Manual de Access
Enviado por asmithleay • 9 de Mayo de 2016 • Apuntes • 23.394 Palabras (94 Páginas) • 294 Visitas
CAPÍTULO I MANEJO BÁSICO DE LAS BASES
DE DATOS 03
CREACIÓN DE BASES DE DATOS 03
LA VENTANA DE BASES DE DATOS 06
ASISTENTES DE ACCESS 09
CAPÍTULO II CREACIÓN Y MANEJO DE TABLAS 12
TIPOS DE CAMPOS CON ACCESS 12
QUE SON LOS ÍNDICES 16
¿QUÉ SON LOS CAMPOS CLAVE? 22
RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BASE DE DATOS 23
CREACIÓN DE UNA TABLA CON ACCESS 24
ALTERAR EL DISEÑO DE UNA TABLA 34
CREACIÓN Y EDICIÓN DE ÍNDICES 45
CREACIÓN DE CAMPOS CLAVE 48
AÑADIR Y MODIFICAR REGISTROS EN LAS TABLAS 49
DESPLAZAMIENTOS A TRAVÉS DE LA TABLA 50
ELIMINAR REGISTROS 51
CAPÍTULO III CONSULTAS, FORMULARIOS
E INFORMES 56
CONSULTAS 56
CONSULTAS CON EL ASISTENTE 56
CONSULTAS MANUALES 60
ABRIR CONSULTAS 66
FORMULARIOS 67
FORMULARIOS CON GRÁFICOS 72
FORMULARIOS AUTOMÁTICOS (AUTOFORMULARIOS) 79
DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE FORMULARIOS 82
CERRAR FORMULARIOS 83
ABRIR FORMULARIOS 85
INFORMES 85
CERRAR INFORMES 86
14 INFORMES PARA ETIQUETAS POSTALES 95
INFORMES AUTOMÁTICOS (AUTOINFORMES) 101
DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE INFORMES 102
CERRAR INFORMES 103
ABRIR INFORMES 105
CAPÍTULO IV HERRAMIENTAS MÁS ÚTILES
DE ACCESS 107
DESHACER 107
EL BOTÓN DERECHO DEL RATÓN 107
CORRECTOR ORTOGRÁFICO 108
AUTOCORRECIÓN 112
BÚSQUEDA DE DATOS 114
REMPLAZO AUTOMÁTICO DE DATOS 116
RELACIONES 117
MANEJO DE RELACIONES 119
GRABAR DATOS 121
IMPRIMIR DATOS 121
ELIMINAR ELEMENTOS DE LA VENTANA DE BASE DE DATOS 123
CAMBIAR DE NOMBRE LOS ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS 123
CORTAR, COPIAR Y PEGAR: PORTAPAPELES 124
CAPÍTULO I / MANEJO BÁSICO DE LAS BASES DE DATOS
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Cuando creamos una nueva base de datos, aparece una ventana cuyo trabajo es ofrecer de una manera cómoda y sencilla las operaciones más comunes que pueden llevarse a cabo con una base de datos.
Para obtener este cuadro es necesario crear una nueva base de datos que contendrá todas esas operaciones comunes, así como las tablas que componen la base.
CREACIÓN DE BASES DE DATOS
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Vamos a empezar por indicar la forma en que se crea una nueva base de datos. El proceso es realmente simple. Podemos elegir la opción Nueva base de datos en el menú Archivo, pulsar las teclas CONTROL + U, o bien pulsar el botón [NUEVO] de la barra de herramientas de Access.
En cualquiera de los tres casos, obtendremos lo siguiente:
Como vemos, hay dos fichas que podemos seleccionar:
1. General, cuyo único contenido hasta el momento es el icono Base de datos en blanco. Activar este icono supone la creación de una base de datos en la que no hay absolutamente nada definido.
2. Bases de datos. Esta ficha contiene varias bases de datos predefinidas por Microsoft en las que sólo será necesario rellenar los datos, puesto que la estructura de la base que se seleccione ya estará creada.
Por ejemplo, si desea crear una base para almacenar datos sobre nuestras películas de vídeo, podríamos elegir el icono Colección de vídeos que muestra la citada ficha Bases de datos.
A continuación, Access muestra un cuadro de diálogo en el que debemos dar nombre a la nueva base de datos, entre otras cosas.
Éste es el cuadro: [ARCHIVO NUEVA BASE DE DATOS]
Por defecto carpeta [Mis documentos]
1. Lo primero que Access requiere para crear una nueva base de datos es el nombre con el que quedará grabado en el disco como un archivo más. Por tanto, utilizaremos el campo Nombre de archivo para escribirlo. En la lista que aparece podemos elegir un nombre.
Si así lo hacemos, Access almacenará la nueva base de datos sobre aquella que tenía antes ese nombre, borrándola, y pidiendo primero confirmación para la acción.
2. Otra posibilidad es elegir el lugar en que se almacenará la base de datos. Para ello utilizaremos la lista Guardar en, que nos ofrece una relación con todas las unidades de disco del sistema.
Cuando se elige una unidad de disco aparecen todas sus carpetas y archivos en el cuadro central.
3. Utilice la lista Guardar como tipo para establecer qué clase de base de datos deseamos crear. Lo normal es que en esta lista aparezca como dato Bases de datos de Microsoft Access que, naturalmente, hace referencia a las bases de datos de Access.
4. El botón de revisión Exclusivo se muestra disponible sólo en entornos multiusuario (redes). Si una base de datos se abre de forma exclusiva, ningún otro miembro de la red puede abrirla si antes no la cierra aquel que la haya abierto de modo exclusivo.
Esto evita problemas al disco, ya que si dos usuarios de una red pudieran abrir una base de datos al mismo tiempo, al intentar añadir datos (registros) o al modificar alguno que ya exista, se podría entrar en conflicto, porque el ordenador no "sabría" a cuál de los dos usuarios de la red hacer caso. No obstante, Access le permite abrir una base de datos en modo compartido de modo que cualquier usuario de la red tenga acceso a la base. El problema está en que los datos que queden definitivamente almacenados serán los del último usuario que los almacene en el disco.
Existen una serie de privilegios que pueden asignarse a usuarios de la red. Por ejemplo, se puede asignar a un usuario únicamente la capacidad de leer una base de datos, con lo cual tendrá restringido el acceso para cualquier otra operación como, por ejemplo, grabar los datos que incorpore a la base.
5. Cuando haya elegido todos los datos para la nueva base, pulse el botón [ACEPTAR].
Una vez hecho todo esto, Access crea la base de datos y muestra una ventana que contiene todos sus elementos hasta ahora vacíos. Esta ventana recibe el nombre de ventana de base de datos y su aspecto, vacío, es éste:
LA VENTANA DE BASES DE DATOS
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La ventana de la base de datos muestra
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