Titulos Valores

TALLER Nº 1 GUIA 2

DOCUMENTOS Y TITULOS VALORES

CONTABILIDAD Y FINANZAS

ID. 523729

APRENDIZ:

NELSON ARLEY CARDENAS HERNANDEZ

INSTRUCTOR

ALFONSO FERNANDEZ RUBIO

CENTRO PECUARIO Y AGROEMPRESARIAL

SENA

LA DORADA

2013

1. DOCUMENTOS NO CONTABLES

A. COTIZACIÓN: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. Siendo las cuantías que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de aportación a la seguridad. Es la respuesta a las consultas y dentro de ella se debe dar contestación a todas las preguntas hechas por el consultante. La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general deberá contener los siguientes datos:

• Descripción detallada del grado de los productos en cuanto a la calidad y cantidad.

• Detallar la fecha de despacho.

• Fijación exacta del precio.

• Vigencia de la cotización

B. REMISION: Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

C. ORDEN DE COMPRA: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra

- Nombre y dirección del proveedor

- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

- Términos de entrega y de pago

- Cantidad de artículos solicitados

- Número de catálogo

- Descripción

- Precio unitario y total

- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden

- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

2. DOCUMENTOS CONTABLES

A. FACTURA: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

REQUISITOS

RESPECTO DEL VENDEDOR

• Nombre y apellido, o razón social.

• Domicilio legal.

• Clave única de identificación tributaria (C.U.I.T.).

• Número de inscripción en el Impuesto a los Ingresos Brutos.

• Condición respecto al Impuesto al Valor agregado.

• Fecha de emisión

• Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.

• Código de identificación del documento (A, B o C).

• Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.

RESPECTO DEL COMPRADOR

• Nombre y apellido, o razón social.

• Domicilio.

• Condición respecto del IVA.

• Clave única de identificación tributaria.

• Número de inscripción en los ingresos brutos.

• Respecto de la mercadería vendida:

• Cantidad y descripción.

• Precio unitario.

• Importe total.

• Condiciones de venta.

• Número de remito.

• Respecto de la imprenta:

• Nombre y apellido, o razón social.

• Clave única de identificación tributaria.

• Fecha en la que se realizó la impresión.

• Primero y último números de los documentos impresos.

• Número de C.A.I. (Código de Autorización de Impresión).

• Fecha de vencimiento.

B. COMPROBANTE DE EGRESO Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

C. COMPROBANTE DE INGRESO O RECIBO DE CAJA Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en original y dos copias, el original será archivado con el recibo de ingreso de caja, la primera copia será archivada en el control de documentos de cada Programa o Proyecto afectado y la segunda copia será entregada al depositante en ese instante.

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

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