Procedimientos Para La Elaboracion De Un Manual

Preparación y elaboración de un manual administrativo.

Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente.

Objetivos:

Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la organización.

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa.

• Facilitar el reclutamiento de personal.

• Presentar una visión integral de cómo opera la organización

Clasificación:

Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su función específica:

Por su contenido:

• Manual de historia del organismo

• Manual de organización

• Manual de políticas

• Manual de procedimientos

• Manual de contenidos múltiples

• Manual de adiestramiento o instructivo

• Manual técnico.

Por función especifica:

• Manual de producción

• Manual de compras

• Manual de ventas

• Manual de finanzas

• Manual de contabilidad

• Manual de crédito y cobranza

• Manual del personal

Planeación y proceso de elaboración.

La primera etapa en la manualización de un organismo, empieza con una adecuada planeación, por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como:

• Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo.

• Diagnóstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organización y tecnología usada etc.

El primer paso en la elaboración de un manual administrativo, será la programación básica para este fin, es recomendable seguir los siguientes pasos:

• Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo

• Determinar la secuencia de dichas etapas.

• Estructurar en forma de flujo la secuencia.

• Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia, así como la unidad de medida de tiempo a usar (día, mes, bimestre, etc.).

• Estimar el tiempo total para la elaboración del manual.

Recopilación de la información.

La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas.

Mediante la investigación documental obtendremos, escritos, gráficas, leyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer más a fondo la unidad administrativa que manualizaremos.

Procesamiento de la información.

La información recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al máximo, los pasos de este proceso de organización de la información, son los siguientes:

• Depuración

• Clasificación

• Análisis

Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información,

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