PROTOCOLO PARA EL MANEJO DE CONTRATISTAS.

PROTOCOLO PARA EL  MANEJO DE CONTRATISTAS.

1. OBJETIVO:

Establecer el mecanismo para el manejo y control de trabajos de las empresas contratistas y/o consultores Independientes, referente a los aspectos de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional con el fin de evitar accidentes e incidentes, actos y condiciones peligrosas en la organización REJIPLAS S.A  

1. ALCANCE: 

Este procedimiento tiene como alcance  generar estándares básicos que determinen los criterios relacionados con seguridad en el ytabajo, salud ocupacional y ambiente para la selección de contratistas, así como la suscripción y ejecución de contratos con personas naturales y personas jurídicas que presenten propuestas y/o presten servicios en la organización REJIPLAS S.A  

1.  RESPONSABILIDADES:

3.1 Las empresas contratistas y/o consultores Independientes,   tienen como responsabilidad:

• Afiliar a todos sus trabajadores al Sistema de Seguridad Social y garantizar que tanto sus trabajadores como los de sus subcontratistas tengan siempre las constancias de pago de la seguridad social mensual.

• Garantizar la atención en salud y prestaciones económicas establecidas para los eventos generados por accidentes de trabajo, enfermedad profesional y enfermedad común.

• Cotizar al Sistema de Riesgos Profesionales de acuerdo a la clase de riesgo exigido por la ley y garantizar que los subcontratistas que laboren para ellos cumplan con todas las obligaciones exigidas en éste manual y en la ley.

• Responder y asumir por el valor de todas las indemnizaciones originadas por los accidentes que pueda sufrir su personal.

• Tomar todas las precauciones y medidas de Salud Ocupacional necesarias para la prevención de accidentes de trabajo y enfermedad profesional.

• Suministrar personal competente y adiestrado para labores especializadas y de alto riesgo, algunas de ellas son: Trabajos sobre equipos y maquinaria, trabajos en andamios, montajes de equipos y estructuras y sustancias químicas, soldadura, trabajos con electricidad, entre otros.

• Antes de ingresar a los trabajos demostrar ante la secretaria recepcionista de la empresa,  que dispone de todos los elementos y procedimientos de seguridad como equipo de protección personal de acuerdo a la labor a realizar, permisos de trabajos para trabajos de alto riesgo, inducción, para dar cumplimiento a las normas sobre prevención y control de accidentes. No se permitirá a ningún trabajador labore de tenis o en sandalias

• Antes iniciar las actividades definidas en el contrato se deberá notificar cuáles serán las personas que ingresaran a la planta.

• Investigar los accidentes de trabajo que le ocurran a su personal y el de sus subcontratistas.

• Los contratistas tienen la obligación según la ley de realizar la gestión ante la ARL que les corresponde, de diligenciar los formatos para efectos de investigación de los accidentes de trabajo a que tengan lugar sus trabajadores, por ningún motivo esta actividad la debe realizar el personal de las compañías.

• El personal del contratista solo podrá transitar por áreas o sectores que correspondan al designado para realizar sus actividades, en caso de requerir tránsito por otras áreas diferentes a la asignada, solicitará autorización ante el coordinador del servicio..

• Instruir a todo su personal y al del subcontratista (si lo tiene) al inicio de cada actividad y permanentemente durante el desarrollo de la obra sobre los peligros y riesgos potenciales que presentan sus propios trabajos.

• Proporcionar a todo su personal y exigir de sus subcontratistas, equipos de protección y ropa de trabajo adecuada para resguardarlos de riesgos de accidentes por efectos mecánicos, contaminantes ambientales y clima; además, deberá controlar el uso correcto, calidad, reposición y manutención oportuna de estos elementos.

• Todo vehículo, equipo, herramienta o maquinaria empleado por el contratista en las compañías (obra), deberá mantenerse en perfectas condiciones de uso y disponer de todos los dispositivos de seguridad y resguardos necesarios.

• Todo material almacenado en las áreas comunes de propiedad del contratista, incluso de desecho o sobrante, debe quedar ubicado y ordenado de tal manera que no provoque riesgos de accidentes, ni obstaculice el tránsito de personas y vehículos, o accesos a instalaciones y extintores de incendio dentro de Las compañías

• Todo trabajo, que requiera en un área determinada reducir o suspender el tránsito de vehículos o peatones, deberá ser claramente señalizada y previamente autorizada por el coordinador de servicios.

• En caso de generarse un intento de incendio, utilizar los equipos contra incendio de propiedad del contratista por tanto deberán portar el extintor siempre que estén realizando alguna actividad que genere chispas.

