ACTIVIDAD | DETALLE | RESPONSABLE | DOCUMENTO O REGISTRO |
1. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES Y CARACTERÍSTICAS DE SUBCONTRATOS | - Detecte la necesidad de realizar subcontratos para los proyectos en ejecución a través del registro “Presupuesto general de obra, materiales y servicios requeridos”
- Recuerde que este registro contiene las características y el método de verificación de los subcontratos, y puede contener criterios adicionales para seleccionar y/o evaluar a subcontratistas, los cuales deberán tenerse en cuenta en el proceso de selección y evaluación de los mismos.
| Ing. Residentes de obra | Presupuesto general de obra, materiales y servicios requeridos” MPO-02-F-02-2 |
2. ELABORAR O REVISAR DEL PERFIL REQUERIDO PARA EL SUBCONTRATISTA | - Elabore y/o revise el perfil requerido del subcontratista y su personal (si aplica),
- Recuerde que éstos deben estar registrados en el formato “Presupuesto general de obra, materiales y servicios requeridos”, con el fin de realizar la comparación del perfil requerido, con el de los posibles subcontratistas, lo cual constituye uno de los criterios de selección y evaluación del mismo.
| Gestor del Talento Humano | “Presupuesto general de obra, materiales y servicios requeridos” MPO-02-F-01-2 |
3. DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN DE SUBCONTRATISTAS | - Defina los criterios, ponderación y escala que será utilizada para seleccionar a los subcontratistas, y regístrelos en el formato de “Evaluación de selección y desempeño de de proveedores y subcontratistas”
- Tenga en cuenta que en el registro de “ Presupuesto general de obra, materiales y servicios requeridos.” pueden existir criterios adicionales que debe tener en cuenta,
- Recuerde que el formato “Evaluación de selección y desempeño de proveedores y subcontratistas” contiene algunos ejemplos que puede modificar o cambiar si así lo considera pertinente, dependiendo de los requerimientos que exijan los términos de referencia del proyecto, o las condiciones específicas del subcontrato.
| Gerente
Jefe de compras | “Evaluación de selección y desempeño de proveedores y subcontratistas” MPA-02-F-02-1 |
4. CONSULTAR Y/O SOLICITAR INFORMACIÓN A POSIBLES SUBCONTRATISTAS | - Ubique los posibles subcontratistas a través de guías telefónicas, medios publicitarios o cualquier otro tipo de medio;
- Recuerde que en el “Listado maestro de subcontratistas” se tiene un registro de aquellos que ya han trabajado con la empresa y del desempeño obtenido.
- Realice una consulta previa a los posibles subcontratistas con el fin de obtener la información necesaria para realizar la evaluación de selección, además de conocer su interés y disponibilidad de participar en la obra.
| Jefe de compras
Asistente Jurídico | Oficios enviados / comunicaciones realizadas |
5. PRESELECCIONAR SUBCONTRATISTAS | - Una vez obtenida toda la información necesaria, proceda a realizar la selección de subcontratistas, registrando en el formato “Evaluación de selección y desempeño de de proveedores y subcontratistas”
- la calificación obtenida por cada criterio evaluado y el total obtenido,
- Apruebe aquellos subcontratistas que considere con mayor capacidad de cumplimiento de las especificaciones del subcontrato y que ofrezca mayor valor agregado para nuestros clientes.
- Establezca, de acuerdo al puntaje obtenido por el subcontratista las acciones a seguir, en caso de que se realice el subcontrato,
- Pólizas que debe presentar el subcontratistas, y
- Fecha / etapa y criterios en los que se debe profundizar en la próxima evaluación.
- Recuerde que puede fijar el momento de la evaluación del subcontratista por:
- Una fecha definida,
- En razón de avance de obra o actas parciales, o
- Valor del subcontrato.
| Jefe de compras
| “Selección, evaluación y desempeño de proveedores y subcontratistas” MPA-02-F-01-1 |
6. REALIZAR COTIZACIÓN | - Realice solicitud de cotización en los casos en que lo considere necesario con aquellos subcontratistas que generen un cierto grado de confiabilidad, con el fin de obtener condiciones que favorezcan al proyecto, apoyándose del resultado obtenido en la evaluación de selección y de toda la información consultada anteriormente.
- Registre toda la información necesaria en el formato “Evaluación de cotizaciones de subcontratistas”.
| Jefe de compras | Solicitud de cotización MPA-02-F-01-2
“Evaluación de cotizaciones de subcontratistas” MPA-02-F-02-1 |
7. ELABORACIÓN DEL SUBCONTRATO | - Elabore el subcontrato con el subcontratista elegido, tenga en cuenta los siguientes aspectos:
- Tipo de subcontrato (mano de obra, precios unitarios fijos, administración delegada, precio global fijo, etc.);
- Plazos para la ejecución del trabajo,
- Forma de pago,
- Pólizas que deberá presentar el subcontratista, etc.
