ELABORACION DE SISTEMAS CONTABLES EN LAS MICROEMPRESAS, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE PORTOVIEJO

RESUMEN

     En la presente investigación desarrollada por el equipo de investigadores, damos a conocer, temas relacionados con la elaboración y tenencia de sistemas de contabilidad computarizada, de las MIPYMES (micro, pequeña y mediana empresa) privadas de la ciudad de Portoviejo, además de diversas opiniones emitidas por Ingenieros en Sistemas, a cerca de precios, requisitos, así como también de  tiempo de elaboración de los mismos, entre otras variables necesarias para realizar el software.

     El objetivo del trabajo es de conocer el grado de aceptación por parte de las empresas, en cuanto a los softwares contables se refiere, y de la participación de los ingenieros en sistemas para la elaboración efectiva de los mismos.

     El desarrollo de la presente investigación permitió examinar la realidad técnica empresarial en el manejo de ciclo contables en las empresas del cantón Portoviejo.

La investigación se basa en información primaria obtenida de páginas web, además es descriptiva de carácter retrospectivo, con una muestra de 60 empresas de un total de 1700.

     El presente artículo científico tiene como finalidad conocer la opinión por parte de los administradores de las empresas sobre la adopción de sistemas contables y del origen y elaboración de los softwares utilizados en cada empresa, así como requiere la contra parte para proceder a realizarlos.

Palabras claves: Software, Sistema contables, Génesis, ingenieros en sistemas, Auditores; MIPYMES.

INTRODUCCIÓN

ELABORACION DE SISTEMAS CONTABLES EN LAS MICROEMPRESAS, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR PRIVADO, EN LA CIUDAD DE PORTOVIEJO

Se conoce como software contable o software de contabilidad a los programas de contabilidad o paquetes contables, utilizados para sistematizar, optimizar y simplificar las tareas de contabilidad. Un Software de contabilidad se encarga de registrar y procesar todas las transacciones históricas generadas en una empresa, ente económico o actividad productiva. (Anónimo, s/p)

Estas transacciones son por ejemplo las funciones de ventas, compras, cuentas x cobrar, cuentas x pagar, control de inventarios, devoluciones, producción de artículos, gastos, balances, nóminas, etc. Para esto se debe  ingresar la información requerida, como las facturas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios. (Anónimo, s/p)

Estas funciones u operaciones pueden ser desarrolladas internamente por el ente económico que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero (Contabilidad Outsourcing), existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con adecuaciones y necesidades locales. (Anónimo, s/p)

De esta manera un software contable comprende todos los elementos de información contable y financiera relacionados entre sí, que permiten tomar decisiones gerenciales de la empresa de manera eficiente y oportuna, pero antes se debe analizar, clasificar y registrar la información en los libros contables correspondientes.

Cada software contable debe ajustarse a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y sus estrategias competitivas, que permitan presentar una información contable estandarizada facilitando su interpretación para la buena toma de decisiones.

El objetivo de la elaboración de los software contables consiste en construir un sistema de información capaz de canalizar todas las operaciones que realiza la empresa de acuerdo con un proceso lógico y un modelo contable que nos permita obtener la máxima información necesaria con el mínimo coste posible. Entre los pasos que se deben aplicar  para la elaboración de software contable son los siguientes:

[pic 1]

1.- ANALISIS DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO.

        El primer paso a la hora de elaborar  un software es el análisis de la empresa. Para ello, tendremos en cuanta los siguientes factores que van a condicionar el sistema:

1. Análisis de la actividad y el sector[pic 2]

        El primer paso que debe de darse cuando se quiere elaborar  un software contable es delimitar el sector de la actividad en que se puede encuadrar la empresa. En definitiva, se trata de preguntarse:

¿Qué actividad va a realizar la empresa?

        Esta información nos va a resultar  de vital  importancia a la hora de establecer nuestra base de datos  contable, ya que nos situará en la actividad base que realiza la empresa, conociendo cuales van a ser los puntos clave a seguir por el software y cuales otros no tienen razón de estar por lo que pueden ser excluidos.

        1.2. Análisis del tamaño y el entorno

                Otro de los aspectos fundamentales que debemos de tener en cuenta es el referente al  tamaño de nuestra empresa.  A nuestros efectos, es  preciso reseñar que dicho tamaño no viene determinado únicamente por los parámetros convencionales de medición (volumen de facturación, número de trabajadores, etc.)  sino por otras variables  entre las que destacan:[pic 3]

        Consideramos que la empresa precisará un software contable más desarrollado si realiza un número de operaciones muy amplio, si la complejidad  administrativa de las mismas es elevada y si además, la frecuencia de repetición de la misma es muy  elevada.

Otro aspecto mencionado referente al tamaño es el  número de centros de actividad diferenciados que posea nuestra organización. Por centros  diferenciados entendemos tanto las distintas sucursales que puede disponer la entidad, como las distintas actividades que puedan desempeñarse en una misma oficina o sucursal.

        En caso de existir un sólo centro de actividad, se reduce notablemente, ya que podemos canalizar toda la información por una sola vía y el proceso contable  es único. Posiblemente  un sólo equipo informático y un programa de contabilidad y gestión standard pueda satisfacer todas nuestras necesidades.

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