Requisitos Para Elaborar Un Acta

REQUISITOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS

DE LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS O JUNTA DE SOCIOS

Un acta es un documento en el que se registra lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, junta o asamblea. Es una evidencia histórica que da fe de la evolución y decisiones que se toman en una sociedad.

REQUISITOS DE UN ACTA

Un acta de Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, debe contener:

1. Número de Acta y nombre de la sociedad a la que pertenece.

2. Órgano que se reúne (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas)

3. Naturaleza de la reunión: corresponde a la determinación de su carácter: ordinario o extraordinario, por derecho propio, segunda convocatoria o universal.

4. Fecha y hora de la reunión.

5. Lugar de la reunión: De acuerdo con el Código de Comercio (Artículos 186 y 190), la junta de socios o asamblea de accionistas se reunirá en el domicilio de la sociedad, salvo que se encuentren representados la totalidad de socios o accionistas. Las decisiones tomadas en contravención de esta norma serán ineficaces.

6. Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos, debe presidir la reunión, así como de la persona que actúe como secretario de la misma.

7. Convocatoria o comunicación mediante la cual se cita a todos los socios a la reunión. Debe contener los siguientes requisitos:

- Identificación del medio utilizado para realizar la convocatoria de acuerdo con lo previsto en los estatutos. Si el medio no ha sido estipulado, se debe convocar mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. (Código de Comercio, artículos 186 y 424)

- Órgano o persona que realizó la convocatoria de conformidad con los estatutos y la ley.

- Se debe informar con cuántos días de anticipación se citó a la reunión o en su defecto la fecha en que se realizó la citación. No se tendrá en cuenta ni el día de la convocatoria ni el de la sesión.

8. Para efectos de verificar del quórum legal o estatutario, se debe incluir la lista de los asistentes y el número de derechos propios o ajenos representados en la reunión. Tratándose de sociedades por acciones, es necesario indicar el número de acciones suscritas presentes o representadas.

9. También se deben incluir las decisiones y nombramientos aprobados, indicando el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco. Verifique que los nombramientos hayan sido efectuados por el órgano competente y que correspondan a cargos previstos en los estatutos o en la Ley.

10. Constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social respectivo o por la comisión designada para el efecto. (Código de Comercio, artículo 189)

11. Fecha y hora de la clausura.

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