Reducción de costos

Plan de reducción de costos

Objetivo: El objetivo del negocio no es reducir costos, sino aumentar los resultados.

Panorama: XXX tiene la oportunidad de redefinir su infraestructura para conseguir mayor eficiencia y reducir los costos de su operación.

1. Áreas de oportunidad:

1. Mejora de calidad: La calidad nuestro servicio no es un elemento que debiera descuidarse en el proceso de reducción de costos. Por ello, es indispensable buscar fórmulas de prestación de nuestro servicio que contribuyan al incremento del nivel de calidad a un menor costo.
2. Aumento la productividad: Mayor productividad es sinónimo de obtener mayor prestación de servicios al mismo costo o a un menor costo.
3. Reducción en el catálogo de servicios: Adaptar el catálogo de servicios que se comercializan a las nuevas circunstancias. Por ejemplo, eliminar aquellos que se venden poco, que están mucho tiempo en el proceso y que letifican el retorno del capital invertido.
4. Optimización en el proceso de prestación del servicio: Es fundamental estudiar y rediseñar, en lo posible, el proceso, eliminando pasos innecesarios.
5. Capacitación del personal: La alta formación de los empleados se traducirá en la mejora de la calidad, y en consecuencia la reducción de costos. Un personal capacitado es el capital más valioso de la empresa.

1. Secuencia a seguir para elaborar una estrategia eficaz en la reducción de costos:

1. Es imprescindible valorar si se trata de un recorte estructural o coyuntural e identificar aquellos costos que no perjudicarán el desarrollo normal de la empresa. Por ejemplo: viáticos.
2. Estudiar la causa-efecto que producirá la reducción de costos. Esto se puede ilustrar perfectamente con un ejemplo: si una empresa elimina las comisiones a sus vendedores puede originarles desmotivación y, finalmente, suponer una caída en las ventas.
3. Eliminar ineficiencias y prescindir de actividades innecesarias. Hace referencia a todos aquellos servicios ineficientes, clientes poco rentables, etc.
4. Centrarse en los clientes de alta rentabilidad. No todos los clientes interesan a la empresa, por lo que lo prioritario es mantener a los verdaderamente rentables.
5. A mediano plazo, involucrar a los trabajadores con su colaboración. Los propios empleados pueden ser buenos consejeros acerca de dónde ahorrar costos.
6. Diseñar un plan de mejora continua. Cuando se ha decidido disminuir costos, hay que diferenciar entre lo importante y lo urgente.

En conclusión, establecer un plan de reducción de costos lo tenemos que basar en tres conceptos clave: detectar, prevenir y eliminar aquellos procesos que no aportan valor al sistema.

1. Acciones 

1. Medir los gastos

Conocer cada gasto es esencial para identificar las posibles soluciones. Por otra parte, con esta acción, será posible medir los principales gastos y los que son innecesarios, es decir los que no aportan valor a la empresa. Recordar que es imposible administrar lo que no se puede medir.

Acciones urgentes

Caso de viáticos:

• Hacer sólo uso de los más indispensables. Hasta el momento la empresa ha sufragado 1.8 millones en viáticos. Esto genera un gasto de comisión por cada fondeo del 2.4%
• Acatar las normas del nuevo formato de autorización de viáticos al pie de la letra. Esto incluye no aplicar gastos que no vengan listados en el formato (despensa, golosinas, etc.)
• Las disposiciones en efectivo de la tarjeta Endered no podrán efectuarse por más de $250.00 en una sola ocasión y la comprobación fiscal pertinente.
• El uso de la tarjeta Endered es de uso personal e intransferible y para uso laboral. Por ningún motivo los viáticos podrán agruparse en gastos de otras personas.
• Sólo el 5% del total del gasto realizado de viáticos puede irse a la cuenta de gastos no deducibles. La cuenta de gastos no deducibles ya sobrepasa los 140 mil pesos en enero y febrero del 2018.
• Los viajes únicamente podrán ser autorizados por el gerente o director de departamento y por el área de finanzas en caso de subdirectores y directores.

Caso de consumibles:

• Controlar la situación del uso de consumibles y del equipo de impresión láser. Esto incluye: revisar la flota de impresoras, optimizar contratos de consumibles (papel y tóner)

• Establecer una reducción de cantidad de papel utilizado. Se deja sin control alguno. Implementar una contabilidad de tareas donde se atribuyan costos a cada departamento, con el propósito de fomentar el uso responsable de los equipos y el papel
• Utilizar el tóner en forma responsable
• Implementación de planes de control y colaboración entre las diferentes áreas.

1. Hacer un análisis a largo, mediano y corto plazo

Para hacer un control efectivo sobre los gastos y lograr reducirlos, es importante visualizar las reducciones a través de análisis de largo, mediano y corto plazo. Para eso, debemos evaluar las alternativas de reducción de costos dentro de un período de tiempo mayor, de esta forma, XXX no correrá el riesgo de basarse sólo en resultados de corto plazo, los cuales no tendrán sustentación por mucho tiempo.

1. Mejorar la gestión de procesos

El mejorar la gestión de procesos tendremos la oportunidad de revelar retrabajos, duplicaciones o procesos y actividades llevadas a cabo con un bajo valor agregado para la empresa y sus clientes; y por ende, con un incremento en el costo.

...