Procedimientos De Compras

Procedimientos de compras

En las empresas generalmente se inicia con:

Un pedido de la fabrica hacia el almacén o por el almacén quien puede solicitar compras por razones fundamentales como son mantener en existencia o suplir a la fabrica inmediatamente o ambas a la vez; se prepara la solicitud de compras de materias primas y las envía al Depto de compras donde se procederá al proceso de

Cotización y evaluación seleccionando la mas adecuada atendiendo a criterios de calidad, cantidad y precio. Después se procede a la preparación de la

Orden de compra al proveedor por una serie de formularios que incluye lo siguiente:

a) Requisición

b) Solicitud de almacén

c) Cotizaciones y

d) Orden de compra

1.- REQUISICIONES: La requisición o vale de almacén es un formulario escrito de origen interno en donde se le pide o solicita al encargado de almacén que despache o entregue los materiales que se indican en la misma para producir. EL RESUMEN DE TODAS LAS REQUISICIONES CONSTITUYEN LA BASE PARA EL REGISTRO DEL PRIMER ELEMENTO DEL COSTO QUE LO CONSTITUYEN LOS MATERIALES.

FLUJO DE UNA REQUISICION

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1) SOLICITUD DE COMPRAS: Es el formulario que utiliza el almacén debidamente autorizado, para solicitar las compras en el depto de compras, este debe ser impreso, pre-numerado en original y varias copias.

2) COTIZACION: Es el formulario de uso interno en el depto de compras, para localizar las materias primas y los precios del mercado. Deben enviarse tantas cotizaciones sean necesarias, para tener una selección de compras.

3) ORDEN DE COMPRAS: Es el formulario donde se autoriza al proveedor a despachar las materias primas con cargo a la empresa. Algunos contadores lo definen como el formulario que compromete el crédito de la empresa con los proveedores.

ENTRADA DE ALMACEN: Es el formulario que se utiliza para realizar la recepción o entrada de las materias primas adquiridas compradas. En el proceso de recepción de almacén se dan los siguientes pasos:

a) Realizar un conteo fisico, de las unidades recibidas

b) Observar las condiciones físicas de las materias primas y si hay en malas condiciones se devuelven inmediatamente, con una nota de devolución.

c) Se realiza una comparación entre los documentos, la copia de la orden de compra y la factura verificando que coincidan en referencias, precios unitarios, precio total, condiciones de compras, cantidad, etc.

d) Colocar el sello gomigrafo sobre los documentos indicando recibido conforme con almacén y agregara fecha y firma.

e) Los documentos se pasaran al encargado del almacén para fines de preparar dicha entrada, y es el único responsable de firmar la entrada de almacén como encargado del mismo.

Clases y métodos de inventario

Los inventarios lo componen todas aquellas existencias de articulos terminados o no; que se adquieren para ser vendidos o transformados mediante un proceso en productos o servicios destinados a la satisfacción de algún deseo o necesidad.

En las empresas los inventarios pueden encontrarse en diferentes estados o etapas para su localización y control son utilizados métodos orientados por los principios de contabilidad generalmente aceptados tales son:

Materia Prima

Producto en proceso

Productos terminados

Métodos de valorización del inventario:

Identificación específica: Es el método ajustable a los inventarios de precios altos, y artículos de escasos volúmenes. Cada artículo en el inventario es diferente a otro. Este método asigna el costo de la compra real a las unidades especificas compradas

Promedio: Consiste en determinar el valor unitario de los articulos luego de cada compra que se efectué, o sea, consideran los saldos de unidades y valores totales a los cuales se adicionan respectivamente. Y que para determinar su costo se divide la cantidad de unidades compradas entre el valor total de dichas compras.

Primero entrar primero salir (PEPS): Basado en la presuncion de que la primera mercancía adquirida es la primera mercancía que se vende, o sea cada venta se hace de las mercancías mas antiguas en reserva; por ende el inventario final contiene todas las mercancías mas recientes adquiridas.

Ultimo entrar primero salir (UEPS) Las mercancías mas recientes son vendidas primero, y que el inventario final contiene las mercancías antiguas adquiridas en las primeras compras.

Sistemas de inventario

1. Periodico

2. Permanente

1. Periodico.: Es aquel mediante el cual la adquisición de mercancías se registra en una cuenta denominada compra y para obtener su existencia física en un momento determinado es preciso un recuento fisico.

2. Permanente Es aquel en el que la adquisición de de la mercancía se registra en una cuenta denominada inventario. A partir de este metodo podemos obtener fácilmente el balance disponible de mercancías para la venta. Bajo este sistema la cuenta inventario se mantiene continuamente actualizada. De ahí el nombre de Sistema de Inventario Permanente. También lo podemos definir como aquel inventario que llevamos mediante el uso de computadoras y/o un tarjetero auxiliar, con la finalidad de obtener el balance actualizado del inventario. Aunque la empresa utilice este método, al final del ciclo tomara como quiera el inventario físico y se compara con el resultado del centro de cómputos o las tarjetas, las partidas que presenten diferencias se investigan y se establecen las responsabilidades de lugar hasta donde sea posible.

Preferencias del inventario físico

Por razones de principios contables, el inventario físico debe tener prioridad al del método continuo; ya que el primero constituye una información de mayor objetividad y puede servir por lo tanto como punto de referencia para determinar si hay faltantes o sobrantes en los inventarios, los cuales después de ser bien depurados, pueden ajustarse a través de la cuenta de costo de venta y la cuenta de inventario en consecuencia si el inventario permanente resulta ser mayor que el fisico, la cuenta costo de venta deberá ser debitado por el importe de la diferencia, mientras que la cuenta de inventario recibirá un crédito por el mismo valor.

Ejemplo:

Costo de venta xxxxx

Inventario xxxx

En cambio, si el inventario fisico resulta superior al mostrado en los libros o tarjetero del inventario permanente. El asiento procede contrario

Ejemplo:

Inventario xxxxx

Costo de venta xxxxx

¿Cuál Método de valuación de inventario es el mejor?

Los cuatro métodos son aceptables en la práctica y también para determinar el ingreso gravable.

El método de identificación específica

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