INTELIGENCIA

EL ARCHIVO: Son denominado también ficheros, conjunto de datos que van hacer organizados por el personal administrativo que es la Secretaria, para tener una información ordenada y clasificada, que puede utilizarse en la empresa. La palabra archivo es entendida de dos maneras:

La 1 hace referencia: A los conjuntos de documentos o documentación de una empresa.

La 2: Al local donde se almacena esos documentos.

• El proceso de archivo es cada vez más importante en la empresa o institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios, etc.

• VENTAJAS:

 Archiveros expertos realizan un trabajo excelente.

 Elimina el estrés.

 La labor del archivo se realiza diariamente y no dé vez en cuando ( útil).

 Es posible establece una supervisión efectiva.

• DESVENTAJAS:

 Se archivan demasiados papeles, los cuales algunos debería ir a la papelera de reciclaje.

 Cuando los documentos están desordenados son difíciles de encontrar.

Los archivadores de oficina son las carpetas que se utilizan en las oficinas para archivar documentos. Por lo que, en toda organización deben existir estos, para poder guardar y conservar todo tipo de documentos que puedan existir en ella. Se utilizan para poder clasificarlos según un sistema determinado en cada empresa, ya sea alfabético, por asunto, geográfico, mixto, o cronológico.

Otro tipo de archivadores que existen de oficina son aquellos que forman parte de un mueble , es decir un mueble que con dos tres, cuatro, depende del gusto, cuentan con cajones unos sobre otros donde guardar toda la información.

Este tipo de productos sirven para guardar los documentos y forman parte de las técnicas utilizadas para optimizar y mejorar la colocación y distribución de toda la información que llega a la oficina.

Para organizar estos archivadores se lleva de distinta manera pero lo más primordial es que se debe diferenciar entre los archivo que guardemos en ellos. Unos serán los documentos de archivo, que son los que corresponden a la dinámica diaria de la oficina o los documentos de apoyo informativo que serán los que ayudan a la gestión administrativa de la empresa. Eso si, cada empresa lo archivará de la manera que mejor le convenga.

Hoy en día, los archivadores ofrenden gran cantidad de diseño de colores y formas que deberás elegir dependiendo de tu gusto, o los que más atractivos sean apara ti, aunque siempre por encima de todo, tiene que tener claro que debe basarse en la función practica de ellos, ya sea la capacidad de almacenamiento y que sean fáciles y cómodos de usar.

Estos tipos de muebles o carpetas, tienen que ser escogidos para sacar el máximo rendimiento de ellos,

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