Procedimiento De Compra

PROCEDIMIENTO GESTION COMPRAS

INDICE

1.- OBJETIVO Y ALCANCE ..................................................................................................... 2

2.- RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 2

3.- DEFINICIONES ................................................................................................................... 3

4.- REFERENCIAS ................................................................................................................... 4

5.- REGISTROS ....................................................................................................................... 4

6.- INDICADORES DE GESTIÓN ............................................................................................. 5

7.- PROCEDIMIENTO .............................................................................................................. 5

8.- ANEXOS

PROCEDIMIENTO CÓDIGO BEC-P-GL-01.00 GESTION COMPRAS REVISIÓN 07 FECHA 11/11/2009 PÁGINA Página 2 de 9 CONSTRUCCION – MONTAJES INDUSTRIALES – OBRAS CIVILES – Avda. Manantiales 810 Concón – Fonos Fax 2481035 / 2481273 bec@becingenieria.cl

1.- OBJETIVO Y ALCANCE

Definir el proceso para requerir materiales y/o equipos necesarios para ejecutar un trabajo o proyecto en los diferentes contratos. Siendo su alcance todas las actividades realizados por BEC Ingeniería y Construcción Ltda.

2.- RESPONSABILIDADES

Dueño de Procesos: Encargado de adquisiciones.

Gerente General: o quien el designe, es responsable de solicitar compras especiales y autorizar todas las Órdenes de Compra cuyo monto total neto sea superior a $ 200.000.-

Jefe de Operaciones: es responsable de autorizar las solicitudes de materiales generadas de su Área, en lo que respecta a cantidad y especificación técnica y autorizar los costos con cargo a las respectivas obras.

Encargado de adquisiciones: es responsable de autorizar la emisión de la Orden de Compra y autorizar dichas Órdenes de Compra cuyo monto total neto sea inferior a $ 199.999. Gestionar a través de su designado las solicitudes de materiales (BEC-R-GC-01.01) debidamente aprobadas. Gestionar la evaluación de proveedores. Generar documentos: Orden de Compra; Cotizaciones.-

Usuarios en General: Responsables de la preparación de solicitud de Materiales y solicitar la aprobación a su Jefe Directo.

Administrador de Obra y/o Supervisor: son responsables de generar con todas las especificaciones necesarias, la solicitud de material equipos e insumos que su tarea requiera, y de aprobar o recibir el material recepcionado en obra. Además de entregar la documentación enviada por los proveedores al Encargado de Adquisiciones,

Encargado de Bodega: Es responsable de chequear la existencia y stock de materiales, recepcionar las compras de materiales. Recepciona la documentación enviadas por los proveedores, entrega la documentación enviada por los proveedores; una vez concluida la recepción deben entregarse al encargado de Adquisiciones.

Es responsable de ingresar todo material y/o equipo nuevo en Control de Inventario BEC. Realizar traspaso y rebaja de inventario, así como generar documento de cargo de personal y visto bueno de devolución de cargo, en caso de finiquito, enviando el documento de Devolución de Cargo a Remuneraciones. Generar guías de despacho y recepción de todo lo que sale y/o se entrega en bodega. Es responsable de informar de la recepción de los materiales e insumos solicitados al Administrador de Obra para hacer retiro.

Secretaria: es la responsable de realizar las solicitudes de artículos de escritorio. Recepción de documentos contables registrándolos, timbrándolos y fechándolos, entrega de documentación a costos diariamente.

Encargada de Contabilidad: es responsable de generar los pagos a proveedores de acuerdo a las condiciones pactadas. Recibe la documentación generada en este proceso, para realizar los pagos correspondientes y almacenar los respaldos.

3.- DEFINICIONES

Compras por stock mínimo: Comprende las compras de materiales e insumos definidos como frecuentes (para bodega central)

Compras Directas: Comprende las compras de materiales e insumos que NO se almacenan en bodega central (directos a obras)

Compras Especiales: Comprende las compras de materiales, insumos y/o equipos estratégicos determinados por el Gerente General para mejorar la capacidad productiva de la empresa.

Solicitud de Materiales: Formulario utilizado por las áreas usuarias para solicitar la adquisición de algún material, insumo, equipo y arriendos de equipos o maquinaria.

Orden de Compra (O/C): documento generado para solicitar la adquisición de material equipo y/o insumos.

Centro de Costo (CC): número asignado para identificar a que proyecto se involucra el gasto asociado a la compra.

4.- REFERENCIAS

- Procedimiento Pago Proveedores BEC-P-GA-02.00.

- Norma NCh-ISO9001.Of2009 (punto 7.4).

5.- REGISTROS Identificación Código Responsable Almacenamiento

Formato Lugar Tiempo

Solicitud de Material

BEC-R-GL-01.01 Encargado de adquisiciones Físico Archivo Facturas Permanente

Orden de Compra

BEC-R-GL-01.04 Encargado de adquisiciones Físico Archivo Facturas Permanente

Factura n/a Encargado de contabilidad

Físico Archivo Facturas Permanente

Nota de Crédito n/a Encargado de contabilidad

Físico Archivo Facturas Permanente

Evaluación de Proveedores

BEC-R-GL-00.01 Encargado de adquisiciones Físico Archivador de Evaluaciones 2 años

Guías de despacho Interno n/a Encargado de Bodega Físico Archivo Bodega Permanente

6.- INDICADORES DE GESTIÓN

Indicador

Atraso promedio proveedores Atraso promedio de los proveedores al entregar artículos

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