Proceso Administrativo

Control

Se define control como el proceso que dirige las actividades de los individuos hacia el logro de las metas organizacionales. Los sistemas inadecuados de control provocan problemas que van desde el robo de los empleados. Alguna forma de control es necesaria, porque una vez que los administradores establecen sus planes y estrategias, deben garantizar que estos se cumplan, esto implica que son otros los que se encargan de hacer lo que se necesita y no algo inadecuado. Los administradores deben encontrar la manera de controlar lo que pasa en sus organizaciones, trátese de asegurar la creatividad, mejorar la calidad y reducir costos.

Según William Ouchi, se pueden utilizar tres estrategias para lograr el control en una organización: el control burocrático, que se caracteriza por el uso de reglas, normas y una autoridad formal para orientar el desempeño; el control de mercado, que está basado en el uso de mecanismos de fijación de precios e información financiera para regular las actividades dentro de las organizaciones; y el control de clanes, este dice que se basa en las normas, valores, metas compartidas y confianza entre los miembros del grupo.

Sistemas de control burocrático

Estos sistemas se han diseñado para medir el progreso hacia el desempeño planeado y para aplicar medidas correctivas que garanticen el desempeño de los empleados. El ciclo de control burocrático consta de 4 etapas principales: el establecimiento de

estándares de desempeño, aquí la empresa se fija metas con un estándar, es decir con un nivel de desempeño esperado con respecto a una meta determinada, los estándares son objetivos que funcionan como parámetros de comparación contra los cuales puede evaluarse la actuación real. Estos estándares pueden fijarse respecto a la cantidad, la calidad, el tiempo que se invirtió y el costo.

Medición del desempeño, este es el segundo paso, aquí los administradores utilizan unidades producidas para medir los niveles de desempeño, como lo son los días de ausencia, los documentos que se archivaron y el dinero que se gano, existen tres fuentes: los informes escritos, gracias a las crecientes posibilidades de las computadores las empresas pueden recopilar grandes cantidades de datos; los informes orales, este se presenta cuando un vendedor se pone en contacto con su jefe inmediato al terminar el día y lo informa de los logros, las dificultades y las reacciones; y la observación personal, comprende en acudir a las áreas de actividad y observar lo que sucede.

El tercer paso es la comparación del desempeño con el estándar, al comparar el desempeño con el estándar, el administrador debe tener en cuenta que algunas actividades admiten algunas pequeñas desviaciones, aquí se habla del principio de excepción administrativa, que establece que el control aumenta cuando la atención se centra en las excepciones o desviaciones importantes. El último paso es

tomar las medidas correctivas, este paso garantiza que las operación de ajusten donde sea necesario a fin de alcanzar los resultados que se planearon en un principio.

Enfoques del control burocrático

Los tres enfoques del control burocrático son: el control preliminar, este se utilizan antes que las operaciones se inicien, incluso las políticas, los procedimientos y las reglas que se han diseñado para garantizar que las actividades planeadas se lleven a cabo en la forma adecuada; el control concurrente, se utiliza durante la ejecución de los planes, incluyendo dirección, supervisión y actividades de ajuste fino a medida que se les lleva a cabo; por último el control de retroalimentación, se centra en el uso de información acerca de resultados anteriores para corregir desviaciones del estándar aceptable.

Auditorias administrativas

Son evaluaciones de la eficacia y la eficiencia de diversos sistemas dentro de una organización, desde la responsabilidad social hasta el control contable. Los administradores utilizan las auditorías externas y las internas, las primeras en otras compañías y las segundas en la misma empresa. Las auditorías externas con las evaluaciones que realiza una organización con respecto de otra, o que una organización evalúa a otra. Las auditorías internas son evaluaciones periódicas de los procesos de planeación, organización, liderazgo y control propios de una empresa.

Controles presupuestales

El control

presupuestal es el proceso de determinar que se hace y de comparar los resultados con los datos presupuestales para verificar los logros y corregir las diferencias, generalmente se denomina presupuestación. Este control se inicia con el cálculo de las ventas y de los ingresos esperados, un aspecto muy importante es el periodo a cubrir, todos los presupuestos se preparan para un periodo definido, el periodo se selecciona de acuerdo con el objeticos fundamental. Este control atraviesa distintas etapas: el establecimiento de expectativas, se inicia con un plan para la empresa y la estancación de ventas; luego las operaciones presupuestales, aquí se determina que se está logrando y compara los resultados con las expectativas; como etapa final implica tomar medidas cuando así se requiere.

Tipos de presupuestos

Entre los más comunes se encuentran:

* El presupuesto de ventas, la información aquí normalmente se prepara por mes, por áreas de ventas y por producto;

* El presupuesto de producción, este presupuesto por lo común se expresa en unidades físicas, la información necesaria incluye los tipos de maquinas y su capacidad, las cantidades económicas a producir y la disponibilidad de los materiales;

* El presupuesto de costos de producción, gracias a él es posible determina si los márgenes de utilidad son adecuados;

* El presupuesto efectivo, se debe preparar al terminar todos los otros presupuestos, muestra los recibos y los

gastos esperados, la cantidad de trabajo, el punto hasta el cual puede requerirse financiamiento externo y los periodos y las cantidades de efectivo disponible; y

* El presupuesto maestro, comprende las actividades más importantes.

Costeo basado en la actividad, es un método de contabilidad de costos diseñado para identificar las corrientes de actividad, para después distribuir los costos a través de procesos particulares de negocios de acuerdo con la cantidad de tiempo que los empleados dedican a actividades particulares.

Controles financieros

Además de los presupuestos se utilizan otros instrumentos para realizar el control financiero: la hoja de resultados, es un informe que muestra la imagen

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