• El contratista asumirá la responsabilidad de cualquier incendio que se produzca (por descuido o negligencia) en los recintos e instalaciones asignados, de sus daños y de los que se produzca a la propiedad de la compañía o de terceros

      3.2 REPRESENTANTE POR LA COMPAÑÍA:

• Es el responsable directo de los contratistas dentro de la planta.

• Asigna áreas para almacenamiento de equipos, herramientas y materiales.

• Conoce y exige el cumplimiento de los lineamientos establecidos en salud ocupacional.

• Notifica a los líderes de salud ocupacional las desviaciones o incumplimientos por parte de las compañías o persona contratista a las normas de este manual.

• Participar en la revisión y actualización del procedimiento de manejo de contratistas.

• Cumplir con todas las demás exigencias legales aplicables a su actividad económica.

• Los Proveedores y/o contratistas serán responsables ante “REJIPLAS S.A y ante terceros por los perjuicios que ocasionen a personas, instalaciones y/o equipos y Medio Ambiente durante la prestación del servicio contratado. En el evento en que “nombre de la empresa” tenga que cancelar algún dinero por estos conceptos, estará autorizado para descontar estos valores de las cuentas por pagar a contratistas.

     3.3 LIDERES:

• Deben estar directamente comprometidos en los aspectos técnicos, para tomar las acciones correctivas del caso en su personal.

    3.4 TRABAJADORES DE LA COMPAÑÍA:

• Deben observar todas las condiciones de riesgo presentes en la labor que ejecutan los contratistas y hacer inmediatamente el reporte. 

• Deben mantener en sus sitios de trabajo un ambiente limpio, ordenado, seguro y saludable desde el inicio hasta finalizar su trabajo. (Aplica cuando se desarrollan obras dentro de las instalaciones de REJIPLAS S.A o de sus clientes.

     3.5 LÍDER DE SALUD OCUPACIONAL:

• Revisar y aprobar el procedimiento de manejo de contratistas.
• Realizar capacitaciones de inducción para los contratistas
• Inspección y /o evaluación de Contratistas
• Capacitar a sus colaboradores en temas de Seguridad, Salud Ocupacional
• Comunicar al departamento encargado, el protocolo de contratistas, para que sean comunicadas a las empresas Contratistas de la compañía.

1.  DEFINICIONES:

• CONTRATISTA

Un contratista es la persona o empresa que es contratada por otra organización o particular para la construcción de un edificio, carretera, instalación o algún trabajo especial, como refinerías o plataformas petroleras por ejemplo. Estos trabajos pueden representar la totalidad de la obra, o bien partes de ella, divididas de acuerdo con su especialidad, territorialidad, horario u otras causas.

• SUBCONTRATISTA

Un subcontratista es una persona o empresa contratada por un  contratista general para llevar a cabo parte del trabajo que se le había encomendado. Aunque frecuentemente la subcontratación se ve vinculada al campo de la construcción, no es algo exclusivo de este sector

• HSEQ

         H=higiene
        S=seguridad
        E=medio ambiente

         Q=Calidad

• EMPRESA O PERSONA CONTRATISTA:

Es toda persona jurídica, legalmente constituida con quien la compañía        contrata una labor o servicio.

• PERSONAL CONTRATISTA:

Es toda persona contratada directa o indirectamente (subcontratistas) por las compañías para trabajar dentro de las instalaciones de las compañías. Todas estas personas deben conocer y acatar las normas establecidas para el desarrollo de las actividades.

• REPRESENTANTE POR LAS COMPAÑÍAS:

Es el encargado por la compañía de velar que las empresas o personas contratistas cumplan con todos los estándares técnicos, administrativos y las normas de salud ocupacional emitidas por salud ocupacional o COPASO de la compañía.

1. PROCEDIMIENTO

1.  REQUISITOS DE ENTRADA A LAS COMPAÑIAS

 Se deberán cumplir los siguientes requisitos:

Antes de comenzar cualquier labor, el contratista debe de acreditar ante la secretaria recepcionista de REJIPLAS S:A, y/o coordinador de servicio la documentación correspondiente a la autoliquidación de seguridad social al día de todas las personas que ejecutarán la obra o labor a realizar. Esta documentación debe ser presentada en recepción al momento del ingreso.

• No laboral  en estado de embriaguez, ni bajo los influencias de alguna droga

• No portar armas.

• Contar con el EPP completo dependiendo de la labor que se vaya a realizar, zapatos de seguridad y camisa con distintivo.

• Elaborar un listado de herramientas y equipo que requieran introducir a nuestras instalaciones, este listado lo conservará la secretaria recepcionista.

• Haber recibido la inducción de seguridad por parte del área de Salud ocupacional (esta se hace el día que inicien el trabajo)

• Para el acceso de vehículos la velocidad máxima es de 20 km/hr, estacionarse de tal manera que no obstaculicen los accesos peatonales, vehiculares y los sistemas contra incendio.

