Proceso Contable

1.- ¿Qué etapas integran la fase de sistematización del proceso contable?

Selección, diseño e instalación.

2.- ¿Qué es selección; y qué es necesario saber para seleccionarlo con acierto?

La selección de un sistema de información financiera consiste en elegir los procedimientos y métodos que reacuerdo con las circunstancias, resulten más adecuadas para la entidad correspondiente. Para seleccionar con acierto el Sistema de información financiera, es necesario conocer la naturaleza y características de la entidad económica y elegir el procedimiento de procesamiento de datos que se adecue a dichas características.

3.- ¿Qué es diseño de un sistema de información financiera; y qué elementos incluye esta sub fase?

Información financiera es la comunicación de sucesos relacionados con la obtención y aplicación de recursos materiales, expresados en unidades monetarias. Para que la información financiera cumpla fielmente su cometido debe reunir las características de utilidad, confiabilidad y provisionalidad.

El diseño de sistema de información financiera incluye el catalogo de cuentas, los documentos fuentes, los diagramas de flujo, la guía de procesamiento y los informes.

Catálogo de cuentas: es una lista o enumeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el activo, pasivo, capital contable, ingresos y egresos de una entidad económica.

Documentos fuente: es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad. El diseño de los documentos fuente implica, previamente, establecer su objetivo, justificar su implantación, determinar su costo y estudiar su operación.

Flujo de documentos: el flujo de documentos es el tránsito que los mismos siguen desde su lugar de origen hasta su arribo a las diferentes divisiones de la organización. El diagrama de flujo, por su parte, es un esquema en el que, por medio de figuras geométricas conectadas por flechas, se indica el trámite de los documentos que maneja la entidad.

Guía de procesamiento: la guía de procesamiento constituye un instructivo en el que se señala el procedimiento para registrar una operación, partiendo de su origen. Dicha guía constituye un complemento al catalogo de cuentas.

Informes. La fase de sistematización incluye la prevención de la información financiera principal y adicional que requiere los decidores, para lo cual debe complacer. Tipo de información requerida, división que la demandan y la generan, periodicidad y plazo de entrega, así como su presentación y contenido deseado.

4.-¿Qué es instalación del sistema de información financiera?

La instalación del sistema de información financiera se efectúa una vez aprobado, adquiriendo los recursos para su aplicación. La instalación mencionada, implica observancia de los procedimientos y métodos establecidos mismos que deben concentrarse en un manual sobre sistematización contable.

5.-¿Qué procedimientos de procesamiento de datos existen; y que características tienen cada uno de ellos?

Procedimiento manual: El procesamiento de las transacciones se efectúa manualmente en libros de contabilidad. La captación de los datos que dan origen a la información financiera se realiza mediante la escritura sobre documentos, utilizando lápiz o pluma. El almacenamiento de los datos se efectúa sobre registros especiales, los cuales también se preparan de forma manual. Los cálculos se efectúan por medio de la mente, pero también es valido usar aparatos mecánicos y electrónicos como la calculadora. Si bien el procedimiento Manual ofrece flexibilidad en cuanto a su operación y una fácil adaptación a los cambios, tiene la desventaja de ser rutinario y lento. Además, la posibilidad de cometer errores es muy elevada.

Métodos del Procedimiento Manual

El procedimiento manual contempla diversos métodos para procesar las transacciones financieras de las entidades.

Dichos métodos son: Diario Continental, Diario Tabular, Centralizador y Pólizas.

Diario Continental. El método manual de procesamiento más antiguo que se conoce es, el llamado Diario Continental. Consiste en registrar las operaciones que celebra una entidad económica en forma cronológica en, un libro denominado Diario General, es decir, se anotan las transacciones conforme se van celebrando

Enseguida y también diariamente, debe efectuarse un pase del Libro Diario General a otro libro denominado Mayor General y en el cual se clasifican las operaciones. Tal clasificación, una vez procesada, da origen a los estados financieros.

Finalmente, al término de cada Ejercicio Contable, se transcriben los estados financieros debidamente analizados a un tercer libro que recibe el nombre de Inventarios y Balances.

El método de Diario Continental suele ser adoptado por aquellas entidades en las que el volumen de operaciones que efectúan no es muy amplío o bien, en aquéllas otras en las que, por razones pecuniarias, les es imposible establecer uno más costoso.

Diario Tabular. El Diario Tabular o Columna, constituye una evolución del Diario Continental, en virtud de la cual se adiciona una serle de columnas a este último, clasificando en cada una de estas columnas los diferentes conceptos que conforman la actividad operacional de la entidad económica. De hecho, el Diario Tabular permite efectuar a un sólo tiempo, tanto el registro como la clasificación de las operaciones, lo cual produce un valioso ahorro de tiempo.

Lo anterior, empero, no elimina la existencia de un Libro Mayor General, al cual se pasan las operaciones registradas en el Libro Tabular; si bien, el pase señalado, no se efectúa diariamente a base de operaciones individuales, sino mensualmente por medio de concentraciones.

Método Centralizador. El Método Centralizador consiste en dividir el Diario Continental en tantos diarios como conceptos específicos se presenten respecto a las operaciones de la entidad económica.

Método de Pólizas. El Método de Pólizas se fundamenta en el uso de hojas sueltas denominadas pólizas y en las cuales se consignan las operaciones celebradas por una entidad económica.

Las transacciones así registradas, se concentran usualmente en el Libró Diario, del cual pasan al Mayor, el que a su vez da origen a los Estados Financieros, mismos que se detallan en el Libro de Inventarios y Balances.

Procedimiento

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