Subsistemas Organizacionales

1.2.3 SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Los subsistemas organizacionales desempeñan cinco funciones esenciales: de interacción con el medio ambiente, producción, mantenimiento, adaptación y administración.

Los subsistemas de interacción con el medio se encargan de manejar las entradas y las salidas. Por el lado de las entradas los departamentos requieren de suministros y materiales, y lo hacen a través del departamento de compras; y por el lado de las salidas ellos generan demanda y satisfacen el mercado a través del departamento de Marketing.

El subsistema de producción se encarga de elaborar o producir los productos y servicios de la organización. En éste subsistema se efectúa el proceso de transformación principal de la organización. Este subsistema es el departamento de producción en una empresa de manufactura; los profesores y clases en una universidad y las actividades médicas en un hospital.

El subsistema de mantenimiento se encarga del mantenimiento de la infraestructura de la organización y de atender las necesidades del personal como salario, confort y bienestar del personal en general.

El subsistema de adaptación es responsable del cambio organizacional, se encarga de analizar e investigar los problemas, oportunidades y desarrollo tecnológico. Este subsistema es encargado de generar innovaciones y ayuda a la organización al cambio y adaptación.

El subsistema de Administración es el responsable de la dirección y coordinación de los otros subsistemas de la organización. Este subsistema provee dirección, estrategia, metas y políticas a toda la organización así como también es responsable del desarrollo de la estructura organizacional y del establecimiento de metas dentro de cada subsistema.

Un subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento sólo tiene sentido como parte de un sistema más amplio, es decir, una empresa está formada por subsistemas o áreas

Dado que consideran los sistemas como una estructura de eventos o actividades, la clasificación que Katz y Kahn (1977: 49-59) hacen de los subsistemas organizacionales está basada en el tipo de actividades. Así identifican cinco subsistemas dentro de la organización, que corresponden a la clasificación más general de los sistemas sociales de Talcott Parsons.

Son los siguientes:

• Subsistemas técnicos de producción

• Subsistemas de apoyo

• Subsistemas de mantenimiento

• Subsistemas de adaptación

• Subsistemas de administración

Subsistemas técnicos de producción. Tienen que ver con el proceso de transformación o procesamiento de energía. Su función es satisfacer los requerimientos de la tarea central de la organización mediante la división del trabajo; se deciden las especificaciones y estándares del mismo. Los subsistemas de producción desarrollan una dinámica de eficiencia técnica: aunque éste es un “valor natural” del sistema de producción, “tal hecho no garantiza la eficiencia organizacional general” (Katz y Kahn, 1977: 100), pues este subsistema se encuentra en interacción; es interdependiente de los demás subsistemas.

Subsistema de mantenimiento. Estos “aseguran la presencia de energía humana que permite ejecutar los papeles” (Katz y Kahn, 1977: 49) organizacionales. Están dirigidos a “mantener la estabilidad y la capacidad de producción en la organización” (Katz y Kahn, 1977: 100), mediando entre las demandas de la tarea y las necesidades humanas para mantener la estructura en funcionamiento. Para realizar estas funciones, los subsistemas de mantenimiento elaboran mecanismos de selección del personal, socialización e indoctrinación, recompensas e incentivos y sanciones, buscando formalizar o institucionalizar todos los aspectos de la conducta organizacional, para disminuir la variabilidad y el cambio. Como lo señalan Katz y Kahn (1977: 101) la característica distintiva de la estructura de mantenimiento es –como su nombre lo indica- mantener las cosas como están y no permitir cambios”, mira hacia el interior de la organización y hacia sí misma.

Este conservadurismo es fuente de frustración para la gente en otros subsistemas, “las proposiciones ocasionales de cambio organizacional que emanan de las estructuras de mantenimiento serán superficiales por naturaleza, antes planeadas para aumentar la satisfacción con lo que se tiene que para crear alternativas más satisfactorias...” (Katz y Kahn, 1977:102).

Subsistemas de apoyo. Proporcionan una fuente continua de insumos de producción, ampliando el sistema de producción y llevándolo al entorno para obtener materias primas y entregar producto, así como desarrollando un ambiente favorable con otros sistemas de la sociedad. La función de los subsistemas de apoyo (abastecimiento y ventas) es mantener intercambios transaccionales en las fronteras del sistema, así como obtener apoyo y legitimación sociales para la organización. Su dinámica es la manipulación específicamente enfocada al entorno de la organización. Sus mecanismos permiten adquirir control sobre las fuentes de abastecimiento y crear una imagen para la organización.

Subsistemas de adaptación. Estos se relacionan con la generación de respuestas adecuadas a las cambiantes condiciones externas. Son los subsistemas que tienen que ver con el cambio organizacional, con los problemas de ajuste. La función adaptativa al igual que la de mantenimiento está dirigida a la supervivencia de la organización, aunque a diferencia de aquella está dirigida hacia fuera. Busca tener bajo control al entorno, lograr una “constancia ambiental”. Katz y Kahn (1977 105) aclaran que

La función adaptativa puede moverse en ambas direcciones: luchar por lograr el control de las fuerzas externas y seguir siendo capaz de predecir su funcionamiento de este modo o buscar una modificación interna de las estructuras organizacionales propias, para así satisfacer las necesidades de un mundo cambiante. Ambas tendencias funcionarán en la misma organización y a veces la aparente falta de lógica de las actividades de la misma se debe a compromisos establecidos entre esas tendencias antagónicas.

La función del subsistema adaptativo es una de inteligencia, investigación, desarrollo y planeamiento, generalmente localizada en unidades de asesoría, y su mecanismo son las recomendaciones que como resultado de esa inteligencia hace a la gerencia. Su dinámica distintiva es la de hacer presiones para los cambios organizacionales. Su importancia se deriva del hecho de que

El cambio es un elemento vital para la subsistencia del sistema, ya que en un medio de cambios

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