• El incumplimiento de alguno de los puntos anteriores será motivo para prohibirles el acceso.

          De la utilización de maquinaria en el interior de la planta:

• Realizar un chequeo de la unidad antes de empezar a trabajar
• Señalizar el área de trabajo antes de iniciar cualquier tipo de actividad.
• No dejar la maquinaria encendida si se va a retirar del área de trabajo.
• Retirar la maquinaria de las áreas de trabajo si no están en función por tiempos prolongado.

          5.2. CARNETIZACION

• El personal contratista deberá portar carnet de identificación y uniforme respectivo, si por alguna razón no tiene uniforme, deberá utilizar blue Jean y calzado de seguridad.

          5.3. HORARIOS DE TRABAJO

• El horario de trabajo para los contratistas estará previamente establecido por el representante de la compañía así mismo los horarios especiales.

         5.4. EQUIPOS DE PROTECCION PERSONAL

• El personal contratista deberá usar el EPP requerido y específico para las labores que realice.

• Para determinar cuál es el EPP adecuado para realizar alguna actividad, es necesario tener el conocimiento de los riesgos a los que están expuestos, los cuales pueden ser: posibilidad de descargas eléctricas, caídas, atmósferas peligrosas, golpes en cabeza, posibles lesiones en ojos por salpicaduras, manejo de objetos corto punzantes, superficies filosas, quemaduras por salpicaduras, superficies calientes, golpes en los pies, ruidos y vibraciones, sobre esfuerzos por levantar objetos pesados, riesgos potenciales como llamas o explosiones, condiciones climatológicas.

• LA EMPRESA contratista está obligada a inspeccionar y mantener el inventario suficiente para reemplazos en caso de daño o perdida de los EPP.

• Los EPP utilizados por el personal contratista deben cumplir especificaciones técnicas exigidas por la legislación colombiana.

• LA EMPRESA contratista deberá suministrar el equipo de protección necesario.

• Todo el personal contratista deberá usar casco de seguridad en actividades con riesgo de caída o proyección de objetos, herramientas, materiales; tales como: obras civiles, trabajos en escaleras, entre otros y cumplir con lo establecido por la Resolución.
• Todo el personal contratista que durante su labor este expuesto a material particulado, gases, humos y vapores deberá utilizar respirador del modelo indicado para la exposición.

• Todo el personal contratista que realice trabajos con riesgo de proyecciones de partículas (obras civiles, carpintería, soldadura, entre otros) deberán usar gafas de seguridad.

• Todo personal contratista al interior de la planta deberá utilizar botas de seguridad (puntera metálica).

          5.5. AREAS PARA CONTRATISTAS

• Las áreas asignadas para el personal contratistas están distribuidas según los requerimientos y lo acordado con el representante de la compañía.

         5.6 PRACTICAS DE SEGURIDAD

          5.6.1. EQUIPO

• El contratista deberá revisar sus equipos para asegurarse que estén en buen estado: equipos móviles, máquinas de soldar, equipos para cortar, herramientas, etc.

• El representante de la compañía podrá solicitar su retiro de la obra, la maquinaria de propiedad del CONTRATISTA, que no se encuentre en perfecto estado de funcionamiento, o que puedan producir riesgos durante su operación.

          5.6.2. TRABAJO EN ALTURAS

• El contratista cumplirá con TODO lo establecido por la Resolución 1409 del 2012. Del ministerio de la protección social, la cual reglamenta la ejecución de actividades en alturas superiores a 1.5 m. esto incluye permisos, equipos de protección, equipos para realizar la tarea, andamios, escaleras, etc. 

• Todo el personal que realice trabajo en alturas deberá tener el certificado actualizado para el desarrollo de trabajos en alturas.  Resolución 1409 del 2012.

• Ningún trabajo en alturas se realizara de forma individual, como mínimo se realizara en parejas, en caso de requerirse más ejecutores se deberá garantizar que en todo momento una persona se encuentre en el nivel inferior haciendo las veces de ayudante y vigía de seguridad. La persona que se encuentre en el nivel inferior también deberá estar certificada como ejecutor de trabajos en alturas.

• Ninguna persona que realice trabajos en alturas deberá estar bajo el efecto de medicamentos, drogas o alcohol que afecten la capacidad de percibir la realidad, la toma de decisiones o su capacidad de reacción inmediata.

• Ningún equipo de seguridad para personas deberá ser utilizado para levantar o movilizar carga y/o para asegurar andamios o estructuras.

• Para el caso de los contratistas, se exigirá que sean estos los que deberán suministrar estos equipos y herramientas.

