Sistematizacion

Tema 9 Sistematización

NORMAS

Son las reglas establecidas en una organización para regularizar las diferentes

actividades que definen el funcionamiento de la misma.

POLÍTICAS

Son los patrones de conducta o guías de acción que persiguen los diferentes

objetivos de una organización.

FUNCIONES

Son las principales actividades que se distinguen en una organización.

PROCESOS

ACTIVIDADES

Son las acciones que se realizan en cada proceso.

TAREAS

Cada una de las acciones físicas o mentales, pasos o etapas que es necesario

ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada.

PROCEDIMIENTO

es la manera como se efectúa una operación o

una secuencia de operaciones.

9.2 Definición de Sistematización

Consiste en la aplicación de diferentes técnicas que permitan una mejor

distribución del trabajo, el establecimiento de responsabilidades y visualizar la

participación de los distintos niveles administrativos en un procedimiento

específico.

9.3 Áreas que comprende la sistematización

• Estudio de los sistemas de contabilidad y control

• Estudio de la organización y de los procesos

• Mejoramiento de las prácticas de oficinas y procesamiento de datos

(Administración de formularios y archivos mecanizados)

• Documentación de empresas (Manuales)

• Estudio del trabajo

• Estudios de factibilidad

• Aplicaciones de técnicas administrativas, etc

9.4 Objetivos de la Sistematización

• Mejorar el servicio al cliente

• Acelerar los procesos

• Mejorar los controles

• Reducir los costos operativos y administrativos, así como aumentar

la productividad.

• Obtener mayor exactitud y velocidad en el procesamiento de datos y

en la preparación de informes

• Suministrar mejor información a la gerencia (informática)

9.5 La Unidad de Sistemas y Procedimientos

La unidad de sistemas y procedimientos, es la encargada de conocer los

problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos,

y proponer las soluciones que

correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean,

RELACIONES

La unidad de sistemas y procedimientos depende directamente de la

dirección superior de la empresa.

La unidad de sistemas y procedimientos mantiene con los diferentes niveles

directivos de la empresa, relaciones de asesoramiento.

FUNCIONES

1. Estudio de la Estructura;

2. Análisis de Funciones;

3. Estudio de los Procedimientos;

4. Diseño de Formularios;

5. Redacción de Manuales;

6. Ordenamiento de Oficinas;

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