SOLICITUD DE SERVICIOS DE VIAJE

Con fecha __________________ los que a continuación firmamos, establecemos nuestra conformidad y liberación de la política “Solicitud de Servicios de Viaje”, con vigencia a partir de la fecha indicada.

OBJETIVO

Regular la solicitud y logística para servicios de viaje de trabajo

ALCANCE

Televisa CJ Grand, SA de CV

DIRIGIDA A

Empleados en general

DEFINICIONES

1. Solicitud de Compra es el documento mediante el cual se solicita al área de compras o área correspondiente un bien o servicio de consumo inmediato, de stock (re-abastecimiento del almacén) o proyectos de inversión.
2. Tarifa Corporativa es el precio por servicio de hoteles, aerolíneas y renta de vehículos determinado y autorizado por la Empresa.
3. Intercambio es la operación de compra y venta, amparada por un contrato o Contrato de Prestación de Servicios, mediante la cual se ofrecen productos o servicios del Grupo Televisa a cambio de bienes o servicios de un cliente o Proveedor.
4. Proveedor es toda persona o empresa que abastece de bienes o servicios.
5. Gastos de Viaje son las erogaciones para cubrir las necesidades de alojamiento y desplazamiento durante un viaje de trabajo.
6. Servicio de Viajes de Emergencia es la solicitud de viaje que surge fuera de horarios de oficina y cuya fecha de realización es requerida dentro de un lapso no mayor a un día hábil.
7. Formato de Justificación de Viajes Internacionales es el documento requerido para la solicitud de gastos, justificación y comprobación de Gastos de Viaje al extranjero.
8. Formato de Justificación de Viajes Nacionales es el documento requerido para la solicitud de gastos, justificación y comprobación de Gastos de Viaje en Territorio Nacional a partir de dos personas en adelante.

REGLAS

1. Únicamente deben autorizarse los servicios de viaje:

1. Plenamente justificados y que sean estrictamente por motivos laborales.
2. Para los que se cuente con presupuesto disponible en el centro de costos correspondiente.
3. De acuerdo a los establecido en la Matriz de Gastos y Servicios de Viaje, ver Anexo I

1. La solicitud de reservación debe realizarse:

1. Con un anticipación mínima previa a su salida de:

1. Cuatro días hábiles para viajes individuales hasta 9 personas.
2. Seis días hábiles para viajes grupales desde 10 personas en adelante.

1. La Solicitud de Compra por concepto de viajes debe enviarse por el sistema centralizado de compras a más tardar a las 18.00hrs de lo contrario será atendida al siguiente día hábil.

1. Queda estrictamente prohibido:

1. El trámite de servicios de viaje considerando la preferencia del solicitante.
2. Contratar servicios de viaje que no sea por medio del área de Logística y Gastos de Viaje.
3. Para el área de Logística y Gastos de Viaje:

1. La contratación de servicios de viaje en forma de prepago
2. La emisión de documentos para la obtención de servicios de viaje sin el cumplimiento por parte del área solicitante de acuerdo a lo establecido en la presente política.

1. El trámite de servicios de viaje debe apegarse estrictamente al orden de prioridad indicado a continuación:

1. Al consumo de Intercambios o recursos con los que cuenta la Empresa, siempre que se carezca de una cotización que represente condiciones económicas favorables mínimas de un 30%.
2. Las negociaciones de Tarifas Corporativas con Proveedores de servicios de transportación, alojamiento, renta de vehículo, etc, con quienes Grupo Televisa hubiese establecido tarifas (sujeto a disponiblidad).

1. En equipos de fútbol, cualquier cambio en la lista definitiva de reservaciones debe solicitarse cuando menos un día previo a su salida.
2. Los Gastos de Viaje de los ejecutivos y empleados que viajen a una Empresa Subsidiaria, deben absorberse por la Empresa que:

1. Origine o se beneficie de su realización.
2. Reciba al ejecutivo o empleado como parte de una transferencia de personal.

1. El viaje al mismo destino para varios ejecutivos, a partir del nivel Dirección, debe realizarse en un vuelo o corrida distinta para cada uno.
2. El Servicio de Viaje de Emergencia debe:

1. Estar plenamente justificado y autorizado.
2. Notificarse via telefónica al área de Logística y Gastos de Viaje.
3. Tramitarse conforme al periodo en el que se haya realizado:

• De lunes a jueves, dentro de las 16 horas hábiles posteriores a la compra del servicio.
• De viernes a domingo, el siguiente día hábil al trámite hasta antes de las 14.00horas.

RESPONSABILIDADES

1. El área solicitante es responsable de:

1. Entregar al área de Logística y Gastos de Viaje el calendario de viajes y eventos programados.
2. Tramitar sus reservaciones de viaje con el área de Logística y Gastos de viaje con la anticipación y en los horarios establecidos en la presente política.
3. Llenar y entregar el área de Logística y Gastos de Viaje, en su caso, el:

• Formato de Justificación de Viajes Internacionales
• Formato de Justificación de Viajes Nacionales a partir de dos personas

1. Concluir con el trámite de solicitud de Gastos de Viaje para Viajes de Emergencia de acuerdo a los periodos establecidos.

1. El empleado que viaje es responsable de:

1. Contar con:

1. Identificación oficial vigente
2. Pasaporte y visa vigente, en su caso.
3. Licencia de manejo vigente para el servicio de renta de vehículo en su caso
4. Tarjeta de crédito personal para el registro de hotel y renta de vehículo, en su caso
5. Seguro de gastos médicos, en su caso.

1. Verificar que el seguro del vehículo rentado incluya cobertura de: daños a terceros, robo total, daños materiales y responsabilidad civil.
2. Llenar el tanque de gasolina al regreso del vehículo.

1. El responsable del centro de costos es responsable de:

1. Solicitar y validar la cotización del viaje de trabajo para el personal de producción que lo requiera.
2. Tramitar su solicitud de servicios de viaje conforme a lo establecido en la presente política.
3. Cumplir con los montos establecidos.
4. Justificar el recorrido de locación, en su caso.

1. El área de Egresos y Control Presupuestal son responsables de validar la autorización y justificación de cualquier área solicitante

AUTORIZACIONES

1. Los gastos de viajes dentro del territorio nacional deben ser autorizados por:

1. El área administrativa.
2. El área responsable del centro de costos, nivel mínimo Dirección.

1. El área solicitante, nivel mínimo Dirección General, es la única facultada para autorizar Gastos de Viaje al extranjero.

1. La contratación de servicios que no sea tramitada por el área de Logística y Gastos de Viaje y que se encuentre debidamente justificada de acuerdo a esta política debe estar autorizada por:

1. El responsable del centro de costos solicitante.
2. El área administrativa correspondiente, nivel mínimo Dirección.

1. El área de Finanzas es la única facultada para autorizar Tarifas Corporativas de hospedaje, transportación aérea y terrestre.

HOSPEDAJE DIARIO

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