TAREA 04 CLIENTELA

TAREA UD04

EJERCICIO 1:

Trabajas como administrador en una empresa de fabricación de calzado. La empresa está organizada de la siguiente manera: - Hay cuatro departamentos: producción, almacén, administración y ventas. - Trabaja en el departamento de administración, donde trabajan otras cuatro personas. Ustedes son todos administrativos y uno de ellos es el jefe del departamento. - La empresa tiene trabajo para tres grandes marcas extranjeras, que representan el 75% de sus ventas totales. El 25% restante son pequeños clientes españoles, distribuidos por toda España. - Se compran a numerosos proveedores (de pieles, apliques, forros, cauchos…). - El proceso de venta va acompañado de la siguiente documentación: el cliente realiza una solicitud de información por correo electrónico, la empresa la envía (también por correo), luego el cliente realiza su pedido por carta ordinaria. Cuando se envía el pedido, se proporciona un albarán de entrega. A continuación, se le envía la factura original por correo ordinario (la empresa se queda con una copia de la factura y el pedido). Posteriormente se realiza el pago.

Responde las siguientes preguntas:

1. ¿Cómo clasificaría la documentación generada en esta empresa? ¿Qué sistema de clasificación utilizaría, tanto en archivos electrónicos como en papel?

Primero: Para la solicitud de información realizada por el cliente por correo electrónico, la respuesta que la empresa envía y el pedido realizado por el cliente a través de carta ordinaria estos tres documentos los clasificaría juntos para no perder la pista de auditoría por el procedimiento temático ordenando según el tema que tratan, en este caso, una carpeta con el nombre de “clientes” y con diferentes apartados para cada cliente (si es un cliente que tiene mucho volumen de pedidos le dedicaríamos una carpeta exclusivamente para dicho cliente) y dentro de este sistema también utilizaría el sistema cronológico clasificando los documentos por fechas de recepción en una carpeta de anillas, poniendo debajo los documentos más antiguos y en la parte superior los de fecha más reciente.

Segundo: El albarán de entrega y la factura original los clasificaría juntos, cada factura con su correspondiente albarán, el sistema de clasificación en este caso sería el numérico asignando números correlativos a cada factura, seleccionaría esté método para cuando llegue el albarán proceder a realizar la factura y así ordenarlos por el número de factura en una carpeta de anillas poniendo debajo los documentos más antiguos y en la parte superior los documentos más recientes.

¿Dónde archivaría cada tipo de documento?

El tipo de organización que seleccionaría sería el archivo centralizado ubicada toda la información en un solo sitio, con un archivado horizontal, en carpetas AZ etiquetadas individualmente y colocadas en armarios, este sería un archivo activo al que se accedería habitualmente.

2. ¿Qué muebles, carpetas y otros elementos usaría para el archivo?

Utilizaría armarios convencionales, con baldas numeradas y con archivadores AZ divididos en subcarpetas, intentando no sobrecargar demasiado los archivadores para poder manipularlos sin dificultad y con un etiquetado correcto (siempre poniendo el año de la documentación que se encuentra dentro) para poder saber lo que tiene cada carpeta con un solo vistazo.

También llevaría un índice/registro de las carpetas indicando en la balda que se encuentra dicha carpeta, actualizaría los archivos para tirar la documentación que ya no nos servirá y llevaría un registro de las personas que tienen accedo al archivo y de la documentación que retiran o se presta para poder controlar la documentación.

3. ¿Cómo archivaría su documentación bancaria y contable?

La documentación bancaria la archivaría por el procedimiento temático con el nombre de “bancos” y dentro de ella haría una división con los diferentes bancos con los que trabajo y dentro de esa división haría subcarpetas, por ejemplo, por un lado, los recibos y por otros los movimientos bancarios, remesas…ect todo ello ordenados cronológicamente comenzando desde la fecha más antigua quedando arriba el más actual.

Archivo de documentación contable la documentación la clasificaría en dos grupos: estable y temporal.

• La documentación estable datos que acompañarán a la empresa durante su vida y agruparan a: Datos identificativos (Denominación social, NIF, domicilio social, sedes, referencia catastral, actividades según el IAE…) y sus datos fiscales, cuentas corrientes (sobre todo para la presentación de impuestos), teléfonos de contacto y correos electrónicos, índice de Impuestos que se tienen que presentar, en donde se incluyen los modelos 036/037 presentados y fecha de constitución…ect

• La documentación temporal abarcará toda aquella relativa a un ejercicio en concreto por lo que se caracteriza por clasificar la información en un año en concreto. Esta documentación agrupará a:

• Pendientes: a presentación de impuestos, y otros asuntos.
• Impuestos: Se archivarán en función al modelo del ejercicio correspondiente, añadiéndose el modelo de resumen anual cuando proceda. Además, deben estar contabilizados.

EJERCICIO 2:

Ingrese el video que aparece en el enlace de abajo. Una vez que lo veas responde las preguntas que se detallan:

1. ¿Para qué sirven los sistemas de gestión de documentos?

Los sistemas de gestión de documentos gestionan los documentos que se acumulan a diario en la empresa y los archivan correctamente en un archivador electrónico. Todos  los empleados autorizados pueden acceder desde su estación de trabajo con una búsqueda por palabras clave predefinidas o de texto completo en todos los documentos, se pueden obtener una vista general de todo el proceso en cuestión de segundos, en la lista de resultados todos los documentos se muestran claramente y se pueden abrir con tan solo hacer clic con el ratón independientemente de si el documento es un mensaje de correo electrónico activo, de Word, un fax o incluso una imagen o un archivo de vídeo.

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