Técnicas y herramienta de la planeación

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Instituto Tecnológico de Puebla

Valeria Lorenzo Valverde

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Licenciatura en Administración.

Profesor: José Víctor Flores Flores

Función Administrativa 1

Ensayo

Técnicas y herramientas de la planificación

Técnicas y herramientas de la planificación

En el proceso administrativo se tiene como una etapa inicial la planeación y esta consiste en la formulación del estado que se desea en un futuro para la organización y con base en este se plantean algunos cursos alternativos de acción, para evaluarlos y así definir cuales son las estrategias correctas para alcanzar los objetivos propuestos.

La planeación implica la creación de un futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir, como una prolongación de este, por lo que comprende el establecimiento anticipado de los objetivos y metas.

Para llevar a cabo una planeación adecuada, existen diversas técnicas y herramientas que permiten que esta se lleve a cabo, por ello, es que en el presente trabajo se mostraran las herramientas mas usadas para la planeación de empresa, entre ellas el FODA, manuales, diagramas de flujo, diagramas de GANTT, análisis de RED PERT, CPM, árbol de decisión, entre otras. Mostrando cada una de sus características y como pueden emplearse en la planeación. Cada una de estas herramientas ayuda en gran manera desde la metodología de FODA que estudia la situación interna como externa de la empresa, los manuales que describen y ayudan al empleado  conocer la empresa como sus reglas y políticas, los diagramas de flujo para poder formular el proyecto y darle una dirección y una retroalimentación, los diagramas de GANTT para darle tiempo a cada una de las actividades a realizar, el análisis de RED PERT para que se determinen los tiempos dados a las actividades  y la mejor secuencia del proceso, CPM para determinar el tiempo crítico y el árbol e decisiones para secuenciar las actividades y darles prioridad a las más  importantes.

De tal manera como se mencionaba con anterioridad la planeación es una función, aunque en ocasiones la pasamos por alto, sin embargo, es una gran arma que reducen la incertidumbre, genera eficiencia, compromiso y satisfacción. Esta técnica se puede emplear desde actividades cotidianas hasta grandes planes de acción en las organizaciones.

Así que empezare a abordar cada una de las técnicas y herramientas de la planeación, empezando por definir los conceptos generales que se emplearan durante este ensayo.

Una técnica será el conjunto de saberes o procedimientos para obtener el resultado deseado, para  que el administrador  las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. Una herramienta, un recurso que se utilizara para realizar una actividad, y de igual manera ayudara al administrador o ejecutivo a tomar decisiones adecuadas para su proyecto, aumentando su desempeño. Y una planeación, nos ayudara a organizar una tarea

simple o compleja teniendo en cuenta factores internos y externos orientados a la obtención de uno o varios objetivos; fijando algún meta y estipulando que pasos deberá seguir para llegar hasta ella, En este proceso, que pueden tener una duración muy variable dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones, como ser los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones.

Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la planificación se inicie con la identificación de un problema y continúe con el análisis de las diferentes opciones disponibles. En la actualidad el sujeto o la organicion deberá escoger la opción que le resulte mas propicia para solucionar el problema en cuestión e iniciar la puesta en marcha de un buen plan.

La planeación comprende la selección de metas de la organización, la predicción o proyección de resultados de acuerdo con varias alternativas para alcanzar esas metas, la decisión en torno a como lograr las metas deseadas y la comunicación de las metas y como hacerlas saber a toda organización. Es decir, los administrativos realizan como socios de negocios en actividades de planeación al ayudar a desarrollar estrategias, mejorar procesos de negocios, trabajar en equipo y comprometerse, ayudando a los gerentes a tomar las mejores decisiones y a perfeccionar el desempeño.

Por eso la  utilización de los planes formales en las empresas son fundamentales debido a sus beneficios pero principalmente es la disminución al fracaso, por lo que a pesar de que existen diferentes planes, por ejemplo, los estratégicos que son de tipo general proyectando el logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad el establecimiento de guías generales de acción para el mismo; los planes tácticos o directivos se establecen frente a objetivos específicos o metas de la empresa, es decir, que se considera cada departamento o área de la empresa. Sin embargo, la aplicación de una u otra de algunos factores importantes como son el tamaño de la organización o el giro de la misma.

Y para llevar a cabo una planeación adecuada, existen distintas técnicas y herramientas que permitan que esta se lleve a cabo, por ello, se analizaran todas y cada una de ellas.

FODA

Conocida como matriz, ya que es una metodología que estudia tanto la situación externa como interna de una empresa, así se puede observar como puede ser tan competitivo su mercado y características internas que tienen que tener, detectando sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que puedan influenciar en el logro de los objetivos.

1. Fortalezas: aspectos positivos de la organización y que son dignos de mantener.
2. Oportunidades: aspectos o situaciones que ofrece el medio y que son favorables para la empresa.
3. Debilidades: son de carácter interno ya que son los puntos débiles de la organización.
4. Amenazas: son los obstáculos que se presentan a largo plazo que evitan el logro de los objetivos organizacionales.

MANUALES

Deben ser de fácil comprensión, pueden venir en diferentes presentaciones como folletos, libros, carpetas, entre otros, en los que de una manera fácil se concentra en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto, orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo de individuos en la empresa. Existiendo diversos tipos de manuales; mencionare tan solo algunos:

1. Manual de objetivos y políticas: es un guía autorizado dentro de la estructura de un organismo social, conteniendo objetivos a alcanzar corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
2. Manuales departamentales: aquellos en que se recogen todas las políticas, reglas, aplicables en cada departamento determinado.
3. Manuales del empleado: recogen todo lo que le interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.
4. Manuales de organización: son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de organización.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Muestra aquellos procedimientos detallados que se deben seguir en un proceso o en la planeación de las empresas, expresando las distintas operaciones, estableciendo una secuencia cronológica.

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