Temas De Excel

CAPITULO 1

ELEMENTOS DE LA INTERFAZ.

Antes de comenzar con el desarrollo del curso, vamos a familiarizarnos con la pantalla de las hojas de cálculo Excel.

Es importante conocer la interfaz para que el usuario sepa en todo momento a que nos referimos.

CAPITULO 2

EDICIÓN DE DATOS Y FÓRMULAS. TIPOS DE DATOS.

Antes de definir como se editan datos y fórmulas vamos ha recordar algunos conceptos:

En una hoja de cálculo Excel podemos introducir:

• datos numéricos y/o de texto.

• fechas, horas, valores lógicos y fórmulas. Al ser evaluadas por Excel, este nos devuelve un valor numérico, lógico (VERDADERO y FALSO), una fecha o un error.

Al introducir un dato en una celda, Excel lo interpreta como:

• Un texto si introducimos un carácter no numérico.

• Un número si introducimos un carácter numérico.

• Una formula si introducimos como primer carácter el símbolo igual o más, ( = , +)

En los datos numéricos Excel utiliza por defecto las comas para indicar el valor decimal y el punto para los miles como observamos en la celda C2.

Para cambiar la configuración internacional Excel, elegiremos la opción:

• “Herramientas>Opciones”, abrimos la ficha “Internacional” y desmarcamos la opción “Usar separadores del sistema” e introducimos los separadores que deseemos.

En algunas ocasiones Excel interpreta un dato de manera diferente a como queremos. Por ejemplo:

• al introducir en una celda el dato 1-5, Excel lo interpreta como fecha (1 de mayo) y no como texto.

• lo mismo ocurre si introducimos 2:6 que lo interpreta como hora (las 2 horas y 6 minutos).

Para solucionar este inconveniente:

• Nos situaremos en la celdilla que queremos cambiar de formato,

• Desplegaremos la ventana “Formato de celdas”, mediante “Control 1” o bien pulsando el botón derecho del ratón,

• Elegimos la opción “Texto” para que Excel interprete el dato introducido como texto.

TRUCO: Podemos usar una comilla delante, ‘1-5, para que Excel interprete el valor como texto en lugar de cómo fecha, así nos evitaremos cambiar el formato de la celda. La comilla no aparece en la celda, solo actúa como indicador.

EDICIÓN DE DATOS Y FÓRMULAS. FECHAS Y HORAS.

• FECHAS.

Para introducir la fecha en una hoja Excel, lo podemos hacer de varias formas con distintos formatos:

• Al introducir 1-3 ó 1/3 en una celda, Excel lo interpreta como 1 de marzo. Esta fecha no se actualizará.

• Pulsando “Control;” se obtiene la fecha actual. Esta no se actualiza, permanece fija.

• Usando la función HOY. Si introducimos en una celda la fórmula siguiente: =HOY(), nos aparecerá automáticamente la fecha actual y esta sí se actualiza automáticamente.

Las fórmulas y determinados formatos de fecha y hora se actualizan automáticamente pulsando F9.

• HORAS.

Para introducir la hora también existen varias formas y formatos:

• Introduciendo 4:9 Excel lo interpreta como las 4 horas y 9 minutos. Esta permanece constante sin actualizarse.

• Pulsando “Control:” Excel nos ofrece la hora actual. Esta no se actualiza con el paso del tiempo.

• Utilizando la función AHORA. Al introducir la formula “=AHORA()” Excel nos devuelve la hora actual y esta si se actualiza automáticamente.

CAPITULO 4

INTRODUCCIÓN REPETITIVA DE DATOS.

A veces necesitamos introducir un mismo dato en múltiples celdas o repetirlo en varias hojas de un mismo libro. En lugar de introducir los datos celda a celda, ahorraremos tiempo realizándolo de la manera que a continuación se detalla:

1. Seleccionamos las celdas en las cuales queremos introducir el dato e introducimos el dato en cuestión. Por ejemplo la palabra “Población”.

2. Pulsamos “Control Intro” y el dato aparecerá en las celdas seleccionadas.

Lo mismo podemos hacer en varias hojas del libro. Proceso:

1. Seleccionamos la/s celda/s donde introducir el dato. Por ejemplo C1.

2. A continuación seleccionamos las “etiquetas de hojas” del libro. Se realiza manteniendo la tecla “Control” pulsada y seleccionando las distintas hojas.

3. Introducimos el dato, por ejemplo “Datos de Población”.

4. Para terminar pulsamos la combinación “Control Intro” y el dato introducido se copiará en todas las hojas seleccionadas.

Siguiendo el ejemplo, nos aparece la frase “Datos de población” en las celdas “C1” de todas las“etiquetas de hojas” que hayamos seleccionado.

RESUMEN:

1. Seleccionar celdas y hojas,

2. Introducir dato,

3. Pulsar “Control Intro”

CAPITULO 5

GENERACIÓN DE SECUENCIAS.

Excel tiene la capacidad del “auto-llenado”, es decir, a partir de un dato Excel es capaz de generar una secuencia lógica de estos. Proceso:

1. Seleccionamos una celdilla o un rango de estas, donde previamente hemos introducido un dato. Por ejemplo en la celda A4 el valor 1995.

2. Situamos el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la celda o rango seleccionado. Observamos que el cursor cambia de aspecto.

3. Pulsamos el botón izquierdo del ratón y arrastramos seleccionando el rango de celdas a rellenar. Como vemos, Excel copia por defecto el mismo valor en todas las celdas seleccionadas.

Para conseguir que datos seleccionados se conviertan en una serie debemos:

1. Desplegar el menú inteligente de la ficha flotante que aparece en la esquina inferior derecha del rango seleccionado.

2. Elegir la opción “rellenar serie”. De esta manera la secuencia se convertirá en cifras consecutivas.

Como podemos apreciar en el siguiente ejemplo, también podemos realizar secuencias no numéricas. En esta ocasión realizamos una secuencia de meses impares:

1. Introducimos “Enero” y “Marzo” en celdas distintas, por ejemplo B3 y C3,

2. Seleccionamos ambas,

3. Pinchamos en el extremo inferior derecho de las celdas,

4. Arrastramos tal y como se ha explicado al comienzo de esta lección. Excel reconoce automáticamente la secuencia

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