• Se deberá señalizar el área de trabajo a una distancia de tres metros como mínimo con conos y cinta de señalización.

          5.6.3. TRABAJOS EN CALIENTE

• Todo contratista que tenga que efectuar trabajos de soldadura u otros, deberá realizarlos mediante personal calificado, el cual al igual que sus ayudantes deberán estar dotados del siguiente equipo de protección personal el cual deberá mantenerse limpio de grasas, solventes o sustancias contaminantes.

• Máscara para soldar con número de filtro de acuerdo al tipo de soldadura a utilizar.
• Dotación en tela Dril  y delantal de cuero.
• Polainas y guantes largos de cuero.
• Zapatos de seguridad.
• Mascarilla desechable

          5.6.4. EQUIPOS DE PROPIEDAD DE LAS COMPAÑÍAS

El contratista es quien debe de traer herramientas y maquinarias para realizar su trabajo, en el caso extremo de requerirse cualquier tipo de maquina o herramienta se debe solicitar con el Coordinador de servicio.

Si accidentalmente se causan daños a un equipo, se debe avisar inmediatamente al Coordinador de servicio.

           5.6.5. ORDEN Y LIMPIEZA

Al finalizar diariamente la jornada de trabajo, como también al finalizar las obras, los trabajadores del contratista deberán transportar y depositar todos los desechos y sobrantes en los sitios que se les indique. El sitio de trabajo deberá mantenerse en buenas condiciones de higiene y limpieza; por ningún motivo se permitirá la acumulación de polvo, basura o desperdicios; El CONTRATISTA debe ubicar en sitios estratégicos recipientes adecuados para su recolección.

           5.6.6. SISTEMA DE CONTRAINCENDIOS

Ni los CONTRATISTAS ni sus trabajadores deberán quitar los equipos y extintores contraincendios de los sitios donde se encuentren colocados, sin autorización del representante de las compañías; a no ser que vayan a ser utilizados para controlar un incendio dentro de las instalaciones.

         5.6.7. EMERGENCIAS

El personal contratista deberá seguir las recomendaciones de seguridad para situaciones de emergencia. Si durante la permanencia de las empresas o persona contratista en las instalaciones de la compañía se presenta una emergencia, el personal contratista deberá acatar las órdenes dadas por cualquier persona integrante del programa de prevención de emergencias (Comité de emergencias, brigadas (grupo de apoyo de emergencias), coordinadores de evacuación).

• Las empresas o persona contratista deberá asumir el protocolo de emergencia definido en las compañías.

• Las empresas o persona contratista no podrá obstruir equipos y señalización como: extintores, rutas de evacuación, camillas, botiquín, entre otros.

           5.7. INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO

• En el momento que se presente un accidente de trabajo Las empresas contratista, deberá reportarlo a la mayor brevedad posible y dentro de las 48 horas siguientes al evento a la ARL correspondiente.

• Todo accidente de trabajo debe ser investigado por Las empresas contratista y en un plazo máximo de 15 días hábiles se debe entregar el resultado de la investigación y planes de acción para ser analizado por Salud Ocupacional.

         5.8. NORMAS GENERALES DE LAS COMPAÑIAS

• Todo el personal del contratista, así como de los subcontratistas, deberán usar en todo momento durante su jornada de trabajo, el uniforme de dotación de las empresas.

• Si el Comité paritario o algún empleado de la compañía encuentra personal contratista que presente signos de ebriedad o de encontrarse bajo efectos de sustancias estimulantes o alucinógenas lo reportará inmediatamente a Salud Ocupacional y/o coordinador de servicios para que ellos le den el manejo del caso.

• Las empresas contratista no permitirá a su personal el uso de audífonos salvo prescripción médica durante la ejecución de los trabajos.

• Las empresas o persona contratista no permitirá a su personal el uso de cadenas, anillos, relojes, pulseras, durante la ejecución de los trabajos.

• Las empresas contratista no permitirá a su personal el consumo de alimentos durante la ejecución de los trabajos. El consumo de alimentos deberá hacerse en el lugar establecido para ello.

• Las empresas contratista no permitirá a su personal fumar durante la ejecución de los trabajos.

• Los contratistas NO DEBEN realizar ninguna actividad que este fuera del alcance del contrato.

• Las empresas contratista deberá acordonar el área de influencia de la obra a realizar, buscando evitar molestias y accidentes a terceros y realizar un cerramiento provisional cuando se trate de obras de construcción o reformas.

• Las empresas contratista deberá colocar señalización que prohíba el ingreso a la zona de trabajo.

• El Contratista está obligado a retirar de las instalaciones al personal a su cargo que no cumpla con las normas de salud ocupacional y especialmente las establecidas en este manual.

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