- No olvide revisar la adecuación de los términos del subcontrato antes de su legalización y enviar una copia del contrato a las(s) personas(s) que deben verificar la ejecución del mismo.
| Asistente Jurídico
| Contrato |
8. VERIFICAR PERSONAL DEL SUBCONTRATISTA | - Realice la verificación del personal del subcontratista, registre en el formato “Verificación del personal del subcontratista” la siguiente información:
- Nombre, cargo u oficio y cédula del personal del subcontratista,
- fecha de ingreso, y,
- Análisis de competencias frente al perfil establecido para cada uno de ellos.
- Recuerde que a partir del análisis de competencias el personal puede ser aceptado o rechazado, dependiendo si cumple o no con los requisitos establecidos en el perfil del cargo. Registre el visto bueno en el formato.
| Gestor del Talento Humano | “Verificación del personal del subcontratista” MPA-02-F-02-2 |
9. VERIFICAR PERSONAL DEL SUBCONTRATISTA | - Realice la verificación de las afiliaciones del personal del subcontratista, registre en el mismo formato mencionado anteriormente la siguiente información:
- Fecha y entidad de las diferentes afiliaciones,
- Vo.Bo. De la persona que realiza la verificación, y,
- Las observaciones o acciones a seguir que considere necesarias.
- Recuerde que debe enviar una copia de esta información a la persona encargada de controlar el personal en obra, con el fin de que pueda controlar que el personal que se encuentra laborando en el proyecto corresponda al registrado en la verificación de personal del subcontratista.
| Gestor del talento Humano | “Verificación del personal del subcontratista” MPA-02-F-02-2 |
10. VERIFICAR MATERIAL Y/O EQUIPOS DEL SUBCONTRATISTA | - En los casos en que aplique, verifique que el material y los equipos del subcontratista cumplan con todas las disposiciones planificadas para los mismos, los cuales se encuentran registrados en “Presupuesto general de obra, materiales y servicios requeridos” respectivamente;
- Registre en el formato “Verificación del material y/o equipo del subcontratista” la siguiente información:
- Nombre y/o descripción del material / equipo a verificar y cantidad,
- Verificación realizada, (según la información contenida en los registros mencionados anteriormente),
- Estado de conformidad del material / equipo,
- Razones de las No Conformidades, si las hay,
- Observaciones o acciones a seguir, y,
- Nombre de la persona que realizó la verificación.
| Ingeniero Residente | “Verificación del material y/o equipo del subcontratista” MPA-02-F-02-3 |
11. PLANIFICAR Y CONTROLAR LOS SUBCONTRATOS | - Planifique y controle los subcontratos en ejecución de cada proyecto, recuerde que dependiendo de la modalidad del contrato, se debe programar y controlar la ejecución de las actividades objeto del subcontrato, a través del formato “Programación y control de subcontratistas”, el cual contiene información que será utilizada para la evaluación y/o re-evaluación de los subcontratistas.
- Realice las actas de obra y demás controles que considere necesarios sobre el subcontratista,
- Registre las actas elaboradas en razón del subcontrato en la “Ficha técnica del proveedor o subcontratista”, con el fin de llevar un adecuado control de las condiciones, modificaciones, etc., pactadas con el subcontratista.
| Ingeniero Residente | “Programación y control de subcontratistas” MPO-03-F-01-4
Actas de obra
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12. EVALUAR Y / O RE-EVALUAR SUBCONTRATISTAS | - Realice la evaluación de selección y desempeño de subcontratistas en la fecha o etapa prevista en la evaluación anterior, teniendo en cuenta los criterios en los que se debe profundizar, definidos tanto por la evaluación realizada como por el formato de subcontratos requeridos por proyecto,
- Tome las acciones que considere necesarias, dependiendo del comportamiento del subcontratista,
- En los casos que aplique, defina la frecuencia y fecha de la próxima evaluación y los criterios en los que se deberá hacer mayor énfasis para verificar el comportamiento del subcontratista.
| Jefe de compras
Ing. Residentes |
“Evaluación de selección y desempeño de proveedores y subcontratistas MPA-02-F-01-1 |
13. LIQUIDAR EL CONTRATO | - Realice la liquidación del contrato, no sin antes realizar una revisión final de los trabajos y las actas de aprobación que considere necesarias, además de verificar el cumplimento de todas las disposiciones legales aplicables.
| Jefe de compras
Asistente Jurídico |
Contrato |
14. ACTUALIZAR EL LISTADO MAESTRO DE SUBCONTRATISTAS | - Actualice el listado maestro de subcontratistas, registrando allí los datos de todos los subcontratistas que han sido aprobados por la empresa, independientemente del proyecto para el cual hayan sido escogidos.
- Registre el último proyecto o contrato en el cual participaron, el subcontrato ejecutado y el puntaje obtenido en la última evaluación realizada.
| Jefe de compras
Asistente Jurídico | “Listado maestro de subcontratistas” MPA-02-F-02-4 |
