Proceso De Registro Y Control De Personal

PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL

PROCESO E INSTRUMENTOS DEL REGISTRO Y CONTROL DE COLABORADORES

Es el procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en práctica de una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que labora en una determinada empresa o institución. En otras palabras consiste poner en práctica una serie de documentos técnicos normativos, tendientes a controlar, registrar y fichar a todos los colaboradores; sean funcionarios, técnicos, auxiliares, empleados u obreros; con relación a su situación personal, social y laboral, desde que ingresa hasta que termina su vínculo laboral con la empresa, que puede ser por jubilación, cese, renuncia voluntaria, despido, o por fallecimiento. Estas acciones se conservan en el “File de Personal”; En las instituciones públicas a estas acción de personal, se las lleva en la “ficha “escalafonaria”.

Este proceso técnico comienza en forma sistemática, apenas el colaborador ingresa a laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre – elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos. El registro de personal es una función técnica importante para llevar a cabo la política de personal, se lleva específicamente en el file o carpeta personal, ficha de personal y, ficha familiar, siendo su finalidad servir de fuente de información necesaria para determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de decisiones en cuanto a:

 Promoción o ascenso

 Conceder becas

 Otorgar derechos

 Compensación por tiempo de servicios.

 Movimiento de rotación, o reubicación

El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente. Específicamente se trata de controlar y registrar las entradas y salidas del personal, tardanzas, inasistencias, horas extras, permisos vacaciones, licencias entre otros. Esta función cuando no existe la unidad administrativa de recursos humanos en las empresas, como es el caso de las organizaciones pequeñas, esta función es llevada por la oficina de contabilidad, a través de un encargado especial, específicamente nos referimos al encargado de planillas.

Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta técnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.

Este proceso técnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institución, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha personal pre elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos, complementándose inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria.

Los instrumentos técnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano, serán establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o institución, siendo dentro de los más utilizados los siguientes:

a. la Ficha Personal.

b. Ficha Social

c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia.

d. Parte Diario de Asistencia.

e. Papeletas de Autorización de Salidas.

f. Tarjetas de Control de Récord laboral.

g. File Personal

h. Rol Vacacional

i. Rol de Cambio de Vigilancia

j. Cuadro de Asignación de Personal

k. Reglamento Interno de Trabajo

Los Instrumentos técnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares y obreros.

La información registrada puede clasificarse como:

a. DATOS INDIVIDUALES RELATIVOS A:

• Nombre y dirección de cada colaborador y su código o número de identificación laboral.

• Edad, fecha de nacimiento, etc.

• Titulo o grado académico. Especialidad obtenida.

• Empleo: características de los puestos desempeñados, indicando fechas y motivos de cambio.

• Evaluaciones de méritos.

• Ascensos.

• Puntualidad.

• Capacitación y Formación: datos académicos del colegio, instituto o Universidad.

• Sueldos o Salarios: Fecha de incrementos.

• Aptitudes e intereses especiales.

b. DATOS COLECTIVOS (Cifras Totales)

• Solicitudes de empleos

• Asistencias

• Movimiento de Personal

• Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual

• Atención Médica

• Número de horas extraordinarias laboradas

• Contratos de Personal

• Listado de Colaboradores: Hombres, mujeres, estables, eventuales.

• Bienestar de Personal: Participación de empleados en actos deportivos.

CONTROL DE ENTRA Y SALIDA

El control tanto del ingreso y salida al centro laboral de los colaboradores, se hace a través de registro de hora y firma en libros acondicionados, en el parte diario, o en marcado de tarjetas, ubicadas generalmente en la puerta de ingreso y/o en la oficina principal de la institución. En la actualidad por ser un medio más efectivo para el control, se utiliza la tarjeta de asistencia y reloj marcador; o en todo caso, conforme al avance del sistema automatizado, en muchas empresas en la actualidad la entrada y salida del personal se hace a través del registro en la tarjeta electrónica.

INSTRUMENTOS DE CONTROL DE PERSONAL

Son los distintos instrumentos y formatos, para el control oportuno y eficiente del recurso humano dentro de las organizaciones, dentro de estos podemos mencionar: Reloj Tarjetero, parte diario de asistencia, tarjeta de control de asistencia, papeleta de salida, tarjeta de récord laboral, etc.

TARJETA PERSONAL DE RECORD LABORAL

Todo colaborador debe tener una ficha personal de récord laboral anualizada, anotándose en ella las ocurrencias tales como inasistencias, permisos, licencias, vacaciones, etc. Este control es mensual.

FUNCIÓN DE RELACIONES LABORALES

Esta función es sin duda la más delicada dentro del área de recursos humanos, por las repercusiones y proyección

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