E-procurement o aprovisionamiento electrónico.

e-procurement o aprovisionamiento electrónico.

Es el proceso de compra/venta de insumos y/o servicios del tipo negocio-a-negocio (business-to-business B2B), a través de Internet, tales como cotizaciones, licitaciones, gestión de envíos de productos, etc.

Los sitios Web de e-procurement entregan un ambiente de seguridad para sus usuarios, dado que estos deben estar aceptados por el sitio que presta el servicio, lo que permite a estos usuarios buscar compradores o vendedores de bienes y servicios con mayor tranquilidad en un ambiente controlado que en principio vela por que sus integrantes cumplan con sus compromisos comerciales en forma seria y responsable. En algunos casos los ambientes de e-procurement permiten a los compradores o vendedores efectuar subastas. Estos programas permiten que las transacciones comerciales entre sus usuarios puedan iniciarse y completarse a través de esta herramienta, disminuyendo y simplificando los procesos y optimizando tiempos y costos; así también puede darse el caso de que por el uso permanente del programa para sus actividades o por el volumen que se transe a través de este sistema, se pueda acceder a algunos beneficios, tales como descuentos u ofertas especiales. Estos programas pueden permitir automatizar operaciones de compra y venta, en especial la de suministros permanentes o habituales, puesto que los usuarios que mantengan un acuerdo en este sentido, pueden tener acceso a observar los inventarios de su cliente y en base a esto cubrir las necesidades más próximas permitiendo que el usuario tenga el mínimo de stock necesario, eliminando o reduciendo costos financieros de insumos detenidos, administrar en forma eficaz el inventario existente, disminuir o eliminar la intermediación, y optimizar los tiempos de producción del proveedor, de modo de contar con el suministro en tiempo oportuno según sea la necesidad de su cliente (Just in Time).

En el futuro cercano los e-procurement serán parte de la cadena de valor de Compra-a-pago (Purchase-to-pay o P2P), lo que significaría ampliar su área de acción hacia la integración y manejo de la cadena de suministros on line.

Características

La operación y/o transacción se realiza en tiempo real, así como los cambios que sean incorporados o requeridos.

Tiene la capacidad de integrarse con programas ERP.

Se puede acceder desde cualquier lugar del planeta, sólo se requiere conexión a internet.

El acceso es restringido, por lo que tanto el cliente como el proveedor deberán autorizar con diferentes perfiles al personal que libremente autoricen.

Exsiten dos modelos de e-Procurement:

El Modelo Centralizado

Su estructura considera a una empresa especializada en e-Procurement genera los contactos entre los proveedores con las empresas usuarias, ésta a su vez administra la información de los productos que pueden ofrecer los proveedores (puede ser a través de los catálogos de éstos), así como sus ofertas. Junto con lo anterior es capaz de administrar la información de requerimientos, necesidades y especificaciones que los compradores manifiesten tener, convirtiéndose en un gestionador de contenidos, siendo responsable de desarrollar y mantener los flujos de información que se necesiten con el objetivo de crear y soportar los procesos de compra que se generen, manteniéndolos permanentemente actualizados y automatizados.

Modelo Distribuido

Su estructura considera que existe acceso a los flujos de información de los proveedores que la empresa usuaria haya especificado este información se obtiene de los catálogos y ofertas que estos proveedores presenten. Junto con lo anterior, se debe tener acceso a los requerimientos o necesidades de la empresa usuaria, así como de las especificaciones que ésta exija o solicite de sus proveedores.

Este modelo presenta algunas debilidades, dado que la selección de proveedores la realiza la empresa usuaria y esto reduce drásticamente el mercado de proveedores con las restricciones naturales de las especificidades que la empresa usuaria haya solicitado, dependiendo del tipo de industria; adicionalmente se suma la complejidad de tener que integrar tantos sistemas informáticos, como proveedores y compradores estén en el modelo.

Ventajas que aporta el e-Procurement

La ventaja que todos podemos considerar inicialmente es la reducción importante en los precios de venta, pero junto con ello podemos identificar otras ventajas altamente atractivas para las empresas, tales como, la reducción de gastos administrativos del proceso de solicitud de compra, así como una reducción de los costos de las áreas contables (pagos a proveedores).

Reducción del tiempo requerido para llevar a cabo el ciclo de compra, como consecuencia de la automatización de dicho ciclo, las empresas mineras usan el concepto de FTE respecto al tiempo destinado para efectuar una actividad específica como en este caso (FTEs = full time equivalents), lo que genera dotaciones más productivas.

Integración con los ERPs:

Los fabricantes de soluciones ERPs están generando desarrollos en sus aplicaciones con el fin de dar soluciones a los B2B E-procurement. Un ejemplo de ello es la empresa SAP con la aplicación B2B Procurement 2.0, orientada a la solicitud de pedidos y la adquisición de bienes y servicios.

Otras funcionalidades que poseen los e-Procurement:

Solicitud de ofertas: Es una estrategia de negociación que busca conseguir precios más                                  atractivos que los que pueden resultar en las subastas inversas.

...