TRABAJO FINAL DE SISTEMA DE CONTAB 2 - 3

TRABAJO FINAL DE SISTEMA  DE CONTAB 2 - 3

1. Representación grafica del plan general de un estudio de sistema
2. Marco general del diseño de sistema
3. Determinación de las necesidades del sistema
4. Criterio para el diseño del sistema
5. Características de un buen sistema
6. Limitaciones en la actividad del diseño de sistema
7. Elaboración del manual de procedimientos
8. Utilidad de los manuales de procedimientos
9. Elementos esenciales que hacen útil un informe de sistema

    10-Organización de la exposición de un informe de Sistema y      

        Procedimiento

    11-Ejemplo de un informe parcial de sistema

12-Sistema de información administrativa

13-Funciónes de la administración

14-Funciónes de la organización

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1-Representacion Grafica

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2- Marco general del diseño de sistema

La palabra diseño denota trazo, delineación o descripción. Comprende y combina características o detalles que a menudo requieren la preparación de dibujos o planes preliminares.

A través del tiempo esta actividad ha recibido una atención considerable bajo diversas denominaciones tales como sistemas y procedimientos, análisis de sistemas o ingeniería de sistemas.

Los sistemas y procedimientos de trabajo también han sido señalados como una actividad amplia que cubre muchas facetas de la operación de las empresas. Sin embargo, implícitamente suele limitársele al trabajo de oficina, al flujo de papeles y al diseño de formas. Desde la llegada del equipo electromecánico, la actividad de los sistemas y procedimientos ha incluido al diseño y a la programación de sistemas de procesamiento de datos ya que ha sido ponderado en anos recientes e incluido en los conceptos mas amplios del diseño de sistemas. Los aspectos específicos de programación, diseño de formas y rutina de papeleo, como parte del sistema de información y decisión, deben ser encajonados dentro del diseño total de sistemas.

1. Determinación de las necesidades del sistema

Aquí es necesario emplear una perspectiv total que afirme el predominio de lo relacional sobre lo aislado, de manera tal que incluya la totalidad de los elementos que puedan ejercer influencia en la determinación de necesidades de un sistema. Se puede ejercer la incluencia en el análisis y diagnostico de la estructura procedimental, asi como en el funcionamiento de una empresa, detallando sus interacciones e interdependecias.

Ahora bien, la determinación de necesidades de un sistema implica el análisis de una organización como una expresión formal en la que plasman la división funcional, los niveles jerarquicos, que define a través de procedimientos o líneas de acción la interelacion y la coordinación de ctividades a efecto de lograr el cumplimiento de objerivos organizacionales.

Por tanto, la determinación de necesidades de un sistema considera los aspectos siguientes:

Para mejoramiento de los procedimientos

Un procedimiento nos dice como hacer el trabajo, que procesos usar además de otras informaciones generales respecto al trabajo, los sistemas administrativos nos informan de gastos en tiempo, dinero y energía; los estudios de mejoramiento de los procedimientos consisten en:

• Adaptar los procedimientos a las nuevas tecnologías
• Simplificar el trabajo eliminando tareas que no contribuyan a la productividad.
• Economizar en el uso de personas, procedimientos, formas, reportes, equipo, espacio y actividades.

Cambio o Modificacion

La modificación en un sistema administrativo, puede significar cambio de personal, procedimientos, operaciones, actividades, etc.

Por Ejemplo:

• Redistribución de unidades administrativas.
• Redistribución de funciones.
• Redistribución del espacio de trabajo.
• Modificación en la forma, registro e informes, etc.

Conversion

Conversion de sistemas es un cambio ordenado de métodos antiguos o métodos nuevos. El propósito de una conversión depende de los pasos tomados previamente durante la planificación y control del sistema.

Entre los factores que se deben considerar para la conversión están:

• Efectos sobre las disponibilidades actuales y las planeadas.
• Efectos sobre el personal.
• Efectos sobre costos.

1. Criterio para el diseño del sistema

Para evaluar los sistemas alternativos y poder determinar cual de ellos es el mejor, se pueden considerar diferentes criterios:

1. Mensurabilidad: El sistema debe ser medible, es decir, debe tener la habilidad de poder evaluar su funcionamiento para determinar su utilidad o deficiencia. Dentro de este contexto, una de las mas serias debilidades de la organizcion tradicional y aun la burócrata, es la problemática de medición, ya que el modificar su estructura funcional o bien aumentar algunas líneas de mando, no es fácil desde el punto de vista cuantitativo, medir su eficiencia.
2. Factibilidad: Este criterio impone que el sistema debe ser diseñado en forma realista para cumplir con las tareas encomendadas y sobre todo, que haya seguridad en alcanzar los objetivos esperados a pesar de las vicisitudes del medio ambienteen que operarak. El uso de pruebas piloto es recomendable porque da una idea de cómo se comportarap el sistema.
3. Optimizacion: Haciendo cumplido con los criterios anteriores, tal vez el que siga en importancia  sea el de optimización, y es aquí donde las ciencias administrativas colaboran con mayor ímpetu. Definitivamente la mayoría de los adminitradores prefieren que un sistema sea factible antes de pensar en que sea optimo; sin embargo, al cumplir con este tercer criterio, se aprovecharan mas eficientemente los recursos y se reducirán los costos de la orgnizacion.

1. Características de un buen sistema

Durante el proceso de diseño de cualquier sistema, sea de compras, ventas, facturación, presupuesto, manejo de materiales, contabilidad, administración de personal, financiamiento, etc., se deben tener presente ciertas características generales que conduzcan al éxito de la implantación.

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