Proceso De Control

Proceso de control

La definición de control se deriva de la palabra controlar que significa, confirmar que los objetivos propuestos en el proceso del plan se han logrado y si no es así verificar por qué. Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas específicas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

Definiciones y conceptos sobre control administrativo

Es una organización en la cual todo trabajador debe de estar cumpliendo una tarea distinta del resto, pero tratando de llegar a una meta en común, al igual que se debe de tener una constante supervisión para evitar cualquier tipo de error.

Algunos autores han comprendido la necesidad e importancia del control administrativo, y para ello definieron este concepto:

• George R. Terry: nos define a que es un proceso en el cual se determinara lo que se está procesando a cabo, valorizándolo y si es necesario aplicar métodos para que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

• Henry Fayol: consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan aceptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente

• Harold Koonts y Cyril O’ Donnell: implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivo de acuerdo con el plan.

• Lourdes Much Galindo: la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.

• Jesus vazquez: consiste en la confirmación de que los planes o las tareas se ejecutan en la forma y oportunidad proyectadas y en iniciar las medidas de ajuste en caso de desviaciones.

Establecimiento de estándares

Identificar lo realizado de tal manera que no sólo se mida, sino que también se evalúe lo medido, enfocándose a todos los niveles de la empresa. Se deben emplear medidas para evaluar las funciones y actividades, tanto actuales como futuras, asegurándose de que tales medidas sean efectivas.

La anticipación o descubrimiento de las desviaciones y la dedición delas resultados logrados

Esta etapa consiste en identificar que es lo que se ha logrado. Esto es importante porque proporciona la verdadera información objetiva que posteriormente se compara con el estándar. En la ejecución de este proceso es útil tener presentes los siguientes puntos:

a) Las mediciones sustituyen al criterio. No sólo es necesario medir, sino también evaluar lo que se ha medido.

b) Distribuir razonablemente las mediciones entre las varias actividades clave. Abstenerse de hacer todas las mediciones en el mismo nivel de la organización.

c) Seleccionar medidas para evaluar tanto las actividades actuales como las futuras.

d) Las mediciones que se aplican a un grupo, según lo ilustra una unidad orgánica pueden ser efectivas. La unidad no necesariamente debe ser un empleado individual.

La verdadera ejecución de la medición del funcionamiento se logra en muchas formas, tales como observaciones personales, datos estadísticos e informes, tanto verbales como escritos.

En este paso se compara el funcionamiento actual de las actividades a controlar, con el patrón o estándar previamente establecido.

Una vez que se ha obtenido la información sobre el funcionamiento, el siguiente paso en el control consiste en comparar este funcionamiento con la norma o patrón, con esto se evalúa el funcionamiento.

Cuando existe alguna diferencia entre ambos, suelen requerirse criterios para establecer la importancia de la diferencia. Es inadecuado fijar una variación rígida absoluta o incluso un intervalo de lo que se considere satisfactorio. Las desviaciones de la norma que sean relativamente pequeñas ameritan la aprobación del funcionamiento de algunas actividades, en tanto que en otros casos, una ligera desviación puede ser grave. El funcionario del control debe, en consecuencia, analizar, evaluar y juzgar los resultados como parte definida del proceso de control.

En términos generales, la comparación de lo hecho con las normas para ver si difieren, deberá efectuarse lo más cerca posible del lugar de trabajo, pues esto facilita la inspección, y ayuda a localizar lo que necesite corrección, con el resultado, de que las pérdidas sean mínimas. Sin embargo, cuando el criterio es lo principal para determinar la importancia de alguna desviación, puede ser necesaria cierta demora para obtener la información de control para la autoridad encargada de la decisión.

La acción rectificadora o ejecución de la corrección

Esta etapa es crucial para el proceso de control, ya que los esfuerzos están encaminados a que los resultados correspondan a los estándares. Cuando se descubren desviaciones se debe tomar una acción correctiva. Esta acción puede ser prevista, adelantándose a los hechos y ponerla en práctica inmediatamente como una acción preventiva y correctiva.

Siempre que se descubran variaciones importantes, éstas no sólo piden una acción inmediata y enérgica, sino que es imperativo aplicarla. El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas, ajustes interminables o excepciones excesivas.

La acción correctiva la ejercen quienes tienen autoridad sobre el procedimiento actual. Puede implicar un cambio en el método para obtener la cantidad deseada o una nueva forma de determinar las dimensiones de las partes que se están produciendo para llenar los requisitos de control de calidad. En algunos casos puede bastar un cambio en la motivación. Puede ser útil la reimplantación del objetivo en la mente del empleado o la revisión de una política y de su aplicación.

Para el máximo de efectividad, el control debe ir acompañado de la responsabilidad individual y fija. Hacer a determinado individuo el responsable de los resultados que se esperan es el mejor medio para realizarlos. La responsabilidad individual fija tiende a hacer personal el trabajo. Lo convierte en su trabajo, en su responsabilidad para lograr un desempeño satisfactorio, y su responsabilidad para hacer cualesquiera

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