Propuesta De Mejora A La Documentación Del Sistema De Gestión De La Calidad.

Propuesta de mejora a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad

Lcda. Yanda Susana Faría Escalona

Resumen

La EMSIL y sus UEB, trabajan desde el año 2009 en implantar el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), lo que ha significado establecer paulatinamente responsabilidades, capacitar, garantizar los recursos necesarios y elaborar, mejorar e implantar la documentación.

Esta última tarea es uno de los requisitos fundamentales para poder certificarse, sin embargo, al cambiar de Ministerio muchos de los documentos que ya estaban elaborados quedaron desactualizados y sin una codificación uniforme y entendible.

Por todas estas razones decidimos realizar una propuesta de mejora que contempla la revisión y actualización del Manual de Calidad, la realización de las fichas de los procesos y sus diagramas de flujo, la elaboración de las instrucciones de trabajo para operar un silo, actualización y codificación de los procedimientos generales y obligatorios según la Norma ISO 9001:2008; así como los específicos exceptuando el Manual de Procedimientos Operacionales para una Posición de Silo, otros manuales, y el MIP, además de llevar toda esta información al Sitio Web.

Introducción

La ISO creada el 23 de Febrero de 1947 como organización no gubernamental, la componen hoy 162 organismos nacionales de normas, de los cuales participan en calidad de miembros plenos 106, 46 como miembros correspondientes, y 10 como miembros suscriptores.

El objetivo de la organización es promover el desarrollo de la normalización y sus actividades para facilitar el intercambio de bienes y servicios y el desarrollo de la cooperación en las esferas científicas e intelectuales, tecnológicas y económicas, extendiendo su representatividad y posición en el escenario internacional desde su creación.

Esta Norma establece los requisitos que se deben cumplir para implantar un Sistema de Gestión de la Calidad en cualquier organización. Partiendo de ello, una entidad para comenzar con este propósito debe tener en cuenta diferentes elementos tales como:

Extensión o alcance (incluye a todas o una parte de las fases del ciclo de vida del producto y sus procesos),

Estructuración (incluye la definición de responsabilidades y autoridad de toda su estructura organizativa, proporcionando los recursos apropiados y suficientes).

Documentación (se refiere a todos los elementos, requisitos y disposiciones adoptados que deben ser documentados de forma sistemática y ordenada, siendo entendibles para todos aquellos que la usan).

Un SGC documentado describe las formas de operar de una organización para alcanzar la calidad de sus productos establemente. Documentar significa plasmar datos, descripciones y disposiciones en cualquier tipo de soporte.

Al respecto el Comandante Raúl Castro en la Clausura del Segundo Período de Sesiones de la VII Legislatura de la Asamblea Nacional del Poder Popular el 28 de diciembre de 2008 expresó:

"No es posible dirigir sin dominar las disposiciones y documentos rectores de nuestro trabajo. No estamos acostumbrados a regirnos por los documentos, y cuando aparece uno, le vemos el título y allá va a dormir a las gavetas (…) lamentablemente, no todos tienen el hábito de estudiarlos ni consultarlos con la periodicidad requerida, que es la única forma de aplicarlos de manera consecuente."

OBJETIVOS

Teniendo en cuenta lo anterior el objetivo general de este trabajo es mejorar la documentación del SGC en la EMSIL.

Los objetivos específicos son los siguientes:

• Revisar y actualizar el Manual de Calidad.

• Confeccionar las fichas de los procesos con sus diagramas de flujo.

• Elaborar las instrucciones de trabajo para operar un silo a partir de las dadas por el fabricante brasileño en el CD y otros materiales de consulta.

• Actualizar y codificar los procedimientos Generales y Obligatorios según la ISO 9001:2008.

• Actualizar y codificar los procedimientos específicos exceptuando los que aparecen en los manuales.

• Organizar toda esta información a un Sitio Web creado al efecto.

Esta experiencia ha sido presentada y aprobada a nivel nacional para generalizar a todas las UEB del país en la EMSIL; así como valorada por los especialistas de calidad del GIAS, el MINAG y el CITMA.

Material y método

Para realizar el trabajo se utilizaron métodos teóricos y empíricos especialmente la búsqueda bibliográfica para lo cual se consultó toda la base normalizativa aplicable a la entidad, así como los documentos legales y reglamentarios vigentes.

También se realizaron entrevistas a técnicos y especialistas en los diferentes procesos los que aportaron sus conocimientos y experiencia para enriquecer los documentos elaborados.

Desarrollo

Revisión y actualización del Manual de Calidad

En el Manual de Calidad se trabajó en la precisión del alcance del sistema incluyendo la producción de Harina Integral que antes no se contemplaba, y con ello la aplicación de HACCAP para garantizar su inocuidad, se le agregó el objeto empresarial actualizado y un diagrama con la estructura organizativa de la entidad y todas las Direcciones, UEB y posiciones de silos; así como otros datos de interés.

También se le incluyó una tabla resumen con los procesos, los documentos rectores en cada uno de ellos y los registros que emanan con su codificación en correspondencia con lo explicado en el PG-01-01 Gestión de la Documentación, así como su relación con los requisitos ISO en cada caso, se simplificó la matriz de responsabilidades y se actualizó la lista maestra por los documentos, leyes y normas vigentes

Elaboración de las fichas de procesos

Las fichas fueron elaboradas en una primera versión, son muy importantes ya que en ellas se describe cada proceso en cuanto a responsabilidad, propósito, documentos relacionados, referencias, procesos de apoyo y actividades que lo integran, recursos necesarios, entradas y proveedores, salidas y clientes.

Estas cuentan también con los diferentes diagramas de flujo para cada parte del proceso en general y de forma particular donde se expresan las relaciones que se establecen para llegar a lograr la eficiencia del sistema, apareciendo además la forma de medir esta, una de las cuestiones básicas para probar que realmente el sistema está bien estructurado y documentado.

Constituyen la guía para que cada líder de proceso pueda accionar en el mismo de forma adecuada.

Revisión y actualización de los Procedimientos Generales y Obligatorios

La ISO 9001:2008 establece que para tener documentado un SGC la organización debe elaborar y aplicar de forma obligatoria los procedimientos

...