Procedimiento De Compras

5.0 Compras

Aprobado por:

CONTROL DE VERSIONES Y CAMBIOS

Versión Fecha aprobación Nota de cambio Firma

1. OBJETIVO

Tomar de manera controlada las decisiones de compra de productos o servicios que afecten la prestación de las áreas productivas y su relación con el cliente.

2. ALCANCE

Toda aquella materia prima o servicio que afecte de manera directa la fabricación del producto o prestación del servicio de

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3. ENTRADAS

• Solicitud de materiales o productos.

4. SALIDAS

• Materia prima en el almacén, producto terminado listo para despachar o servicios prestados de acuerdo a los requerimientos del cliente.

5. FLUJOGRAMA Y DESCRIPCION DELPROCEDIMIENTO

Etapa Descripción Actividades Responsable Control

1. RECIBIR SOLICITUD DE MATERIAS PRIMAS Y/O PRODUCTOS

El Responsable de producción solicita al responsable de compras a través de una Solicitud de materiales o productos los materiales requeridos para la producción teniendo en cuenta los materiales definidos para cada proceso y subproceso.

2. VERIFICAR EXISTENCIAS EN ALMACÉN

Realizar la verificación de las cantidades existentes en el almacén.

Si hay existencias continuar con la Tarea #6

Si no hay existencias continuar con la Tarea #3

3. ¿HAY UN PROVEEDOR SELECCIONADO PARA ESTE PRODUCTO?

Si hay un proveedor seleccionado, se continúa con la actividad de Elaborar Orden de compra.

Si no hay un proveedor seleccionado, se continúa con la Selección de Proveedores. Tarea #10.

4. ELABORAR ORDEN DE COMPRA

Establecer en el formato de Orden de Compra los elementos a adquirir junto con las condiciones de entrega y observaciones adicionales que correspondan y se envía por fax.

5. RECEPCIONAR MATERIALES O PRODUCTOS

Verificar que los materiales y productos solicitados en la orden de compra, cumplan con las condiciones especificadas, con el funcionario encargado de la entrega del material o producto y se consigna cualquier anomalía en el formato orden de compra

6. ¿LOS MATERIALES Y PRODUCTOS ESTAN ACORDES CON EL CONTROL DE COMPRAS?

Si los materiales, productos y servicios adquiridos cumplen con las condiciones especificadas, continuar con la actividad #7.

Si los materiales, productos o servicios adquiridos no cumplen con las condiciones especificadas, continuar con la actividad #8

7. INGRESAR A PRODUCCION O A ALMACÉN

Una vez que se ha recibido el material se actualiza el stock de materiales y se entrega al Responsable de producción, quien verifica el material y producto que recibe según el formato de solicitud de material y firma la recepción si cumple con las especificaciones dadas, si no hace las respectivas observaciones.

8. DEVOLVER MATERIALES O PRODUCTOS.

En caso de que un producto o material entregado por un proveedor no cumpla con las condiciones especificadas, se devuelve al proveedor con sus respectivas observaciones

9. REEVALUAR PROVEEDORES

Cada seis (6) meses se aplican los criterios de evaluación a los proveedores. Se informa a los proveedores sobre los resultados y se toman las acciones correctivas del caso.

Ver aclaraciones

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