Reorganizacion

Reorganización

Organización:

Es un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones en unidades especificas con el fin de distribuir al logro de objetivos comunes.

Alcances y fuentes de un cambio organizacional

Propuestas de reestructuración

Internas

• Necesidad de incrementar la capacidad de respuesta

• Lentitud en el flujo de recursos económicos

• Cambios de estrategias

Externas

• Cambio en la situación del mercado

• Presión de la competencia

• Modificación de las condiciones económicas del país

Procedimiento general de reorganización

La reestructuración de una organización de trabajo debe de estar basado en los elementos siguientes:

Metodología:

• Planeación

• Instrumentación

• Análisis de la información

• Implantación

• Seguimiento de la evaluación

Mecanismos de estudio

En el sector privado: el director o gerente general

En el sector publico:

• En el ámbito central.- el subsecretario de planeación, oficina mayor, director jurídico.

• En el ámbito para estatal.- el director general, subdirector general, gerentes, directores.

• En el ámbito de gobierno estatal.- secretario estatal responsable de la administración.

Instrumentos técnicos de apoyo

• Organigramas

• Cuadros de distribución de trabajo

• Manual de organización

• Diagramas de flujo

• Cuadros estadísticos

• Normas de calidad aplicable

• Estudio del mercado

• Diagrama de distribución de espacio

• Análisis y evaluación de puestos

• Contenido del diseño de los sistemas de información

• Árbol de decisiones

• Estudio de entorno

• Redes para el análisis lógico de problemas y actividades

Principios de organización

• Departamentalización.- es la especialización del trabajo de acuerdo con el lugar, el producto, servicio, cliente o proceso que resulta de una combinación del personal. Las operaciones, actividades y funciones constituyen elementos principales de la departamentalización.

• Jerarquización.- es establecer las líneas de autoridad (de arriba abajo) atraves de los distintos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante un solo superior inmediato.

• Línea de mando.- están relacionadas íntimamente con la jerarquización por que simbolizan el enlace entre las unidades y constituyen el elemento estructural de los organigramas, ya que representan gráficamente la delegación de autoridad mediante niveles jerárquicos.

• Autoridad funcional.- ciertas unidades especializadas que realizan generalmente funciones de asesoría, planeación y supervisión apoyan la adecuada operación de los órganos de línea de una organización mediante acciones técnicas y con personal experto

• Unidad de mandos.- evita la duplicidad de mando y posibles conflictos de autoridad (es conveniente que una unidad administrativa tenga un solo titular).

• Autoridad.- es la facultad de dirigir acciones, tomar decisiones y girar órdenes para que se realice alguna actividad o se acate una decisión

• Responsabilidad.- es la exigencia que tiene todo individuo u órgano administrativo de cumplir las acciones encomendadas y rendir cuentas de su ejecución a la autoridad correspondiente (no puede ejercerse ninguna autoridad sin responsabilidad y viceversa.

• Tramo de control.- es el número de unidades administrativas que dependen directamente de un órgano superior. El tramo de control que debe tener un superior está determinado por las relaciones orgánicas que establece este y sus subordinados.

• Comunicación.- es un proceso reciproco en el que las unidades y las personas intercambian información con un proceso determinado.

• Delegación.- es el acto

de facultar y responsabilizar a un subordinado para que tome decisiones, emita instrucciones y haga que se cumpla.

• Descentralización.-

• Desconcentración.- modo de organización administrativa por el cual se transfiere funciones de ejecución y operación

Características de los niveles administrativos

Un elemento útil para desagregar funciones, evitar omisiones o duplicaciones y servir como una guía técnica del cambio consiste en precisar las funciones genéricas de cada nivel de la estructura organizacional.

Funciones que caracterizan al nivel directivo

Definir el marco de actuación de la organización

Establecer políticas y estrategias que sirvan como marco de referencia para tomar decisiones en todos los niveles de la organización

Definir prioridades de la organización en el corto, mediano y largo plazo

Manejar la imagen de la organización

FUNCIONES QUE CARACTERIZAN AL NIVEL SUPERIOR

• Elaborar y ejecutar programas mediante el establecimiento de objetivo y metas a corto, mediano y a largo plazo

• Organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el desarrollo de las funciones sustantivas o de apoyo

• Establecer sistemas de control, supervisión y evaluación de las acciones

• Interpretar y aplicar las políticas y estrategias establecidas

FUNCIONES QUE CARACTERIZAN AL NIVEL OPERATIVO

• Precisar las metas por alcanzar en sus áreas de trabajo

• Organizar, dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad

• Determinar los procedimientos y métodos específicos del trabajo

• Supervisar el desarrollo del personal a su cargo

ESTIMACIONES DE COSTOS

Las propuestas de un cambio estructural afectan los presupuestos autorizados en la organización. Puesto que modifican el número de unidades administrativas en el organigrama.

COSTO TOTAL

Al reorganizar el nivel jerárquico representa no solo gastos de personal, sino además en aspectos administrativos como la contabilidad, administración, transporte, oficina, mobiliario, equipo, etc.

COSTO ADMINISTRATIVO DE LA REPROGRAMACION

Estos por lo regular se dan en los sistemas de producción, información y comunicación, que se vinculan directamente con el proceso de toma de decisiones.

COSTO BENEFICIO

Los ajustes a la estructura y forma de operar representan un gasto definido que se refleja en el consumo de recursos. Por lo que deben justificarse con resultados específicos.

SISTEMAS DE INFORMACION:

Un proyecto para modificar la organización requiere que se analicen los sistemas de información en uso

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