Programa de especialización en mejora continua de procesos de negocios

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Programa de especialización en mejora continua de procesos de negocios

Mejora en la Validación de los Documentos de Inscripción para el Examen de Admisión de Pregrado - Ingreso Tercio Superior (ITS)

ISRAEL AGUIRRE

MANUEL EGO AGUIRRE

VANESSA ESCOBEDO TERRAZOS

KAREL ORTIZ GUZMÁN

EDUARDO ZAVALA

Lima – Perú 2016

ÍNDICE

Resumen Ejecutivo        

1. Descripción de la empresa        

1.1. Descripción del Modelo de negocio de la organización en base a los Canvas de Osterwalder.        

1.2. Entorno del modelo de negocio: fuerzas y tendencias.        

1.3. Estrategias de la organización y  del área donde se desarrolla el proyecto.

2. Definir el problema a resolver        

2.1. Descripción del proceso seleccionado, en base a diagrama SIPOC y los diagramas de flujo.        

2.2. Identificación como el proyecto contribuye con la estrategia de la organización y sus objetivos.        

2.3.Alcance del proyecto        

2.4. Identificación de la voz de los actores y clientes del proceso. ( VOC)        

2.5. Identificación de  indicadores que se usaron para evaluar el éxito del proyecto        

3. Medir        

3.1. Muestra de datos recolectados.        

3.2. Recolección la información estadística relacionada la problemática, gráficos de        

comportamiento actual.        

3.3. Diagrama de flujo, medición de tiempo antes y después del proyecto.

4. Analizar        

4.1. Causas que producen los efectos identificados como problemas.        

4.2. Potenciales causas de los efectos identificados como problemas.        

4.3. Definición de las causas raíz de los problemas aplicando criterios combinados de Ishikawa, Pareto, 5 porqués.        

4.4. Validación de los hallazgos con el análisis de datos.        

5. Mejora        

5.1. Identificación y selección de las posibles soluciones a las causas raíz.        

5.2. Selección y sustento de la solución propuesta        

5.3. Evaluación de los beneficios operativos        

5.4. Cronogramas de trabajo (Gantt) de la ejecución de la solución        

6. Estrategias de control                

7. Evaluación Financiera y Operativa        

7.1. Análisis de Indicadores.        

7.2. Evaluación Económica.        

8. Conclusiones y Recomendaciones        

9. Bibliografía utilizada        

10.Anexos        

Resumen Ejecutivo

Siendo la Pontificia Universidad Católica del Perú una institución de referencia académica universitaria en el país, se ha identificado que en la actualidad este concentra especial importancia en atraer el talento y capacidad de jóvenes destacados que ocupan los primeros puestos en el ranking de méritos y que cursan el último año de estudios secundarios.

En este sentido del análisis al proceso de admisión ITS, se determinó que este presenta debilidades claramente definidas que son significativas oportunidades de mejora, tal es el caso del proceso de validación de documentos ingresados por el candidato a postulante ITS, proceso que se realiza de manera manual insumiendo elevada cantidad de horas y recursos, que generan riesgos altos de error humano.  

Dada esta premisa, el presente proyecto propone mejorar el proceso en mención, a través de la automatización, que implica entre otras mejoras, la conexión con la Base de Datos del MINEDU para la verificación de las notas y el cálculo del promedio ponderado automatizado, así como la verificación de la foto mediante patrones estandarizados.

1. Descripción de la empresa

1.1. Modelo de negocio de la organización

El modelo de negocio de la PUCP tiene como propuesta de valor un seguimiento constante al alumno, desde que es postulante hasta que su graduación e inclusive ofrece una amplia bolsa de trabajo para sus egresados, todo con el apoyo de la tecnología para estar a la vanguardia.

Gráfico 01: Modelo de negocio Canvas

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1.2. Entorno del modelo de negocio: fuerzas y tendencias.

Para una mejor comprensión del espacio de diseño del entorno de negocio respecto de nuestro proyecto, se considera importante desarrollar lo siguiente:

Respecto de la Fuerza de mercado:

• En cuestiones de mercado, se observa que en la actualidad el interesado en postular a una universidad requiere que el proceso de inscripción para la admisión sea en línea y con un tiempo de respuesta mínimo, descartando la opción de recurrir a la sede principal de la universidad.
• En segmentos de mercado, se tiene que, en el mercado de la educación universitaria, estos se encuentran distinguidos de acuerdo categorización socioeconómica y por el nivel de rendimiento.
• Necesidades y Demanda, se observa que el cliente actual busca una educación superior de calidad, con disponibilidad de sedes y de costo accesible.
• Costes de cambio, el cliente mantiene vínculo con la PUCP a razón del prestigio que este tiene, sin embargo, la competencia a la fecha ofrece servicio en el rubro a un menor costo.

