Proyecto De Inversion

FORMULACIÓN DE PRESUPUESTOS DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN

El tema central de este módulo del Curso es cómo hacer presupuestos cuando se formulan proyectos de distinto tipo, sean proyectos de investigación, de implementación de actividades educativas, sociales, productivas o culturales, proyectos de documentación, catalogación de producciones culturales, de elaboración de materiales educativos, de capacitación, animación sociocultural o formación, u otros tipos de proyectos. La actividad está dirigida a profesionales “no contables”. Para gente que viene de las Ciencias Sociales y de la Cultura, este es un tema arduo, pero necesario.

El primer problema a vencer son los bloqueos que genera este tema, o sea problemas que han tenido y tienen los que formulan proyectos cuando se ven con la página en blanco del presupuesto y deben completar los casilleros. Es importante al menos tener claro cuáles son las principales dificultades que aparecen, los principales fantasmas o bloqueos, para enfrentarlos y superarlos.

A continuación nos centraremos en ver cómo se organiza la información que hay que presentar en los presupuestos. Casi siempre que nos proponemos presentar un proyecto en una convocatoria debemos elaborar el presupuesto partiendo de un modelo de planilla o formulario diseñado por el organismo donde se va a paresentar, sea que convoca a un concurso o que dispone de mecanismos para presentar proyectos de forma permanente. Por lo tanto, en cada convocatoria el formato presupuestario es diferente y los números se tienen que presentar en formatos que cambian de organismo en organismo y de convocatoria en convocatoria. Para esto se seleccionaron cuatro convocatorias distintas donde se han presentado proyectos. En estos casos ya están los presupuestos hechos, y la idea es mostrarlos para comparar e identificar las diferencias entre los distintos tipos de formularios con los que se puede encontrar quien formule proyectos. Se podrá ver así los distintos criterios que usan quienes diseñan estas convocatorias para organizar la información.

El siguiente bloque estará destinado a analizar un poco más en detalle cómo es el proceso de armar un presupuesto. Empezaremos por el primer paso que consiste en pensar y calcular primero el presupuesto real del proyecto: en qué consiste el proyecto que queremos hacer, qué actividades implica y qué costos tiene realizar estas actividades específicas, sumando luego otros rubros menos visibles que implican costos, que también hay que considerar, ya que sin ellos no se puede realizar este ni ningún otro proyecto ya que son costos fijos de la organización (honorarios del contador, del abogado, de servicios como Internet, teléfono, luz, amortización de equipos, mantenimiento de la oficina, sueldos de asistentes, etc.).

Esto representa un problema estructural: la mayor parte de las convocatorias y programas que se canalizan a través de Organizaciones de la Sociedad Civil no contemplan los gastos fijos de las mismas dentro de los gastos que admiten realizar con los fondos que entregan. Se parte de suponer que las OSCs reciben financiamiento privado o de sus socios en forma de cuotas sociales, donaciones de fundaciones empresariales, etc. Sin embargo en muchos casos este tipo de aportes no se verifican en la práctica, sea porque los asociados a la OSC no cuentan con recursos propios, o porque deciden no buscar sponsors o donantes del sector privado para no tener que asociar su imagen con empresas con las cuales no se comulga ideológicamente.

De modo inverso, hay gastos que la organización financiadora admite cubrir y que la organización puede conseguir de manera gratuita: docentes voluntarios, equipamiento ya existente en la organización o en la comunidad, locaciones de espacios cedidos en comodato, etc.

Por lo tanto se debe tratar de hacer el presupuesto real tomando en cuenta lo que se piense invertir o gastar incluyendo TODOS los gastos que se tendrán. Y una vez realizado este cálculo, es necesario ver cómo pasar ese presupuesto real al formulario, lo que implica quizás armar otro totalmente distinto con una serie de cálculos para transmutar unos rubros en otros de forma de ajustarse a los requerimientos formales de la convocatoria, pero teniendo en cuenta aquellos costos reales y los aportes que se consigan de otro modo y anotando en un borrador todas las cuentas que se hicieron para concretar esa transmutación, de modo de acordarnos de la lógica con que hicimos esta transformación a la hora en que nos aprueben el proyecto y tengamos que asignar el dinero y gastarlo. En este sentido también importa la presentación simultánea o diferida del mismo proyecto a varias fuentes para calcular en cada caso las contrapartes que se aportarán desde la institución (o desde esas otras fuentes de financiamiento) si es que el organismo solicita dichas contrapartes.

La idea con este tema es llegar hasta allí y darles un tiempo a los participantes para que formulen el presupuesto del proyecto que han comenzado a diseñar a partir del primer módulo, de modo tal que puedan traer sus presupuestos para el encuentro de tutoría, y discutir allí los criterios y la lógica con que se han hecho.

Como idea central la propuesta es prohibirse decir frente a un presupuesto “yo no puedo hacer eso”; todos podemos hacer un presupuesto, aunque no seamos contadores. Si se hace mal el presupuesto lo que está en juego es no poder luego implementar el proyecto o volverse loco por tener que implementarlo con menos recursos de los necesarios. ¡Por eso este punto es muy importante!

Algunas conclusiones luego de practicar cuentas y problemas de Matemáticas:

- Reducir las resistencias. Cuando hacemos presupuestos, el nivel de resistencia que se tenga frente a los números es inversamente proporcional a la posibilidad de completar la tarea. Cuanta más resistencia tengamos a hacer cuentas, obviamente va a resultar más difícil; si desde el principio creemos que no lo vamos a poder hacer, no lo podremos hacer.

- Ejercitarse en el cálculo mental y tener una mirada de conjunto usando el sentido común. Si dependemos para hacer todos los cálculos de la calculadora, el proceso es más lento que si tenemos práctica en hacer cálculos mentales. Más allá de poder usar la calculadora, la velocidad de cálculo que se tenga ayuda a vencer la resistencia… Es necesario tener aunque sea una mínima habilidad para hacer cálculos, y estar atento a la coherencia general que van tomando los números del presupuesto aunque sea muy al redondeo… No podemos errar por un 0 a una cifra. Esas cuestiones de sentido común son básicas: en un presupuesto no puede llevarse el 80% el rubro viáticos y pasajes, porque

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