: Aquel proveedor que tenga la capacidad de entregar el producto en el tiempo solicitado.

d.- Garantía es importante saber si el producto o servicio que se pretende adquirir cuenta con garantía.

Coordinador  de Compras

4) Autorización de compra

4.1 La Gerencia de Base deberá autorizar la cotización que cumpla con los requisitos de compra para poder realizar orden de compra en Base a Presupuesto de la Base.

4.2 ¿Autoriza la Orden de Compra?

a) Si, Pasar a la etapa 5.

b) No, Pasar a la etapa 3.

Gerencia de Base/Coordinador Compras

5) Elaboración de OC en sistema operativo LIS

5.1 Ingresar al Módulo Almacen y Compras del Sistema Operativo LIS.

5.2 Selección de Proveedor, producto,precio,etc.

5.3 Elaboración de Orden de Compra.

5.4 Envío de notificación de la Orden de Compra mediante correo electrónico a los proveedores,

Coordinador  de Compras

6) Recepción de Material por parte de Compras/Almacen

6.1 Recibe el producto.

Coordinador de Compras / Almacen

7) Revisión de Materiales

7.1 Revisa los productos recibidos de acuerdo a lo especificado en la solicitud de compra comparándola con la factura original, para la revisión se

deberá considerar como mínimo:

✔ Cumplimiento en el Tiempo de entrega acordado.

✔ Cumplimiento de las características indicadas en la

solicitud de compra

✔ Calidad en el servicio

7.2 ¿El producto cumple con lo especificado?

✔ Si, pasa a actividad 7.

✔ No, pasa a actividad 8.

Coordinador de Compras / Almacen

8)Aceptación de Material / Recepción de Factura

8.1 Acepta el material solicitando al proveedor todos aquellos documentos de compra requeridos, tales como: factura, Orden de compra (factura referenciada en las observaciones con folio de orden de compra).Una vez checados todos los datos de la factura y materiales se acepta y se recibe la orden en sistema LIS. Certificados de materiales, así como los que sean requeridos de acuerdo a cada producto.

Coordinador de Compras / Almacen

9) Devolución de Material para sustitución o cancelación.

9.1 Devuelve el producto al proveedor para sustitución o cancelación de la compra.

Coordinador de Compras / Almacen

10) Registro de entrada a Almacén. En sistema operativo LIS

10.1 Se registra la entrada en el módulo de Almacén en sistema operativo LIS  

Almacenista

11) Envío de evidencias de compras a contabilidad.

11.1 Se elabora una relación de facturas de las compras o servicios recibidos durante la semana y se envía al área de Contabilidad para su registro correspondiente. (Factura firmada y sellada de recibido, orden de compra firmada.)

Coordinador de Compras

11) Termina Proceso Operativo, inicia Proceso Administrativo.