Respecto de la Fuerza de la industria:

• Competidores(incumbentes), a la fecha se identifica como competidores a la Universidad de Lima y UPC.
• Nuevos jugadores, se identifica a la Universidad del Pacífico quien mantiene un modelo de negocio similar con orientes de ampliar servicios universitarios y la Universidad San Ignacio de Loyola que tiene un modelo de negocio ligeramente diferente toda vez que el servicio de educación universitaria desde el primer ciclo exige estudios de carrera y habilidades blandas.
• Productos y servicios sustitutos, del análisis al mercado se determina que los Institutos son una alternativa a razón del costo, tiempo de duración y dificultad de ingreso.
• Proveedores y otros actores de la cadena de valor, se identifica como principal proveedor a la empresa IBM, y empresa de telecomunicación de claro; sin embargo, la existencia de nuevos proveedores es permanente, pero con menor calidad de servicios.
• Inversores, no se idéntica inversores que influyan en el modelo de negocio

Respecto a la Fuerza Macroeconómica:

• Condiciones del mercado global, en la última década, la economía peruana ha disminuido su crecimiento, de crecer 6.9% en el periodo 2006-2010 a 4.7% en el periodo 2011-2015 con mayor presencia en el sector Servicios.
• Mercados de capital, al ser la universidad una organización sin fines de lucro, no se encuentra valorizado en acciones u otros títulos.
• Productos básicos y otros recursos, el principal recurso de la universidad es su plana docente, cuyo perfil de educación se ha visto modificado debido a la nueva ley universitaria. Esto implica una mejor calidad educativa y a su vez mayores costes.
• Infraestructura económica, la infraestructura actual indica que los principales son la calidad de la enseñanza en la educación básica y el nivel de criminalidad.

Respecto a Tendencias Claves:

• Tendencias tecnología: Actualmente el mercado ofrece cursos, diplomados virtuales o semipresenciales, inclusive hay hasta carreras en tecnología. Esto debido a una mejora en los servicios de videoconferencias para educación.
• Tendencias Normalizadoras: La universidad se ve afectada con las leyes y normativas que dicte el estado y debe ajustarse a ellas en el periodo requerido, por ejemplo, actualmente se está implementando la ley universitaria, lo cual requiere profesores con maestría.
• Tendencias sociales y culturales: No se identifican tendencias que afecten el modelo de negocio actual.
• Tendencias socioeconómicas: La universidad actualmente está descentralizando el examen de admisión para que no solo sea en la capital, también en provincias, esto beneficiando a más postulantes.

1.3. Estrategias de la organización

La Pontificia Universidad Católica del Perú, como ente administrativo contempla entre sus estrategias organizacionales las siguientes:

1. Modelos alternativos para el crecimiento y desarrollo de los distintos recintos académicos del campus.
2. Estrategia para el crecimiento de áreas de apoyo académico: bibliotecas, centros de aprendizaje, etc.
3. Provisión de aulas, seminarios, áreas de estudio grupal y espacios de enseñanza.
4. Provisión adicional de espacio físico para áreas de docentes y unidades administrativas.
5. Estrategia para los espacios dedicados a la vida estudiantil, con énfasis en los comedores y otras áreas sociales.
6. Plan para los espacios deportivos y recreativos.
7. Estrategia general de sostenibilidad para el campus: infraestructura, paisaje y edificios.
8. Estrategia de reorganización/racionalización del transporte vial en el campus: espacios de circulación y estacionamientos.
9. Estudios iniciales para estrategias de expansión futura en las áreas aledañas al campus.
10. Estudios iniciales para estrategias de incorporación al campus de institutos y espacios académicos dependientes de la PUCP localizados en otras partes de Lima.
11. Estudios para el desarrollo de proyectos referidos a la vinculación de la Universidad con la sociedad civil y empresa.

De acuerdo a lo listado, se considera que nuestro proyecto se encuentra alineado a la estrategia once, toda vez que el proyecto conforme se encuentra formulado propone la vinculación de la Universidad con organismos públicos como es el Ministerio de Educación y otros centros educativos que a través del desarrollo del proyecto lograrán acceder a ser reconocido como colegio ITS en la PUCP.

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