TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD

TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD

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1. Descripción de la Empresa.

El Hospital Provincial del Huasco, ubicado en la ciudad de Vallenar, región de Atacama, es una institución pública de Salud al servicio de todos los usuarios de la Provincia del Huasco. En la actualidad presta servicios de salud a más de 73.000 habitantes de dicha provincia. El hospital comenzó su funcionamiento el 30 de junio del año 2007, en una nueva infraestructura y con un nuevo nombre. En el año 2008 se obtiene la autorización sanitaria de parte del Ministerio de Salud, como también la acreditación como prestadores de salud. Esta preparación consideró levantar procesos, escribir los protocolos, medir los desempeños, en algunos casos modificar formas de trabajar, y todo esto con la finalidad de implementar una cultura de calidad y seguridad para los usuarios y funcionarios del hospital.

Finalmente, en octubre de 2016 una empresa Acreditadora “GCA SALUD LIMITADA” realizó la evaluación del hospital, alcanzando un cumplimiento de 100% de las características obligatorias, y un total de 91% del total de las características que fueron evaluadas en ese procedimiento, dando así cumplimiento al estándar general para instituciones de atención cerrada. Por lo tanto, el hospital se encuentra Acreditado para ofrecer las prestaciones de salud que garantiza la cuarta garantía Ges, es decir Garantía de Calidad.

 A contar de febrero del año 2017 el hospital se encuentra inscrito en la Superintendencia de Salud como institución acreditada.

El hospital es dirigido por el Director del Hospital y cuenta con cinco subdirectores, los cuales componen el equipo directivo del hospital: Subdirector Médico, Subdirectora Administrativa, Subdirectora de Recursos Humanos, Subdirectora de Gestión del Cuidado y Subdirectora de Gestión y Desarrollo.

1. Análisis de Oportunidad de Mejora.

La oportunidad de mejora a plantear es el “Mejoramiento de la (del protocolo de) Trazabilidad de Fichas Clínicas Únicas”, instrumento de identificación de cada usuario con antecedentes relativos a las acciones y prestaciones vinculadas con la atención de salud, que cumple la finalidad de mantener íntegra la información necesaria para el otorgamiento de atenciones de salud al usuario.

Al confeccionar una Ficha Clínica Única, esta tiene un número único, que en todos los casos será el RUN (Rol Único Nacional) del usuario, que permite vincular, identificar y relacionar sus diferentes registros clínicos existentes en el establecimiento, y que permite el acceso a la integralidad de su Ficha Clínica Única por parte de los profesionales que participan en la atención de salud. Dicha Ficha tiene antecedentes confidenciales como datos personales que se refieren a las características, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual.

Este instrumento no siempre tiene un buen manejado y resguardo, e incluso en ocasiones se pierde, y con ello se pierde la historia clínica con antecedentes muy importantes para cada usuario. En el hospital Provincial del Huasco existe la Unidad de Archivo, encargada de la custodia y control de las Fichas Clínicas Únicas de cada usuario atendido en dicho establecimiento.

La Ficha Clínica Única requiere mucha movilidad, ya sea para su llenado o consulta de parte de las distintas especialidades médicas para la atención de los pacientes. Cuando una ficha clínica sale de la Unidad de Archivo, se deja registro del integrante del hospital quien retira la ficha y la unidad donde será utilizada y/o consultada. Al final del turno respectivo, los encargados de la unidad de archivos se dirigirán a los  sectores la atención ambulatoria, Consultorio de Atenciones Especializadas (CAE), y/o a los distintos servicios clínicos del área de Hospitalización, para recoger y retornar a la Unidad de Archivo cada una de las ficha clínicas únicas para su respectiva custodia. En muchas ocasiones los responsables del cuidado de las fichas (persona que retira la ficha) pierden la trazabilidad y ubicación de la Ficha, ya que tanto médicos como otros facultativos trasladan estos documentos hacia los boxes de atención, módulos de consultas u oficinas para su revisión y consultas entre otros colegas, y es en esos traslados donde la trazabilidad o ubicación se dificulta o sencillamente se pierde, esto último también genera otros problemas que es la creación de nuevas fichas,  generando en varias ocasiones la duplicidad de éstas para un mismo paciente.  

Diagrama de Flujo

El Diagrama de Flujo presentado a continuación, representa la secuencia de las actividades del proceso de la Ficha Clínica Única, desde su apertura, la salida de la Unidad de Archivo, donde es custodiada, continuando la solicitud Fichas Clínicas Únicas para la atención requerida (ambulatoria u hospitalización), como también pueden ser llevadas para una revisión administrativa, luego, después de haber realizado el uso de dichas Fichas Clínicas Únicas, éstas deben retornar a la Unidad donde son resguardadas con seguridad y bajo las condiciones térmicas para mantener sus cuidados. Sin embargo, esta herramienta nos deja en evidencia que los procesos no son cumplidos a cabalidad, generando así la pérdida de la trazabilidad de la Ficha Clínica.

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Figura No. 1 Flujograma de Ficha Clínica

Diagrama de Pareto

Analizando las causas de los 227 casos presentados en el periodo de evaluación, pudimos reconocer diversas causas que permiten que la trazabilidad de la Ficha Clínica única se pierda, mencionaremos algunas de las causas, desde la más frecuente a la menos frecuente:

1. Entrega de Ficha Clínica Única sin documento de solicitud.
2. Recepción de Ficha Clínica Única sin registrar la custodia en la Unidad de Archivo.
3. Ficha Clínica Única mal archivada
4. El solicitante de la Ficha Clínica Única la entrega a otra unidad o servicio, sin informar en la Unidad de Archivo donde la entregó.

Debido a estas causas, es que se genera un mayor problema, sobre todo cuando un usuario debe contar con su Ficha Clínica Única porque tiene evaluación médica con algún especialista, para realizarse algún procedimiento o se encuentra hospitalizado. En estos casos la única forma de prestar la atención requerida, se debe realizar una Ficha Clínica Única PROVISORIA, ya que sin su ficha no será vista por el profesional de salud.

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