PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 2010

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 2010

CÉLULA DE COTIZACIÓN

1. El vendedor le solicita al comprador precio de X artículo (con las características mínimas de: descripción del artículo, color, número de tintas a aplicar, cantidad, etc.) a través del formato de solicitud de cotización (ANEXO 1).

Es importante mencionar que si el requerimiento de la cotización no es a través del formato de cotización y si la información no es completa, el comprador tiene la autoridad para no darle seguimiento a la cotización. Es muy importante contar con la información al detalle para evitar contratiempos en la información.

Para una mejor atención la atención será de la siguiente manera:

ESTRELLA CISNEROS

(estrella.cisneros@articulosja.com) AARON RIVERA

aaron.rivera@articulosja.com FABIOLA GRANADOS

(fabiola.granados@articulosja.com)

2. El cotizador deberá solicitar como mínimo 3 cotizaciones para su cuadro comparativo, permitiéndole éste, otorgar el mejor precio, calidad de producto y tiempo de entrega al Ejecutivo de Ventas.

3. El cotizador le proporciona al Ejecutivo asignado, la respuesta mediante correo electrónico con copia a la Gerente de Compras. El cotizador solo se limita a entregarle al vendedor el costo; mas no el precio de venta que se le dará al cliente final.

4. Se recibirán los requerimientos de compra de muestras físicas, debidamente requisitazo en el Formato de Solicitud de Muestras el cual deberá ya estar firmado por el Ejecutivo y en su caso por la Gerencia de Ventas o por las Direcciones de Ventas o la Dirección General cuando en su caso proceda o en su ausencia por la Gerente de Compras.

5. Los requerimientos de Compra de muestras deberán entregarse máximo a las 3:00 p.m. para que se efectúe la ruta de los mensajeros. Las muestras se solicitan con un día de anticipación para tenerlas al siguiente día para entrega al Ejecutivo correspondiente.

6. El Ejecutivo tendrá la obligación de ir con el área de diseño a pedir el diseño de los logos y montajes.

7. El área de diseño deberá mandar la muestra virtual y archivos trazados al vendedor con copia a Estrella Cisneros y Roberto Valladolid.

8. Las cotizaciones se recibirán en un horario de 8:30 am a 4:00 pm dando respuesta en un periodo no mayor de 24 hrs.

9. El Ejecutivo llevara a autorización sus muestras con el cliente sin excepción alguna.

10. El trabajo de esta célula es cotizar y no proponer productos para sus clientes, este es trabajo del ejecutivo.

CÉLULA DE RECEPCIÓN DE PEDIDOS

1. Los Ejecutivos de Ventas deberán pasar su preforma a Sandra León para que ella solicite la clave de su producto o productos establecidos en la preforma directamente en el Departamento de Facturación (vía mail) y en cuanto sean proporcionadas las claves Sandra León generara el pedido en SAE, mismo que les devolverá a los Ejecutivos de Venta para que los lleven al área de Facturación para su sello. Una vez que la preforma y ODC del cliente tengan el sello de Almacén y la clave del producto, el Ejecutivo entregará a Gisselle Fuente (gisselle.fuentes@articulosja.com), Roberto Valladolid roberto.valladolid@articulosja.com (según cartera asignada) y a la Gerente de Compras Sandra Trejo (sandra.trejo@articulosja.com) la siguiente documentación:

NADIA JUAREZ

(nadia.juarez@articulosja.com) NANCY VILLALUZ

Nancy.villaluz@articulosja.com BERTHA

Tzacil Cervantes Javier Ruiz Roberto Hernandez

Leticia Jimenez Marisol Marquez

Fanny Bastida Jose Antonio de Alba

Osvaldo Mendoza Veronica Palacios

Cesar Chacon Lina Aguilera

Agustin Cossio Alma Camacho

Salvador Godinez Gilberto Tapia

Karla Garcia Marlen Pineda

Carlos Lopez

• Pre-forma pedido (documento interno) deberá de estar debidamente llenada con todos los datos como: producto, logo, pantone, tamaño, posición, fecha de entrega, direcciones de entrega. En caso de requerir maquila o empaque especial y un dibujo ejemplificando de lo que espera el cliente. Especificaciones para la entrega de cada uno de los clientes que en su caso proceda.

• Pedido en SAE sellado por el área de Facturación.

• Orden de compra oficial del cliente o cuando en su caso proceda, Si el Ejecutivo no proporciona la Orden de compra oficial del Cliente, podremos aceptar un mail o carta del cliente, emitido específicamente por el departamento de compras (no se aceptan mails de otras áreas) en donde nos autoricen dar inicio a la producción y que posteriormente nos harán llegar la orden de compra oficial.

• Formato de cotización y en el caso de que el Ejecutivo de Cuenta se haya cotizado anexar el correo donde le cotizo el proveedor en el cual debe de tener el precio y tiempo de entrega, esto para evitar que esta célula recotice.

• 3 muestras físicas o virtuales con fecha y firma del cliente las cuales tienen que ser entregadas de la siguiente manera:

- 2 muestras a Gisselle Fuentes quien se encargara de proporcionar una al proveedor para iniciar la producción (misma que deberá de regresar cuando entregue el producto al almacén) y la otra la utilizara para la entrega al cliente.

- 1 muestra se deberá entregar a la Gerente de Compras para colocarla en el cajón de las muestras autorizadas en el Sample Room para que esta sirva en caso de alguna desviación o reclamación por parte de nuestro cliente.

• Gisselle se encargara de generar foliar los pedidos para que se lleve una secuencia de los mismo y ya foliados el Ejecutivo de Ventas deberá distribuir a las personas involucradas.

Si el ejecutivo de ventas no entrega la documentación completa la compradora tiene estrictamente prohibido aceptar la documentación y por consecuencia el pedido no se arranca.

2. El Comprador generará una orden de compra a través de nuestro sistema SAE al proveedor; en donde le especificara el producto requerido.

Toda orden de compra deberá emitirse explicando el tipo de producto, clave, tamaño, pantones, logo y dibujo ejemplificativo para que el proveedor no tenga ninguna duda. Toda orden de compra deberá de establecer tiempos de entrega, misma que empezará a correr en días naturales después de haber autorizado una muestra física.

3. No se podrán entregar ordenes de compra si no llevan la firma del comprador y del Gerente de Compras, el Gerente

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