SISTEMAS Y METODOS DE INVENTARIO.

INVENTARIOS

“Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos”. (Art. 63, Decreto 2649/93).

El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos.

Tiene relación directa con las MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA, que son los bienes adquiridos para la venta y que no requieren de proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para venderlos.

Los inventarios de mercancías en una empresa son una parte muy importante y fundamental, ya que por la venta de estas la empresa genera ingresos en su favor.

Por tanto se debe tener el conocimiento de ambos sistemas para poder elegir el más conveniente para el control de inventarios en la empresa.

Se denomina sistemas de inventarios al conjunto de procedimientos contables destinados al control del movimiento de mercancías, registro de sus operaciones aplicando un método de evaluación y su correspondiente exposición en estados financieros de acuerdo a normas de contabilidad.

Los sistemas de inventarios que ayudan a la evaluación de mercancías existentes en una empresa son:

• Sistema del inventario periódico.

• Sistema del inventario permanente.

SISTEMA DE INVENTARIOS PERIÓDICO:

Como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico, para determinar con exactitud la cantidad de mercancía disponible en una fecha determinada.

Con este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos; solo puede conocer el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en:

El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida de los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

Contabilización en el inventario periódico.

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.

Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).

Las ventas se contabilizan en la cuenta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).

Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).

Características del Sistema de Inventario periódico:

1. El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de inventarios (inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo cual se hace necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final.

2. Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y valoración de las mercancías existentes), no es posible determinar el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida).

3. Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, de debe proceder a efectuar un conteo físico, lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y posteriormente valorizarlas.

4. No mantiene actualizado el dato de inventario de mercancías (cuenta 1435), debido a que las compras se registran en una cuenta diferente a la del manejo de mercancías no fabricadas por la empresa, se utiliza entonces la cuenta 6205; en igual forma las devoluciones en compras tampoco se registran en la cuenta 1435, su registro afecta directamente la cuenta 6225.

5. En cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435, solamente trabaja con 2 datos, uno al iniciar el periodo, conocido como inventario inicial, y otro al finalizar el periodo como inventario final.

6. No utiliza tarjetas de kardex discriminadas en costos y cantidades, solamente lo hace determinando las cantidades.

SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE:

El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.

Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.

Contabilización

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