SISTEMA DE POLIZAS

SISTEMAS DE POLIZAS

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:

a. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

b. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

c. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

d. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

e. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.

Ventajas:

1. Mayor división del trabajo.

2. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.

3. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.

Desventajas:

1. El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.

2. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.

Los errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos:

1. Errores que se cometen en las pólizas, y

2. Errores que se cometen en el registro.

Errores en la pólizas . Los errores localizados solamente en las pólizas pueden presentar dos aspectos:

Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que sea registrada.

Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro de póliza.

En el primer caso, puesto que la póliza no se ha registrado, bastara con cancelar o destruir la póliza equivocada, e inmediatamente después, formular la correcta, que será la que se anote en el registro.

En el segundo caso, (cuando la póliza este equivocada y error se advierte después de haberse registrado también en forma equivocada), la corrección se hará formulando una nueva póliza, en la que se asiente la contrapartida que proceda, y anotándola después en registro de póliza con lo cual quedara corregido el error que se hubiere cometido.

Errores en el registro. Cuando se ha formulado la póliza correctamente pero al registrarse, se cometió el error ya sea en los cargos o abonos alas cuentas o el importe de los mismos, la corrección deberá hacerse solamente en el registro anotando con tinta roja en la columna de la cuenta o cuentas equivocadas el importe asentado incorrectamente y , con tinta oscura, las cantidades en las columnas de las cuentas correctas.

Estas anotaciones deberan ir precedidas de una leyenda escrita en el espacio de redacción, expresada en los siguientes términos: " cambio de columna, póliza numero......", O bien " corrección a la póliza numero... "

POLIZAS

la clasificación de operaciones en los dos grupos señalados da lugar a que las pólizas sean de las siguientes dos clases:

1.-pólizas de caja.

2.-pólizas de diario.

Pólizas de caja: las pólizas de caja están destinadas a registrar las operaciones de caja, es decir, aq2uellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea como entrada o como salida de dinero.

Pólizas de diario: las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.

Datos fundamentales que deberán llevar cada una de las pólizas especificadas, no sin antes recordar que los rayados y datos que estos documentos deben contener, pueden ser muy variables, por los motivos ya expuestos al tratar el sistema de póliza única.

Por lo que se refiere a la póliza de caja, los datos que debe contener serán los siguientes:

1.- El encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que se trate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y el numero que se le asigne.

2.- En la parte media (el cuerpo de la póliza) deberá contener:

Columna para la fecha de la operación.

Espacio de redacción para anotar el asiento a que dé lugar la entrada o salida de caja, así como la redacción de la operación efectuada.

Dos columnas de valores, de las cuales la primera está destinada a los cargos, y la segunda, a los créditos.

3.- En la parte inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuando menos, tres espacios para escribir las firmas de las personas que intervinieron, a saber:

a. Quien la preparó

b. Quien la revisó

c. Quien la autorizó

Funcionamiento del sistema: conforme se van celebrando las operaciones, estas se clasifican en los dos grupos base de este sistema, registrando en pólizas de caja las entradas ingreso y salidas egreso de efectivo; y en pólizas de diario, las operaciones que no den lugar a movimientos de fondos. Tanto las pólizas de caja con las de diario deberán llevar anexos los documentos que comprueban la operación en ellas registradas, así como las firmas de quienes formularon, revisaron y autorizaron la póliza. Después se anotarán en sus respectivos registros, y será en ese momento cuando se les asigne el número que les corresponda, siguiendo al

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