ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Enviado por alexalopez • 10 de Marzo de 2014 • Síntesis • 950 Palabras (4 Páginas) • 422 Visitas
TEMA:
“ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO, CUSTODIA Y SEGURIDAD DEL ÁREA DOCUMENTAL, EN LAS GESTIONES DEL INSTITUTO GEOGRAFICO MILITAR”
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Instituto Geográfico Militar (IGM) del Ecuador es una institución técnica y científica, encargada de la elaboración de la Cartografía Nacional y del archivo de datos geográficos de nuestro país.
A lo largo del tiempo, cada gestión o unidad, ha manejado el archivo individual y empírico, provocando demora en la ubicación de los documentos. Lo que ha generado que cada área secretarial custodie su documentación de acuerdo a sus necesidades.
El archivo de cada dependencia presenta problemas distintos de fondo, ya que cada Asistente Administrativa manipula la información de acuerdo a su criterio personal y requerimientos de la Institución. El problema se presenta cuando hay rotación de secretarias por que la misma va a arreglar el área documental de acuerdo a sus necesidades y conocimientos.
El manejo del área documental en cada Gestión, presenta problemas al no tener un manejo estandarizado en la Institución y en ocasiones se ha perdido o deteriorado algunos documentos.
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Por estas razones se ve la necesidad de elaborar un Manual de procedimientos que permita dar un tratamiento adecuado a la información.
La presente investigación tiene el propósito de elaborar e implementar un Manual de procedimientos para el manejo, custodia y seguridad del área documental en las Gestiones del IGM, que permita administrar y conservar los documentos de una manera eficaz, oportuna y segura.
IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN
El Instituto Geográfico Militar (IGM), desde el inicio de sus actividades, ha generado una serie de documentos de carácter administrativo que respaldan el trabajo fructífero que ha desempeñado hasta la presente fecha, lo que permite tomar conciencia sobre la importancia del manejo y conservación de la documentación como medios de control y toma de decisiones.
Sin embargo y aunque se está consciente de lo primordial que tiene la documentación que se elabora en los distintos niveles administrativos, se ha podido determinar que no ha sido tratada eficazmente, tomando en cuenta su origen, desarrollo, tratamiento de información, eliminación o conservación permanente.
La falta de un Manual para el manejo, custodia y seguridad del archivo, no permite la aplicación de normas y procedimientos técnicos para la recepción, distribución, entrega y custodia de los documentos, ya que de acuerdo a sus necesidades las Asistentes
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Administrativas imponen su propia metodología, dando lugar a que su presencia se haga indispensable para encontrar un documento.
Es necesario elaborar un Manual ya que contribuirá a la Institución de una manera considerable y cada área de archivo se manejará de forma estandarizada, proporcionando la base de una comunicación clara y rápida.
Para cumplir con el objetivo de esta investigación, se presentará una propuesta de Elaborar un Manual de procedimientos para el manejo, custodia y seguridad del área documental en las Gestiones del Instituto Geográfico Militar (IGM), el mismo que garantizará que las personas que se encargan permanentemente de la custodia de los documentos, estén capacitados y debidamente autorizados en el manejo de la
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