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ARCHIVONOMÍA

La archivística o archivología, en algunos países archivonomía, es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

El expediente debe formarse, estrictamente con el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto o negocio, constituyendo a su historia completa.

DIVISIÓN DE ARCHIVOS

1.- Por la forma en que se organizan.

* Archivos centrales: son los que contienen toda la documentación de la empresa; es decir, que existe una oficina o departamento desde el cual se da el servicio de archivo a todas las demás dependencias.

* Archivos locales: se organizan en cada uno de los departamentos de la empresa; asi, los documentos que contienen tratan exclusivamente asuntos del departamento en cuestión.

2.- Por los asuntos que tratan.

* Archivos de tramitación: los que contienen documentos cuyo asunto está en proceso, por tanto su consulta es frecuente hasta la conclusión del mismo.

* Asuntos generales o definitivos: los que contienen documentos concluidos en su tramitación.

3.- Por la documentación que contiene.

* Archivos oficiales: se forman con documentos de instituciones públicas o gubernamentales.

* Archivos especiales: contienen documentos de instituciones privadas o empresas mercantiles.

* Archivos particulares: contienen documentos personales y de familias.

4.- Por su destino.

* Archivos públicos: los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran, si llenan ciertos requisitos.

* Archivos privados o limitados: los que pueden consultar únicamente funcionarios o empleados de la institución a la cual pertenecen.

* Archivos secretos: los que por la naturaleza de la documentación que contienen, solo pueden consultar los dueños de los mismos o funcionarios designados para el efecto.

5.- Por el método que se emplea en su manejo.

* Archivos de método directo: aquellos en donde se pueden acudir a consultar los expedientes sin necesidad de revisar antes índices o catálogos para su consulta.

* Archivos de método indirecto: los que para localizar los expedientes se requiere la consulta de catálogos o índices.

Documentación: es el principal de los elementos que integran un archivo. Hemos de entender por documentación al conjunto de documentos o escritos mediante los cuales podemos comprobar algo o tramitar un asunto.

En las oficinas la documentación se origina en dos fuentes:

* Correspondencia que se recibe.

* La que se elabora por la empresa.

Por tanto, este elemento aumenta su volumen constantemente. La documentación recibe diferentes nombres, según

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